A jak vidí aktuální změny z pohledu času zúčastnění?

Referent

Informační systémy měst šetří čas především úředníkům tím víc, čím víc jsou jednotlivé agendy v rámci tohoto systému propojené. Vysoká míra integrace agend dovoluje pracovat s jednotnou datovou základnou, která brání vzniku duplicit a může být využívána všemi prvky systému. Tak lze například požadavek na finanční krytí objednávky porovnat s aktuálním čerpáním rozpočtu, v případě kladného zůstatku v příslušné kapitole rezervovat odpovídající prostředky, zjistit, jestli určený dodavatel není v insolvenčním řízení či není nespolehlivým plátcem DPH, a spisovou službou s využitím datových schránek objednávku odeslat – to všechno během pár minut s užitím několika málo kliknutí myší.

Občan

Elektronické agendy nešetří čas jenom úředníkům, užitek přinášejí také občanům. Zejména elektronizace agend s celostátní působností postupně dovoluje naplňovat cíl eGovernmentu, podle kterého obíhat mají dokumenty, nikoli občané. Úplné elektronické komunikaci mezi občanem a úřadem brání především nedořešená elektronická identita občana a s ní související plná legislativní podpora. To zapříčiňuje i pomalé zavádění řešení, jakým je například úplné elektronické podání. Ačkoliv jej všichni chtějí, protože jeho užitek je zřejmý, cesta k němu je krkolomná, zdlouhavá a opředená řadou nezodpovězených otázek.

Samospráva

Úspora času při práci s informačními systémy měst se projevuje také v užívání nových procesních postupů. Jestliže dříve bylo k proplacení faktury nutné sehnat na její košilku tři podpisy, a oběhnout tedy tři kanceláře, dnes řada úřadů užívá elektronické schvalování, kdy faktura putuje pouze mezi pracovními stanicemi odpovědných pracovníků.

Obrovské množství informací, které je městem shromážděno v relativně malém prostoru datového centra, dokáže při vhodně aplikovaných prvcích business inteligence poskytnout během několika minut data, která by při užití papírových záznamových prostředků musel pracovník úřadu lopotně shromažďovat několik dnů. Manažerské informační systémy jsou schopny pracovat s aktuálními daty v reálném čase a vytvářet modely, které pomohou před vlastním rozhodnutím.

Co tomu říká současná praxe?

„Dříve mi trvalo zhruba týden, než jsem všechna data ze starého informačního systému vytáhla a spojila do požadovaného výstupu. Loni v létě jsem měla materiál připraven během jednoho dne a od podzimu ho nemusím dělat už vůbec, protože si všichni údaje zobrazí v Manažerském informačním systému sami,“ říká ing. Andrea Hlávková, vedoucí finančního oddělení města Štramberka. Hovoří o zpracování dokumentu s názvem Stav zadluženosti města, pohledávek a závazků k určitému datu, který pravidelně připravovala pro radu a zastupitelstvo města. Manažerský informační systém začala používat v roce 2015, stejně jako členové finančního výboru, starosta a místostarosta.

Jiřina Szabóová, vedoucí oddělení daní a cen na Magistrátu města Ostravy, přidává svou zkušenost: „Nasazení centrální správy pohledávek (CSP) nám sjednotilo metodiku práce s pohledávkami a souvisejícími procesy, zejména se jedná o hromadné zpracování předpisů, párování plateb, tvorbu upomínek a dalších dokumentů s propojením na spisovou službu. Velkým přínosem CSP je automatizované ověřování plátců v Insolvenčním rejstříku a Základních registrech. Centrální správa pohledávek nám zautomatizovala rutinní úkony a tím se zvýšila efektivita práce zaměstnanců. Máme vždy k dispozici aktuální přehled o stavu všech pohledávek a platební morálce plátců.“

Ve výčtu těchto zkušeností bychom mohli v různých oblastech pokračovat do nekonečna. Nicméně i čas vymezený na přečtení tohoto článku se již chýlí ke konci a mně nezbývá, než vám popřát, ať máte dostatek času na to, co chcete. Ať už jste v roli referenta, vedení města anebo občana.

Miroslava Vošoustová Autorka článku je ředitelkou marketingu ve společnosti VERA, spol. s r. o.