Proč je ergonomie důležitá

Hlavní výhodou videokonferencí oproti telefonickým konferencím je jejich schopnost přenášet obraz. Tato zdánlivá banalita je důležitá zejména proto, že až 67 procent z celkového množství informací sdělených při mezilidské komunikaci se odehrává v rovině tzv. nonverbální. Gesta, mimika, posed, pohled, to všechno dokresluje slovní sdělení a má zásadní vliv na pochopení významu, případně i důvěryhodnosti sdělovaných vět. Jenže k tomu, abyste mohli z nonverbální komunikace něco usuzovat, musíte protistranu jednak vidět stejným způsobem jako při přímém kontaktu a zároveň se protistrana musí soustředit na to, co říká, a nezabývat se starostmi, které tlačítko přepnout a na kterou obrazovku se dívat. Aby proto videokonference měly skutečně smysl, musí být jejich používání pro všechny zúčastněné naprosto přirozené a účastníci i všechny prvky videokonferenčního zařízení, jako jsou obrazovky, kamery a mikrofony, musí být na správném místě. Zmatené přepínání zdrojů obrazu a pohledy na špatné místo, přenášení šepotu s kolegy či pohled kamery na ucho místo do očí přitom dokáže jednání zcela pohřbít.

Pravidla pro rozmístění obrazovek, mikrofonů, kamer ...

Aby bylo možné přiblížit videokonference živému setkání, je třeba zajistit několik klíčových prvků. Tím nejelementárnějším a asi také nejnáročnějším je možnost pohledu z očí do očí. To klade přísné požadavky na instalaci obrazovek a kamer. Právě pohled z očí do očí přitom typicky nejsou schopny nabídnout notebooky s integrovanou webkamerou. Protistraně se tak lidé jeví, že koukají namísto do očí kamsi do stolu, a co hůř, spíše to vypadá, že si na monitoru notebooku něco čtou. Navíc pro pohled z očí do očí je důležitá ještě jedna věc – zajistit v ideálním případě životní velikost protistrany. To je přirozeně možné zajistit jen tehdy, kdy bude vzdálenost účastníka videokonference od kamery a obrazovky fixní. Videokonferenční zařízení tak rozhodně není možné dát jen tak někam, kde na něj zrovna zbylo místo. Téměř výlučně to obnáší pevné instalace do konferenčních místností. K tomu, aby byl dojem z videokonference skutečně blízký osobní přítomnosti na jednání, je tak třeba obrátit se na profesionály a nenechat instalaci na firemním IT oddělení, protože ergonomie nebývá oborem, za který „ajťáci“ odpovídají. Například u konferenčních místností s oválným stolem, kde je typicky potřeba několika obrazovek, kamer a mikrofonů k tomu, aby bylo možné každému účastníkovi zajistit ty samé parametry obrazu, a kde se zároveň pořádají i lokální porady, u kterých by obrazovky a kamery byly na obtíž, je řešením motorické vysouvání obrazovek a kamer pouze tehdy, kdy jich je potřeba.

Hlavní jednací místnost Rádia Svobodná Evropa

Hlavní jednací místnost Úřadu vlády ČR

Videokonference je lepší řešit v konferenční místnosti

Právě konferenční místnosti jsou přitom pro videokonference nejvhodnější. Jednak zde probíhají i standardní jednání naživo, což ještě umocňuje dojem z jednání virtuálních přenosů, a zároveň je zde možné zajistit potřebné neměnné podmínky, zejména co se snímání obrazu a ozvučení prostor týče. Ani sebelepší kamera totiž nedokáže přinést protistraně kvalitní obraz, pokud snímá proti oknu.

Teleprezence

Zejména u větších firem je pak možné připravit i speciální videokonferenční místnosti na klíč. Jedná se o odladěné konfigurace, kdy jsou stoly v místnosti do půlkruhu orientovaného svým středem ke stěně, na které jsou po celé ploše rozmístěny velkoplošné obrazovky nebo plátna s HD projektory, kamery, mikrofony a reproduktory. Taková řešení umožňují plnohodnotně nahradit fyzickou přítomnost na jednání, a to dokonce tak věrně, že se označují jako řešení pro tzv. teleprezenci. Všichni účastníci videokonference totiž při této konfiguraci mohou vidět účastníky na druhé straně tak, jako kdyby seděli na druhé straně stolu.

Co vlastně chtít od videokonferenčního zařízení

Náhrada osobní přítomnosti však není jen o obrazu. Videokonferenční zařízení by ideálně měla umět nahradit fyzickou přítomnost na jednání. Kromě audia a videa to proto obnáší také přenos podkladů k jednání. Standardní součástí profesionálních videokonferenčních řešení je tudíž i přenos obrazovky počítače. Jako velice důležitá a žádaná je také funkce tzv. dokumentační kamery, která umožňuje živě, spolu s obrazem účastníků videokonference, přenášet také záběr například papíru nebo flipchartu, na který se ručně kreslí schémata, nebo také předmětu (např. prototypu, makety architektonické studie), který chce protistrana účastníkům konference podrobně ukázat. Dokumentační kamera přitom přijde vhod i při interních prezentacích v konferenční místnosti, kdy je možné například ručně kreslená schémata ukázat všem přítomným v sále. Čím více funkcí ale takové videokonferenční řešení nabízí, tím větší důraz musí být kladen také na ergonomii a logiku jeho ovládání.

Jak vypadá videokonferenční zařízení pro konferenční místnost?

Obraz snímá pohyblivá HighDefinition kamera v rozlišení 1920×1080 při 30 obr/s, zvuk snímá širokopásmový 20kHz všesměrový mikrofon. Samotný kodek má malé rozměry a může být upevněn na zadní stěnu zobrazovače. Zařízení umožňuje kromě přenosu obrazu „hlav“ i souběžný přenos obrazu „podkladů k jednání“. Je možné připojit dvě obrazovky jednu pro obraz protistrany a druhou pro obrazové podklady k jednání.

Jak vypadá videokonferenční zařízení na pracovní stůl?

Obraz snímá HD kamera v rozlišení 1280×720 při 30 obr/s, zvuk snímá směrový mikrofon. Kodek je integrován do FullHD monitoru, který jednak slouží jako kvalitní monitor notebooku nebo PC, v průběhu videokonference pak může v různých rozvrženích obrazu zobrazovat protistranu a podklady k jednání.

Inteligentní ovládání pomůže vyřešit řadu problémů

Profesionální videokonferenční řešení sestávají z mnoha komponentů, které jsou všechny připojeny k řídicí jednotce. Díky tomu je možné systém ovládat pomocí scénářů, který umožňuje většině problémů s ovládáním jednotlivých komponentů předejít a nahradit jej automatikou. Běžné je tak automatické přepínání obrazu na zdroj, který je v danou chvíli používán, nebo směrování kamery na právě mluvícího. Automatizace ovládání dokonce postoupila do takové míry, že ovládání teleprezenčních řešení se mnohdy „scvrklo“ na tlačítka jako „jednám v Bratislavě“ a „jednám v Pekingu“.

Profesionální konferenční řešení nabízí i přístup z notebooku

Někdo by mohl namítnout, že v dnešní době mobility a práce z domova už jsou profesionální videokonferenční zařízení v zasedacích místnostech přežitá. Skutečnost je ale trochu jiná. Dnešní profesionální řešení umožňují propojit se i se softwarovými klienty pro notebooky. Díky tomu se tak těchto videokonferencí mohou v případě potřeby účastnit i mobilní účastníci (nomádi). Profesionální videokonferenční zařízení se všemi jejich výhodami však notebooky asi nikdy nahradit nedokážou.

Nejčastější chyby při instalaci

Výška spodní hrany obrazovky by měla být deset centimetrů nad úrovní jednacího stolu. Obrazovka pro jednání musí být tudíž níž, než jsme zvyklí pro umístění plátna pro prezentace, protože nechceme, abychom se na protistranu dívali zespodu, a měli tak psychickou nevýhodu. Velikost zobrazovaného obrazu musí odpovídat životní velikosti, protože nechceme jednat s obry. Rozhodnutí, že pro porady managementu postačí videokonferenční aplikace na notebooku, je stejné, jako kdybyste nutili management jezdit na jednání na skútru.

Kam směřuje odvětví

Koncem minulého roku se účastníci konference pod názvem „Cestovat se má za poznáním, ne na pracovní jednáni“ v diskusi shodli, že odvětví se bude ubírat dvěma směry. Prvním je video provázané se sjednocenou komunikací (UC – Unified Communications). Videopřenos je sice už čím dál tím kvalitnější, ale omezený nemožností zaručit každému uživateli optimální prostředí. Druhým směrem jsou ergonomicky vybavené zasedací místnosti pro teleprezence, které přinášejí nejlepší možnou kvalitu. Důležitá pak bude integrace obou těchto světů navzájem.

Patrick Korž
Autor je technickým ředitelem ve společnosti CNC Praha.

Konference Cestovat se má za poznáním, ne na pracovní jednáni“ – vzdálený řečník a vzdálení účastníci jsou součástí diskuse v sále