IT projekty ve státní správě a samosprávě jsou často terčem kritiky, protože investované prostředky nelze porovnat se členy rovnice návratnosti investice, které známe z komerčního sektoru. Jaká jsou měřítka úspěšnosti projektu a návratnosti investice u IT projektů veřejném sektoru?

Tyto projekty jsou často terčem kritiky nejen proto, že jsou pod veřejnou kontrolou a přitahují větší zájem médií a veřejnosti, ale také, v případě softwarových částí, pro svůj nehmotný charakter, který vytváří podhoubí pro „bublináře“. Otázkou je, zda jsou terčem kritiky ty projekty, které by si to zasloužily pro svoji neexistenci či nefunkčnost. Často se naopak stává, že právě tyto jsou cíleně propagovány, a funkční systémy kritizovány. Systémově chybí prostor a čas pro pozitivní prezentaci úspěšných projektů, těch informačních systémů, které dlouhodobě spolehlivě fungují a plní svoji roli. O nich se širší veřejnost nemá šanci dozvědět, protože nejsou mediálně zajímavé. Nutno však konstatovat, že neúspěšné, nefunkční až neexistující projekty existují i v soukromé sféře.
Co se týče měřítek úspěšnosti projektu, lze je, pokud je reálný zájem, smysluplně definovat. Řízení projektů musí mít smysluplnou a standardizovanou metodiku. V harmonogramu nabídek, smluv a projektů se běžně stanovují milníky, akceptační kritéria, která dodavatel splní, nebo nikoliv. Metriky však nesmí být formální, vágní, ale naopak konkrétní a měřitelné. Projekt, či jeho část, je pak akceptován, nebo ne. S návratností investic je to složitější, ale i zde jsou věci, které se dají kvantifikovat. Funkční informační systémy přinášejí transparentnost a efektivitu výkonu veřejné správy. Funkční ekonomické informační systémy umožňují efektivní řízení finančních zdrojů, zavádějí důslednou kontrolu vydávání finančních prostředků, tedy průhlednost a kontrolu vyplácených prostředků na rozpočet, na řádně schválenou objednávku či smlouvu, minimalizují možnost defraudace. Funkční administrativní informační systémy zprůhledňují faktický výkon a odpovědnost jednotlivců za veškerý výkon agend veřejné správy, monitorují pohyb všech dokumentů v organizaci, délku jejich vyřizování i aktivitu pracovníků. Velkou roli zde hraje, jak management úřadů dokáže vytěžovat data poskytovaná těmito systémy a využít metodik, které jsou k nim poskytovány, k operativním interním auditům a k vlastnímu efektivnímu řízení.

Asi nejvýraznějším projektem e-governmentu v poslední době byl z hlediska široké veřejnosti projekt datových schránek. Nejprve široce diskutovaný, vyzdvihovaný i pranýřovaný, později ale zájem o něj opadl. Stala se z využití datových schránek rutina, na které už není nic zajímavého k řešení?

Tento projekt považuji za zásadní průlom v elektronizaci veřejné správy. Jde o projekt úspěšný a velmi užitečný, tudíž se již o něm, ve smyslu předchozí otázky, nemluví. Každý funkční projekt se musí nejen udržovat, ale i permanentně zlepšovat. Je to i případ datových schránek. Jejich současné používání lze již bezproblémovou rutinou nazvat a já jsem rád, že i naše společnost k tomu velkou měrou formou rozvoje spisové služby (GINIS SSL, GINIS DRMS) a vytvořením, údržbou a vývojem souvisejících rozhraní přispěla. Projekt datových schránek byl kvalitně prezentován, vysvětlován, implementován a nyní je odpovědně udržován a rozvíjen. Měl by být vzorem pro ostatní velké projekty, a to nejen v oblasti veřejné správy.

Projekty e-governmentu na sebe často logicky navazují. Dokud není jeden systém funkční, nemůže plně fungovat druhý. Co je podle vás momentálně hlavní brzdou dalšího rozvoje e-governmentu v ČR?

Kromě věčného nedostatku financí bych jako největší brzdu označil špatnou komunikaci, nekoordinovanost, neochotu až apatii jednotlivých resortů. Například v případě datových schránek to byla právě některá velká ministerstva, která k celé záležitosti přistoupila velmi laxně a alibisticky, zatímco střední a menší úřady se většinou pečlivě připravovaly.

Jedním ze specifik informačních systémů ve státní správě a samosprávě je i jejich úzká provázanost s legislativou. Které aktuální změny legislativy s dopadem na informační systémy veřejné správy jsou z vašeho hlediska nejdůležitější?

Legislativa se mění průběžně, v poslední době až dramaticky rychle a zásadně. V mnoha případech ovlivňuje a redefinuje zásadní a složité procesy ve veřejné správě. Od příštího roku se s řadou složitých a náročných problémů budou muset vyrovnat často celé úřady a nejen jejich pracovníci zabývající se ekonomickými agendami. Účetní jednotky čekají k 1. lednu 2012 změny metody a přechod na odpisování podle ČÚS 708. Plátci daně z přidané hodnoty již jistě zaznamenali změnu ve zdanění a vykazování DPH, a to především zavedení tzv. přenesené daňové povinnosti na straně příjemce zdanitelného plnění u vybraných činností. Třetím velmi náročným a zatím málo identifikovaným problémem je povinnost zpracovávat a odevzdávat tzv. pomocné analytické přehledy (PAP) a připravit procesy a data pro tento statistický přehled. Z důvodu přetrvávajících nejasností bylo sice v této věci přistoupeno k úlevám a odkladům, přesto se však povinnost zpracovávat výkazy dotkne výrazné skupiny organizací, především těch větších. Čtvrtým opět velmi náročným a často odkládaným problémem, je povinnost organizací veřejné správy přizpůsobit svoje procesy a informační systémy ve smyslu ostrého startu základních registrů od 1. července 2012. Rok 2012 tedy bude z pohledu změn v procesech a informačních systémech většiny organizací veřejné správy více než hektický.

Jaká IT řešení momentálně patří u organizací mezi nejžádanější?

Současná poptávka po IT řešeních je ovlivňována potenciálními dotacemi z evropských fondů pro oblast IT ve veřejné správě a také zásadními a náročnými legislativními požadavky, které vyvolávají krátkodobou, avšak intenzivní a periodickou poptávku po tom či onom systému. Co se týče dotací, podpořily poptávku po elektronické spisové službě, softwaru pro digitalizaci dokumentů, integračních prvcích, jako je SOA architektura, datové sklady, transakční nebo prezentační portály pro manažery či občany atd.
Z hlediska reakce na změny legislativy vzrostla poptávka po konkrétních specializovaných a funkčních ekonomických aplikacích, respektive celých informačních systémech. Před nějakým časem byly například velmi žádané informační systémy pro podporu spisové služby s napojením na datové schránky nebo aplikace pro on-line odesílání dat v elektronické podobě do CSÚIS, na Portál veřejné správy a Českou daňovou správu.

Podle ČSÚ není vybavenost veřejné správy informačními technologiemi na všech úrovních stejná. Zatímco kraje jsou podle statistiků dobře vybaveny, obce ve vybavenosti ztrácejí. Co je podle vás příčinou uvedeného stavu?

Především je to otázka rozdílného finančního a personálního potenciálu, ale také historické zátěže. Kraje vznikly až v roce 2010, své úřady a základní informační systémy budovaly „na zelené louce“ v letech 2001 a 2002. Kromě toho dokážou také své úsilí koordinovat. Zato obce si s sebou táhnou určité dědictví z minulosti, kdy se jejich systémy i vybavení budovaly postupně a mnoho let. Jejich kvalita a rozsah je i v rámci jednoho úřadu (obce) často značně rozdílná. Obce musí intenzivně komunikovat s občany a řešit mnoho běžných, často stále složitějších procesů, ale například i problémů s kriminalitou, dopravou či životním prostředím a mají zoufale málo času, personálu i prostředků. Často jim v duchu i veřejně děkuji, že to ještě zvládnou.

Hitem poslední doby je ve světě informačních technologií cloud computing a poskytování IT formou služby. Jaký máte názor na možnosti, nebo naopak překážky uplatnění cloud computingu ve veřejném sektoru?

Cloud má svá pro i proti. Na něco se hodí, na něco ne. V současné době probíhají masivní marketingové kampaně ve smyslu „kdo nemá cloud, je out“. S tímto přístupem zásadně nesouhlasím. Náš přístup je opět ohleduplný a inkrementální. Veškeré naše produkty ve více našich výkonnostních řadách umíme prodávat jednak standardním způsobem, pořízením a údržbou licencí příslušných modulů doplněných souborem komplexních nepovinných, ale garantovaných služeb, tak umíme licence a jejich údržbu poskytovat i formou služby (SaaS). A to jak na zákaznické, tak na námi poskytované platformě (PaaS). Se zákazníkem vždy konzultujeme všechny klady i zápory, přínosy a náklady. Přes to všechno díky cloudovému řešení může zákazník získat operativně silné nástroje za dostupnou cenu, kde jsou sice vyšší nároky na komunikační infrastrukturu, ale odpadají všechny starosti s implementací či provozem softwaru a hardwaru. Osobně nečekám nějaký rychlý masivní přechod k technologii cloudu třeba v oblasti ERP, spíše se touto cestou půjde u specializovaných produktů, jako jsou prezentační či specializované portály.

Dalším globálním trendem IT je rostoucí důraz na mobilitu – přístup k informacím kdykoli a kdekoli. Projevil se nějak i v oblasti státní správy a samosprávy?

Tento trend je již déle trvající a my ho intenzivně podporujeme. Vypadá jako synonymum cloudu, ale není tomu tak. Zaznamenáváme stále sílící poptávku manažerů organizací trávících hodně času mimo své hlavní pracoviště, mít důležitá data stále u sebe, nebo alespoň dostupná přes vhodný komunikační kanál na služební cestě, doma nebo na jednání. Jdeme tomu naproti nabídkami ušitými na míru manažerům a dostupné infrastruktuře s využitím on-line i off-line přístupů, notebooků, tabletů či chytrých mobilů. Máme připravenou i technologii odloženého zpracování, která často požadovaná avíza, pohledy, dotazy či komplikované účetní a rozpočtové výkazy, a to ve formě přehledných grafů a tabulek, pro oblíbený prostředek připraví a doručí přes vhodný informační kanál.

Rozhovor připravili Lukáš Dolníček a Lukáš Grásgruber.