Příprava programu

Klasicky

Zákon o obcích ukládá obecnímu úřadu povinnost informovat o místě, době a navrženém programu připravovaného zasedání zastupitelstva obce. Než dojde k tomuto kroku, je zapotřebí navrhnout a schválit body jednání. V zásadě existují dva typy přístupu k dosažení cílového stavu.

Na některých úřadech stále ještě tisknou, kopírují a předávají si podklady na papíře. V lepším případě se vše řeší pomocí textového editoru a e-mailu.

Referenti – zpracovatelé napíší do dokumentu návrh bodu jednání. Odešlou jej ke konzultaci právníkovi, který se k návrhu usnesení vyjádří e-mailem. Přijaté připomínky zapracují do dokumentu a zašlou mailem ke schválení svému nadřízenému. Následně dokument musí schválit ještě příslušný z radních, který daný bod zařadí do programu jednání. Asistentka pak z jednotlivých dokumentů připraví body jednání a vytvoří program, který administrátor zveřejní na webových stránkách pro občany. Pro účastníky jednání vystaví program včetně podkladů, důvodových zpráv a obrazové dokumentace na intranetu, aby se mohli s tématy seznámit a dobře se na jednání připravit. Zkrátka, aby hlasovali se znalostí všech známých okolností a tedy zodpovědně.

Můžete to udělat jinak

I pro specifické potřeby veřejné správy jsou k dispozici aplikace, které umožňují pomocí vestavěného workflow automatizovat systém zpracování a schvalování bodů jednání, takže například nedojde k jejich opomenutí. Předdefinované šablony zajistí jednotný vzhled materiálů. Díky vnitřní integraci vznikne z jednotlivých bodů program, který je možné obratem zveřejnit na webových stránkách města, elektronické úřední desce nebo jej vytisknout a vyvěsit na klasickou úřední desku.

Průběh jednání

Klasicky

Příprava programu je jen poklidnějším začátkem jednání. Ani největší optimista nevěří, že první návrhy usnesení budou hned schváleny. Na řadu přichází mnoho doplňků a změn, které se do návrhů dopisují a upravují. Zpracovávat zápis z průběhu jednání není snadná práce, vyžaduje soustředění a pozornost, ale je nezbytný, protože § 95 odst. 1 zákona o obcích říká, že: „O průběhu zasedání zastupitelstva obce se pořizuje zápis, který podepisuje starosta nebo místostarosta a určení ověřovatelé. V zápise se vždy uvede počet přítomných členů zastupitelstva obce, schválený pořad jednání zastupitelstva obce, průběh a výsledek hlasování a přijatá usnesení.“ Zapisovat lze samozřejmě různě – tužkou, nebo v textovém editoru s různou úrovní pracnosti, rychlosti a přesnosti.

Můžete to udělat jinak

Pokud chcete co nejvíce zredukovat chyby způsobené lidským faktorem, je jednodušší využít aplikaci, která ze stejných dat vytvořila program jednání. V jeho průběhu můžete dopisovat body či měnit jejich pořadí. Po ukončení jednání vygenerujete přehled usnesení, který je možné ihned nabídnout občanům na webových stránkách města nebo na úřední desce. Stejně jednoduše bez nutnosti kopírování a přenášení dat vytvoříte i zápis z jednání. Navíc vám aplikace umožní zaznamenat úkoly plynoucí z usnesení a následně sledovat jejich plnění.

Zkušenosti s takovou aplikací mají například v Bučovicích a jejich starosta, MUDr. Radovan Válek, konstatuje: „V Bučovicích jsme aplikaci pro podporu jednání rady a zastupitelstva nasadili v roce 2013. Výrazně nám zjednodušuje složitá jednání. Povedlo se nám výrazně zkrátit přípravu materiálů pro jednání orgánů města zejména v části připomínkování a tvorbě zápisu. Zajímavým prvkem aplikace je také zpracování úkolů. Dnes se zadá na jednání rady nebo zastupitelstva úkol a já ho mohu průběžně kontrolovat, jak se plní. Pro zastupitele je velkým přínosem, že chodí na jednání zastupitelstva nebo rady jen s tabletem a nemusí tahat hromadu podkladů.“

Hlasování

Klasicky

Zatím nejběžnějším způsobem hlasování na českých úřadech je zvednutí ruky. Organizátoři pak přistoupí k ručnímu sčítání. Pokud se ale během procesu nepořizuje videozáznam, nelze v budoucnu prokázat, jak kdo hlasoval. To může způsobit potíže a leckdy to vede až k soudním sporům. Méně významná, i když stále podstatná, je organizační náročnost celého jednání, která klade vysoké nároky na pozornost a přesnost, což zejména při dlouhých jednáních není snadné udržet na stejné míře.

Řada úřadů se již chtěla zbavit uvedených problémů a tak pořídila tlačítkové hlasovací zařízení. Pokud jej používáte, jistě víte, že je potřeba popasovat se s exportem a importem dat. Klasická hlasovací zařízení musí umět data exportovat a software, který používá zapisovatel, je musí být schopný importovat, což s sebou přináší řadu komplikací, zvláště při obměně jednoho či druhého.

Můžete to udělat jinak

S ohledem na dostupnost a rozšířenost mobilních zařízení se logicky nabízí možnost elektronického hlasování přímo ze smartphonu, tabletu nebo notebooku zastupitele či radního, bez potřeby speciálního hlasovacího zařízení. Hlasování probíhá pomocí aplikace, která využívá pouze internetový prohlížeč a internetové připojení. Odpovídá všem zákonným a bezpečnostním požadavkům a překonává „historická“ hlasovací zařízení. Aplikace přitom řeší i situace, kdy osoba opustí místnost během hlasování. Na tabuli je také okamžitě vidět, jak kdo hlasoval.

Odpadají problémy s exportem a importem dat, protože jsou přímo z mobilního zařízení či notebooku přenášena do zápisu z jednání, a to jmenovitě. Zřejmá je i finanční výhodnost. V případě potřeby je levnější pořídit např. nové tablety, než celé nové hlasovací zařízení. Navíc tablety mohou sloužit i dalším účelům, jako je už zmíněná příprava na jednání a podpora jeho řízení.

Jakou cestu si zvolíte?

Občané vyžadují, aby hned po skončení jednání byl zveřejněn přehled usnesení. Takže se buď snažíte po náročném jednání ještě rychle naťukat přehled usnesení na web… anebo zmáčknete tlačítko ve vhodné aplikaci.

Mgr. Jan Stodola Autor článku je produktovým manažerem společnosti VERA, spol. s r.o.