Podobný příběh se odehrává poměrně často – firma začne dodávat do automotive, kde po ní ale vyžadují EDI komunikaci. Protože se jedná jen o jednoho zákazníka, zvolí si dodavatel cestu WebEDI portálu, ze kterého data o odvolávkách a fakturaci přepisuje některý z administrativních kolegů. Potud je vše v pořádku. Problém ale nastává ve chvíli, kdy takových zákazníků přibývá. Najednou to není o jedné hodině denně, ale o regulérní celodenní práci, díky které už nezbývá čas na tu původní. Kromě toho, že přepisování zabírá spoustu času, i při největší pečlivosti dochází k chybám – jednoduše proto, že data přepisuje člověk a chybovat je lidské. Tuto činnost lze ale přenechat strojům a pořídit plnohodnotný EDI systém integrovaný na ERP. Návratnost investice je v těchto případech velmi rychlá – stačí porovnat náklady na interního člověka a případné zatíženky způsobené chybami při přepisování.

EDI jako služba

Malé a střední firmy se při pořizování EDI softwaru nemusí obávat velkých vstupních investic. Díky možnosti využít EDI formou služby je možné platit za využívání systému flexibilně, nejčastěji na měsíční bázi. Navíc získáváte další výhody spojené s tím, že se o vaši komunikaci starají specialisté:

• Nemusíte nic nastavovat, vše za vás zařídí dodavatel EDI.
• Nasazení systému je velmi rychlé (v řádu týdnů).
• Neplatíte žádné licence.
• Máte k dispozici nejnovější typy zpráv a další aktualizace.
• Vše je integrované na ERP bez nutnosti přepisování.
• EDI systém vás upozorní na možnou chybu v odeslané zprávě nebo další nepřesnosti.
• Připojení nového zákazníka za vás zařídí dodavatel EDI.

Pokud se rozhodnete software pro správu EDI skutečně zavést, je třeba zvážit základní kritéria pro výběr dodavatele:

• Zkušenosti v oboru (zejména u automotive, který je specifický),
• aktivní monitoring požadavků na aktualizace,
• dostatečná kapacita EDI konzultantů a specialistů.

A pak jsou tu výhody, které mohou mluvit ve prospěch EDI dodavatelů, především v automotive:

• Přímá komunikace s OEM i ostatními zákazníky a dodavateli,
• předpřipravená řešení (a tím urychlení implementace),
• schopnost vlastního vývoje mappingů,
• monitoring odeslaných zpráv a upozornění v případě nedoručení,
• podpora při spuštění projektu,
• zákaznická podpora v režimu 24/7.

Pokud řešíte přepisování z WebEDI portálů, nebojte se posunout k zavedení EDI systému. Získáte nástroj, který vás finančně nezatíží a naopak vám a vašim kolegům může ušetřit spoustu času, financí a starostí. Při výběru dodavatele si pak vždy ověřte, jaké má v EDI zkušenosti a jak dokáže reagovat na novinky u vás i na straně zákazníků.

Nemusí se však jednat pouze o EDI, které lze využívat formou služby. Do cloudu se přesouvají i komplexnější vnitropodnikové systémy jako WMS nebo MES, čímž se stávají dostupnějšími i pro menší společnosti. Tyto systémy jsou komplementární k EDI (nebo ERP) a společnostem pomáhají správně zpracovávat příchozí odvolávky a následně bezchybně expedovat se všemi požadavky zákazníků (etikety, ASN a podobně).

Jan Stočes utor článku je Cloud Services Director společnosti Aimtec.