System4U
facebook LinkedIN LinkedIN - follow
Exkluzivní partner sekce
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
 
Tematické seriály
 

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 
Partneři webu
K2 atmitec
IT SYSTEMS 1-2/2021 , Logistika

Datová visibilita jako naprostá nutnost pro vzdálený management

Martin Plajner


Kdykoliv se může stát, že v jednu chvíli jste v práci a najednou zjistíte, že vy a půlka týmu zítra nepřijde. Ještě rok zpátky by tato věta vyvolala myšlenky na ukončení pracovního poměru. Dnes už za tím všichni vidíme karanténu a home office z hodiny na hodinu. Ať už je změna způsobena čímkoliv – vládními nařízeními, hygienou nebo interními firemními postupy, jedná se o zásadní zásah do našich pracovních životů a firemních procesů. Ne vždy je to možné, ne vždy jsme na to připraveni. Alespoň ta druhá část jde zlepšit a můžeme si podobné situace usnadnit.


Z vyhodnocení našich projektů v roce 2020 jasně vyplývá, že snaha o zlepšení procesu a systémů v kontextu vzdálené správy a nakládání s daty je výrazně na vzestupu. Celkem dle očekávání došlo ke snížení investičních akcí a zpomalení plánovaných expanzí. Tyto aktivity jsou však silně nahrazeny snahou dosáhnout vyšší efektivity při vzdálené správě a řízení společností, stejně tak jako v samotné operativě. V tomto článku se podíváme na několik klíčových hybatelů těchto tendencí. Co se vlastně myslí pojmem datová visibilita, vzdálený management a jaké jsou hlavní a vedlejší přínosy jejich zajištění?

Datová visibilita

Jedná se o koncept, kde jsou data vhodně integrována napříč jednotlivými firemními systémy. Ta formulace zní velmi triviálně a jednoduše. Pro ilustraci si představte výrobní závod plastových dílů využívaných k další produkci v jiných společnostech. Až k řediteli logistiky se dostane stížnost nespokojeného zákazníka, který nutně potřebuje materiál pro svoji výrobu a čeká na dodávku, která mu byla přislíbena, ale zatím nedorazila. Důvodů, proč k této situaci dochází, může být mnoho a řešení problému samozřejmě záleží na konkrétní situaci. V tuto chvíli s největší pravděpodobností již dispečeři hledají co nejlepší řešení. Přesahem jednoho incidentu je hledání příčin a snaha o snížení počtu takovýchto situací. Jejich identifikace je však ve většině případů poměrně komplikovaná ‒ díváme se na výsledek dlouhého procesu a snažíme se zjistit, co vedlo k tomuto selhání. V některých IT systémech se jedná o vysloveně detektivní práci. Okamžitě se vynoří celá řada dotazů ‒ byla příčina ve zpoždění nakládky, jiná chyba na expedici, kdy dorazil kamion, kdy se dokončila výroba, kam se naskladnila, kdy vlastně přišla objednávka, proč jsme slíbili tak rychlou dopravu. Ve chvíli, kdy každá z otázek má svou odpověď v jiném informačním systému, dochází k problému. Ten je buď v čase, kdy dohledávání informací je zdlouhavé a se značným manuálním úsilím. V horším případě se jedná o systematickou chybu, kde datovou stopu ani nelze rekonstruovat z důvodu nastavení informačních systémů a uložených dat. To se stává typicky v systémech, které vyvinuli s dopřednou myšlenkou, např.: „Na odeslání zboží potřebuji do dodacího listu adresu, ale ID zákazníka nikoliv.“ Podobná přerušení datové stopy se bohužel dějí velmi často a mají za následek velké problémy při rekonstrukci událostí v historii, hledání příčin, jejich nápravě a optimalizaci.

Všichni víme, že základem průmyslu 4.0 jsou data. Čím více, tím lépe. To je sice na jednu stranu pravda, ale na druhou stranu není možné sbírat data bez komplexní myšlenky na vztahy mezi nimi a vzájemná propojení, která umožní právě komplexní úlohy průmyslu 4.0. O tom je právě datová visibilita. Stavět IT systémy a jejich vazby tak, aby všechna propojení byla jasná a čistá, aby vznikala kompletní datová stopa, kterou je možné vysledovat během pár okamžiků a podívat se na všechny konce řetězce událostí k nalezení příčin. Dosáhnout ideálního stavu není snadné. Bohužel je to velice specifický proces, který závisí na již nastavených systémech, jejich formě uchování dat a mnoha dalších faktorech. Pokud uvažujete o zlepšení visibility vašich dat, rozhodně bych doporučil obrátit se na experty, aby ve vašem konkrétním případě celou věc posoudili a vhodně analyzovali. Je třeba oslovit specialisty se širším přehledem, nikoliv odborníky na jeden konkrétní systém ‒ jejich úzká specializace není pro takový typ úlohy vhodná.

Visibilita v logistice
Visibilita v logistice

A pokud si říkáte, zda máte vůbec co řešit, nabízím malý kvíz. Zkuste schválně následující test. Pokud odpovíte alespoň dvakrát ano, tak je na zvážení, zda se na svá data nepodívat systematicky:

  • Je pro nás komplikované dohledat zdrojová data k číslům a situacím, které vidíme.
  • Rekonstrukce události trvá v datech déle než desítky minut (samozřejmě záleží na komplexitě problému).
  • ID z jednoho systému musíme opakovaně kopírovat do jiného systému, abychom našli, co potřebujeme.
  • Je třeba projít ručně mnoho položek, abychom zjistili, která je příčinou problému.
  • Dostáváme odpověď od našich pracovníků: „to neumíme zjistit“, „to v datech není“.
  • Dvě oddělení / dva pracovníci mají různá čísla/informace o stejné věci.
  • Pro jedno měřené KPI existují různé reporty.

Vzdálený management

Vzdálený management je nezvyklým trendem dneška. Často nedobrovolně, v souladu s nařízeními a firemní politikou, je třeba řídit týmy a projekty vzdáleně. Není to jen o videokonferencích přes různé platformy, ale právě také o přístupu ke správným datům, ve správný čas a pro správné lidi. A to vše bez nutnosti manuálních úprav a operací, které berou čas a jsou náchylné k chybám. Vzdálený management se úzce pojí s dalším termínem, kterým je Sales & Operations Planning (S&OP). Jde o koncept správné komunikace a sdílení důležitých informací napříč jednotlivými odděleními ve firmě. Cílem je zajistit, aby informace byly k dispozici tam, kde jsou potřeba, ve chvílích zásadních rozhodnutí. Zde se oba koncepty vzájemně propojují, a právě datová visibilita umožňuje bezproblémové předávání informací a nastavení funkčního S&OP modelu.

Automatizace

Dalším hybatelem současného dění a velkým tématem ve firmách je automatizace. Ve výrobě, fakturaci, až po interní procesy a back-office. Pro jakoukoliv automatizaci platí, že potřebuje přístup k datům, a to v co největší kvalitě a komplexitě. Současně je i na automatizaci třeba dohlížet a kontrolovat ji, vyhodnocovat a řešit problémy. To je samozřejmě opět možné pouze v situaci, kdy jsou data správně visibilní.

Efektivita

Jedním z největších přínosů správně nastavených a propojených systémů je výrazné zvýšení efektivity. Jedná se hned o dvě úrovně benefitu. Jednak pracovníci, kteří s daty operativně pracují, stráví výrazně méně času na rutinních úkolech. Může se to zdát banální, ale součty časů těch nejtriviálnějších úkolů nás ve výsledku stojí statisíce v nákladech. Vezměme například dohledání data výroby pro 5 produktů na objednávce. Operace, která by měla zabrat pár vteřin, může trvat 5 minut i více. Snadno nahlédneme, že již 100 objednávek tímto způsobem zabere jeden pracovní den. Druhý benefit je pro management, který s daty nepracuje tak často. Ve chvíli, kdy potřebuje okamžitou odpověď na některou svoji otázku, může ji ihned dostat, protože data a ideálně i reporty jsou na to připraveny. Jinak dochází k nutnosti telefonátů specialistům, aktivaci IT oddělení apod., aby došlo ke zjištění potřebných vstupů.

Přesnost a odolnost vůči chybám

Dalším zásadním přínosem datové visibility je minimalizace rizika chyby lidského faktoru a maximalizace přesnosti. Proces, který nevyžaduje manuální kroky v podobě kopií přiřazovacích klíčů, přepisování hodnot, případně pamatování si některých položek, snižuje riziko omylu a lidské chyby. Současně když systém funguje celoplošně, nenutí uživatele k tvorbě vlastních nástrojů např. v tabulkových kalkulátorech. Nedochází k neefektivní a mnohdy nesprávně provedené tvorbě stejných nástrojů opakovaně.

Předávání know-how

Datová visibilita se velmi výrazně uplatňuje i ve zdánlivě okrajových oblastech firemních procesů. Jedná se třeba o předávání znalostí a zaškolování nových pracovníků. Získání přehledu nad celofiremní operativou je mnohdy náročná činnost. Ve chvíli, kdy do hry vstupuje mnoho různých systémů, které nejsou vzájemně dobře propojeny a složitě se v nich orientuje, se tento úkol ještě více komplikuje. Naproti tomu ve chvíli, kdy jsou data správně propojena, v nich lze firemní proces dobře sledovat a zaškolení s předáváním znalostí se výrazně usnadňuje. Umožňuje totiž propojení mezi pozorovanou realitou a datovou stopou. Přesné záznamy a zobrazení pak umožňují rychlé pochopení a efektivní práci. To všechno hraje významnou roli ve zkrácení adaptačního procesu a nemalé úspoře nákladů.

Nutná podmínka pro růst a optimalizaci

Koncept datové visibility se zdá vskutku triviální. Přesto v praxi mnohdy pozorujeme, že se přehled o datech a jejich propojení nedaří udržet v takové formě, aby byl nastaven a dodržen. Přitom se jedná o velmi klíčový prvek jak pro efektivní řízení, S&OP proces, tak pro umožnění růstu společnosti i pro zlepšení procesu a optimalizaci.

Martin Plajner Martin Plajner
Autor článku řídí oddělení Research And Development ve společnosti Logio.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

ERP systém Esyco Business spravuje skladové procesy ve společnosti VIAKOM CZ, s. r. o.

VIAKOMSpo­leč­nost VIAKOM je od ro­ku 1999 před­ní do­voz­ce a vel­ko­ob­chod ka­me­ro­vých sys­té­mů. Na­bí­zí­me ši­ro­ké port­fo­lio pro­vě­ře­ných a kva­lit­ních pro­duk­tů, vy­so­kou skla­do­vou dos­tup­nost ce­lé­ho sor­ti­men­tu, tech­nic­kou pod­po­ru cer­ti­fi­ko­va­ných spe­ci­a­lis­tů a v ne­pos­led­ní řa­dě pro­zá­kaz­nic­ký in­di­vi­du­ál­ní pří­stup. Na­bí­ze­né pro­duk­ty ode­bí­ra­jí zá­kaz­ní­ci na­příč ce­lým tr­hem včet­ně stát­ní sprá­vy. Kva­li­tu fir­my si ob­lí­bi­li i za­hra­nič­ní zá­kaz­ní­ci z Ev­rop­ské unie.

Helios
- inzerce -