Panelová diskuse se proto zaměřila na tři základní otázky, které by měly vést k nalezení slabin a příležitostí v oblastech:

• strategická koncepce státu v oblasti facility managementu,
• pasportizace majetků státu a veřejné správy,
• forma zajištění facility managementu a výběru FM poskytovatele.

Tento příspěvek se pokouší o shrnutí většiny významných poznámek či námětů z oblasti ICT zajištění FM služeb bez uvádění jejich autorů, účastníků panelové diskuse.

ICT podpora a pasportizace majetků

V průběhu celé panelové diskuse se otázka informační podpory vracela v souvislosti s různými tématy. Mezi ta základní patřily zejména jednotná pasportizace a inventarizace, nasazení systému CRAB (Centrální registr administrativních budov), možnost implementace elektronické formy výběrových řízení forma jednotného řízení informací o FM službách (CAFM software) a přechod na nejmodernější systém informací o budovách BIM (Building Information System). Postupně si proto shrneme náměty a myšlenky, které na panelu k jednotlivým tématům zazněly.

Inventarizace

Pro jednotnou evidenci a provoz státních a veřejných majetků je nezbytná kvalitní evidence. Všeobecně je známo, že se jedná o evidenci movitého majetku (inventarizaci) a evidenci užívaných prostor, zejména ploch (pasportizaci). Inventarizace je ze zákona povinná. Na základě povinné inventarizace je evidována účetní hodnota majetku. Z toho je patrno, že základním parametrem současných inventarizací je účetní hodnota majetku, a ne jeho technický stav či technologické provozní parametry. Pohled účetního a provozovatele se značně liší, a tak je účetní inventarizace pro provozovatele majetku zcela nepostačující. Jako příklad si uveďme klasický prodlužovací kabel pro napájení elektrických zařízení (hovorově prodlužovačku). Z pohledu účetního je to nezajímavá jednorázová nákladová položka, která se vůbec neeviduje, pouze se zaúčtuje do spotřebních nákladů. Pro provozovatele se však jedná o položku, u které musí být každoročně revidováno, zda její stav vyhovuje bezpečnostním parametrům elektrického zařízení. Tato revize musí být zaznamenána a dlouhodobě evidována. Již z tohoto je patrno, že požadavek provozovatele na inventarizaci (evidenci) majetku je podstatně vyšší. Tato praxe však zatím nefunguje ani ve většině komerčních společností, takže očekávat ji u veřejných institucí je zatím v rovině snů.

Pasportizace

Druhou oblastí je evidence ploch a prostor (pasportizace). V komerčním světě toto řeší CAFM systémy, které mají zapracovány moduly Správa prostor. Pohled na tyto evidence je v mnoha společnostech více než zoufalý. V EU je nyní platná ČSN EN 15221, díl 6 „Měření ploch a prostorů ve facility managementu“, ve světě je ještě užíván standard vlastníků nemovitostí BOMA. ČR se pokusila toto řešit opět lokálně a nestandardně v rámci projektu CRAB. Tento projekt byl financován z evropských fondů a jeho výsledek, tj. navržený systém, musí být provozován nejméně pět let v podobě, v jaké byl pilotně ověřen a odsouhlasen. Velice pozitivní je, že se vůbec ve veřejné správě takovýto projekt podařilo prosadit. Jednotná forma evidence prostor je základem pro pozdější standardizaci užívání prostor a následnou optimalizaci, a tím i významné úspory v provozu. Značně znepokojující je však skutečnost, že tento systém nerespektuje žádné EU ani světové standardy. Pokud takto dojde k další evidenci ploch v systému CRAB, budeme mít sice jednotně evidovány plochy ve veřejné správě (velice pozitivní), ale bohužel budeme mít zcela neslučitelná data pro porovnání s EU a světem. Je proto nyní nezbytné specifikovat, kde jsou rozdíly a zda by bylo možno je ještě „napravit“. Velice vítaná je vstřícnost MMR, které má celý tento proces v gesci a osobní podpora pana prof. Michala Mejstříka (NERV) a paní Jany Chvalkovské (EEIP), kteří se o praktické zavedení systému CRAB osobně zasazují. Lze proto pouze doufat, že dobře nastartovaná evidence prostor v rámci CRAB se nezastaví a půjde dále po správné cestě.

Elektronizace výběrových řízení

Další velice diskutovanou oblastí byla veřejná výběrová řízení. Zákon o veřejných zakázkách, který čeká od nového roku novelizace, celou oblast výběrových řízení významně svazuje. Toto se velice neblaze projevuje právě v oblasti služeb, které jsou v čase proměnné, což je právě z povahy tohoto zákona nevítané. Pokud se však posuneme na půdu elektronických výběrových řízení, stává se jediným používaným výběrovým kritériem cena. Důsledkem je pak absolutně nereálná služba, jejíž kvalita bývá když ne ohrožující, pak většinou zcela nedostačující. Institut elektronického výběrového řízení by byl použitelný, pokud by byla výběrová řízení kvalitně připravena. Příprava výběrových řízení v současnosti (a zejména ve veřejné správě) jsou však uspěchávána, připravují se z pohledu EU nestandardně (platí ČSN EN 15221-2). Na obranu současného stavu však je třeba zmínit poznámku jednoho diskutujícího, který upřesnil stávající situaci takto (volný přepis): „MMR připraví na základě EU předpisů zákon o veřejných zakázkách, včetně jeho výkladu, veřejné instituce se pokouší vypsat VŘ v intencích tohoto zákona na ekonomicky nejvhodnější řešení, FM poskytovatelé se pokouší takto připravit nabídku a následně přijde vykladač zákona ÚHOS a vše zdegraduje na jediný možný parametr nejnižší cena.“ Zástupci ÚHOS byly na tento diskusní panel zváni, ale z důvodu pracovní vytíženosti nemohli přijít. Proto nemáme jejich reakci, která by nás též velice zajímala. Dokud ale nebude možno vybírat podle ekonomické výhodnosti, ale pouze nejnižší ceny, pak i výsledky VŘ včetně elektronických aukcí budou žalostné.“

IT podpora facility managementu ve veřejné správě

Poslední diskutovanou oblastí, která se týkala ICT podpory FM ve veřejné správě, bylo nasazení jednotné formy softwaru pro tuto oblast. Tyto programy jsou v současnosti známy pod označením CAFM (computer aided facility management). Jedná se o systémy, které pokrývají jak evidenční oblast majetku, prostor, osob, organizačního členění, ekonomie a procesů v oblasti FM, tak i vlastní evidence a řízení plánování, průběhu a vyhodnocení jednotlivých FM služeb a s nimi spojených úkonů. Ve světě i u nás existuje mnoho společností, které takový software nabízejí. Rozdíl oproti standardně používaným ERP systémům je zejména v plošném nasazení CAFM systémů. Jedná se o programy, které ve společnosti (zde ve veřejné správě) používá absolutní většina účastníků (zaměstnanců, klientů, návštěvníků atd.). Je zde proto vysoký nárok na jednoduchost a robustnost. Ve veřejné správě navíc nelze uvažovat o nasazení jednoho systému „pro všechny“, to by bylo z pohledu významu a rozsahu zakázky asi neprůchodné u ÚHOS (připomeňme si několik posledních kauz s obdobnými systémy). Únosnou formou by byla standardizace formátu dat.

Pokud by se podařilo prosadit jednotný formát dat, mohly by jednotlivé složky státu a veřejné správy nasadit libovolné CAFM systémy (doporučení by směřovalo alespoň ke sjednocení jednoho softwaru v rámci složky nebo resortu), vlastní data by však mohla být navzájem přenositelná a zpracovatelná. Příkladem je systém BIM, který je dnes zaváděn celosvětově jako jednotná forma informací o budově po celou dobu její přípravy, výstavby a provozování. Datový formát, který BIM používá, označovaný jako IFCs (Industry Foundation Classes), by mohl být platformou společnou pro celý veřejný sektor (včetně CRAB). BIM je navíc prostředím, které sjednocuje investory, developery, projektanty, stavbaře, facility manažery, a tudíž by měl být standardem i pro veřejnou správu (jak pro facility management veřejné správy, tak i pro administrativní vyřizování úředních povolení a schvalování). BIM by se měl stát jednotící linkou, v jejímž středu je stavební objekt. My všichni bychom měli BIM používat nejen jako informační bázi, ale též jako prostředí, na které navazuje řízení a sledování služeb a ostatních procesů.

Ondřej Štrup

Autor je jednatelem společnosti FM Institute, držitelem titulu IFMA Fellow, který je nejvyšším oceněním ve světě facility manažerů. Je prezidentem organizace IFMA CZ, místopředsedou organizace EuroFM a byl moderátorem uvedené panelové diskuse na téma facility managementu ve veřejné správě.