Doba covidová budila dojem až nekonečného růstu, výpadky v doda­va­tel­ských řetězcích zase nutily majitele e-shopů nakupovat skla­do­vé zásoby ve velkém. Jenže konec pandemie ukázal, že i když lidé utrácejí na internetu pořád více než před covidem, do kamenných prodejen se ale přece jen vrátili. Objemy online prodejů začaly stag­no­vat či klesat a provozovatele e-shopů tento vývoj donutil racio­na­li­zo­vat jednotlivé kroky jejich podnikání. Zamyslet se nad tím, co jim přináší zisk, kde jsou náklady přehnané a jaký je správný směr.

„Garážisté“ musí racionalizovat své náklady

Malé české e-shopy spojuje obvykle několik shodných faktorů. Většinou jsou to „garážisté“, kteří vyrostli v době covidu. Ti pro vstup do e-commerce často využívají platformy se šablonovými e-shopovými řešeními, jako jsou Shoptet, Shopify nebo Upgates, které jsou pro malé e-shopy výrazně lepší než kdejaké „custom“ systémy na míru. Ty malý prodejce často nezvládne ufinancovat a nadto mu to nepřináší ani citelnou konkurenční výhodu.

Provozovatele menších e-shopů často pojí také nízká časová kapa­ci­ta na jakoukoliv analytiku, která by jim dovolila pořádně se kouknout na efektivitu svých procesů a lépe zhodnotit reálné náklady. K tomu přispívá i chybně zvolený software například pro řízení logistiky a další související aplikace, které jim znemožňují další rozvoj. Například jim špatný software může zabránit ve vstupu na on-line tržiště, což je dnes v silném konkurenčním boji velká nevýhoda.

První věcí, nad kterou se vyplatí malým a středním e-shopům za­mys­let, je logistika. Ta bývá mezi těmi nejvyššími položkami v jejich ná­kla­dech. Řadí se totiž mezi oblasti, na kterých se dá skutečně citel­ně ušetřit, pokud se vhodně optimalizují. Majitelé by se měli sou­stře­dit na výběr vhodné formy skladování, efektivitu skladovacích pro­ce­sů a skladovacího softwaru, který musí být dostatečně flexibilní.

Každý provozovatel e-shopu by si měl umět správně spočítat náklady na zaměstnance, jaká je cena jednotky úkonu a jaká je marže určitého produktu, aby se mohl lépe rozhodnout, zda se mu expedice a skladování takového zboží vůbec vyplatí. Je třeba vzít do úvahy i sezónní výkyvy, které se propisují do toho, jak moc či málo je v daném období skladník vytížený a na kolik se pak jeho práce prodražuje, pokud expedice zboží v některých měsících poklesne. Podobné je to s plochou skladovacího prostoru. I u ní je třeba si všímat, v jakých fázích roku bývá naplněná na maximum a kdy jsou slabší měsíce. To jsou první vodítka k tomu, aby majitel obchodu dokázal posoudit, zda se mu vyplatí logistiku řešit interně, nebo zda ji outsourcovat třetí straně, tzv. fulfillment.

Vlastní nebo externí sklad?

Obecně platí, že vlastní sklad se vyplatí především těm, kteří mají vlastní výrobu. Smysl dává případně také u již zavedeného e-shopu, který si pro něj nechal vytvořit software na míru nebo využívá krabicové wms, je to funkční a neexistuje žádný pádný důvod, proč to výhledově měnit. Za pádný důvod se v takovém případě počítá například konec nájemní smlouvy, růst firmy, díky kterému už kapacity nebudou dostačující. Mohou jím být na druhou stranu také problémy v provozu.

Outsourcing bych doporučil naopak v těch případech, kdy e-shop stojí na začátku a vy, jakožto majitel, nechcete či nemůžete mít žádné dlouhodobé počáteční investice do skladu. Přepálit start se nemusí vyplatit a odejít do vlastního můžete kdykoliv. Zároveň je externí zajištění logistiky výhodné i tehdy, když rychle rostete, máte realistický výhled, že tento trend udržíte, a nechcete se tak vázat k nájmu skladu na několik let dopředu, který je pro vaše současné potřeby buďto příliš velký, nebo kde si časem s prostorem nevystačíte.

Fullfillment dovede příjemně uvolnit ruce majitelům menších e-shopů, kteří chtějí mít volné ruce pro byznys a expanzi, a nemůžou se zdržovat tím, proč skladník nepřišel do práce. Díky větší velikosti fulfillmentu má navíc i páky dojednat si mnohem výhodnější ceny například s dopravci, umí efektivněji implementovat nové technologie a dovede rychlostí expedice a doručení konkurovat největším hráčům v e-commerce. To na druhou stranu ovšem rozhodně neznamená, že je pro všechny samospásný.

Co chci ale opravdu zdůraznit – nikdy jako majitel nedělejte baliče. Ačkoliv můžete mít představu, že tím náklady snížíte a firmě to pomůže, je to přesně naopak. Mnoho vlastníků e-shopů má tendence svůj čas nepočítat, ale pořád je tím nejcennějším, co mají. Mnohem efektivnější je nasměrovat ho do rozvoje podnikání. Z počátku to sice může stát o něco víc, ale po nějaké době přijde obrat, který se pozitivně odrazí na číslech.

Technologie jako konkurenční výhoda

Klíčovým aspektem pro úspěšný e-shop s vlastním skladem je kvalitní software. V kontextu logistiky je základem WMS (Warehouse Management System). Jeho volba závisí na okolnostech, jako je velikost e-shopu, množství a druh zboží, zdroj objednávek, možnost budoucího napojení automatizace do tohoto systému.

Velmi malé e-shopy do tisíce objednávek za měsíc si vystačí s juniorskými WMS typu Brani Balič. Ten ukazuje, kde jsou produkty naskladněné a pomáhá k jejich logickému uspořádání a odbavení objednávek v co nejkratším čase. O něco větší e-shopy mají hledání těžší. Velké WMS bývají velmi těžkopádné, nefungují na cloudu, jejich vývoj se zasekl před mnoha lety a jakékoliv modifikace jsou dlouhé a konečná cena je mnohdy převýšená. Zároveň je standardem, že krabicové WMS mají limitovanou kompabilitu s dalším softwarem a hardwarem, sklady se tak dostávají do zajetí jednoho nebo pár dodavatelů. My jsme třeba po špatných zkušenostech rozhodli pro naše potřeby vyvinout náš vlastní software.

Obecně je velmi důležité správně postavit celý softwarový ekosystém e-shopu a k WMS zvolit další firemní programy. Setkáváme se s tím, že zákazník má třeba ERP, které ho brzdí v růstu kvůli technickým limitacím. Doporučuji tedy od začátku volit takový software, který je připravený na budoucí rozvoj.

Dobře vybraný software dokáže e-shopům ušetřit velké množství práce, například s účetnictvím. Obecně bych si dával pozor na softwary, které nemají API, jelikož to může brzdit budoucí růst. Naopak doporučuji takový software, s nímž se snadno napojíte na různé zdroje objednávek, třeba i na on-line tržiště. Alfou a omegou prosperujícího obchodu je přesná predikce poptávky, která zamezuje tomu, že nakupujete správné množství správných produktů ve správný čas. Proto se může hodit i Power BI na analytiku nebo Inventoro, které řeší obrátkovost skladových zásob. Užitečné jsou aplikace jako Foxdeli (pro správu doručení zásilek), Retino (spravuje vratky a generuje vratkové štítky) nebo Foxentry (našeptávač a ověřovač adres).

Efektivita je dnes klíčem k úspěchu e-shopu

Změny v poslední době ukazují, že na historické chování spotřebitelů se nelze spoléhat. To si od e-shopů žádá daleko větší flexibilitu, připravenosti i strategické plánování. Důkladná analýza dat a využití kvalitních nástrojů, jako je WMS a BI, může být klíčem k efektivnímu řízení skladových procesů a optimalizaci nákladů. Je důležité také vybírat software a technologická řešení s ohledem na budoucnost, aby obchodu nebránil v inovacích a dalším růstu. Pro některé e-shopy pak může být vhodnější se starostí s logistikou zbavit úplně a využít fulfillment. V konečném důsledku je úspěch menších e-shopů vždy daný kombinací správných strategických rozhodnutí, inovativního přístupu a neustálého učení se.

Petr Litavec Head of Authentica Fulfillment