Proč zavádět sofistikovaný asset management? Je potřeba si uvědomit, že v každé organizaci, která vlastní majetek (nebo jej spravuje pro někoho jiného), již procesy spadající do asset managementu existují a fungují. Mohou být zaběhnuty v různém počtu a míře, ale minimálně z pohledu dodržení legislativy (účetnictví) musí každá organizace svůj majetek evidovat. Další existence procesů záleží na typu organizace (výrobní firma, autodopravce, úřad nebo další), jejich specifikách a zvyklostech. Spektrum důvodů, proč se organizace rozhodnou změnit dosavadní situaci, je velice rozdílné. Zmiňme ty nejčastější – získat přehled a ušetřit na výdajích na pořizování, správě a údržbě majetku, minimalizovat ztráty výroby díky poruchám (zastavení výroby, snížení kvality výrobků aj.), splnit podmínky potřebné certifikace (např. norem ISO), schopnost sledovat a vyhodnocovat stav a fungování majetku (např. KPI), usnadnění auditovatelnosti firmy (účetní nebo třeba bezpečnostní audity), nařízení vlastníka organizace o nutnosti implementace takového systému nebo třeba zachování pohledu společnosti na firmu jako „moderní, dynamickou a inovativní“.

Projekt nasazení IT systému pro AM

U projektu tohoto typu je nutné si uvědomit, že se jedná o poměrně velkou investici (finanční i časovou) a je potřeba k ní podle toho přistupovat, nejedná se o pouhou instalaci „nějakého“ softwaru. Pokud má být nasazení úspěšné, je potřeba dodržet a realizovat všechny potřebné kroky. Toto hledisko někdy bývá podceněno a některé fáze nejsou provedeny dostatečně důsledně, což následně může vést i k neúspěchu celého projektu.

1. Důvod

Management si musí uvědomit a jasně specifikovat důvod, proč bylo rozhodnuto o realizaci.

2. Očekávání

V tomto kroku je potřeba, pokud možno, co nejdetailněji specifikovat, co je od nasazení AM očekáváno. Jednotlivá očekávání mohou být velice různorodá a je vhodné do jejich specifikace zapojit všechny zaměstnance, o kterých se předpokládá, že se jich realizace dotkne. Na základě vytvořeného seznamu je vhodné určit dvě kategorie: „nutné splnit“, bez kterých bude nasazení považováno za neúspěšné, „vhodné“, které zvýší přidanou hodnotu realizace.

3. Rozhodnutí o způsobu realizace projektu

Jedná se o krok, ve kterém je stanoveno, jak bude samotná realizace probíhat. K tomu nám pomohou odpovědi na otázky typu: Chceme zachovat místní specifika v procesech, nebo přijmeme standardní procesy definované běžnou metodikou? Potřebujeme nový systém používat co nejdříve s postupným rozšiřováním, nebo ho nasadit kompletně? Odpovědi na tyto otázky nebývají vždy jednoduché a je vhodné si v tomto kroku přizvat odborníky na asset management, ať už poradce (poradenskou firmu nebo oborovou autoritu, jakou je u nás například ČSPÚ – Česká společnost pro údržbu), nebo společnosti, které se implementací těchto systémů zabývají. Prostě někoho, kdo ví, na co se ptát, a je schopen vysvětlit, jaké přínosy, rizika a souvislosti se skrývají pod možnými odpověďmi na tyto dotazy. Na základě stanovení odpovědí pak lze rozhodnout o nejvhodnějším způsobu realizace.

4. Realizace projektu

Při pohledu na způsob u nás realizovaných projektů je v naprosté většině případů volen následující postup:

• analýza existujících procesů organizace a jejich IT podpora – jde o pokud možno intuitivní a přitom formální popis procesů kdo, kde, jak, kdy, co a s kým/čím,
• komplexní návrh optimalizace současných procesů na základě provedené analýzy,
• definice požadavků na funkčnost a funkcionality systému z pohledu procesů a požadovaných dat a výstupů,
• výběr vhodného softwaru pro dosažení požadavků,
• implementace systému (více o tomto bodu níže).

Projekty jsou ale realizovány například i tak, že je nasazen produkt, který ve velké míře odpovídá požadavkům s tím, že jsou v něm nastaveny standardní procesy (na základě praxe, tzv. best practices) a následně je upravován na základě zkušeností uživatelů s používáním systému. Další možností je rozdělit realizaci do několika etap, kdy je systém nasazen nejprve na určitou část organizace (pilot) a následně postupně na její zbývající části. Jinou variantou realizace je implementovat nejprve kritické procesy a za provozu pak nasazovat další funkcionalitu. Vývoj nového systému na míru se v tomto oboru již prakticky neprovádí, protože na trhu existuje velká škála IT systémů. Systémy nabízí mnoho dodavatelů – od základních (levných) řešení s pouze omezenou funkcionalitou až po velmi mohutná řešení splňující náročné požadavky celosvětově působících organizací. Pokud se jedná o komplexní systém, pak je většinou uspořádán modulárně tak, aby bylo možno nasadit pouze ty části, které budou využívány. Takovéto komplexní systémy jsou zpravidla dražší, ale cena je vyvážena rozsahem funkcionalit, flexibilitou možných nastavení, robustností, implementovanými bezpečnostními prvky nebo svými integračními možnostmi vůči dalším softwarovým aplikacím organizace. Obecně je také výhodou rozsáhlá dodavatelská technická podpora a vývoj. Při výběru systému je tedy vždy potřeba vážit náklady na pořízení nejen vůči funkcionalitám, ale také ostatním vlastnostem systému. Do této volby je také vhodné zahrnout strategické plány organizace, jako jsou například plánované rozšiřování společnosti nebo plánované změny v jejich procesech.

5. Používání systému

Tím, že je systém implementován, projekt implementace procesů asset managementu nekončí. Je vhodné pravidelně vyhodnocovat fungování nastavených procesů a jejich podpory IT systémem a následně je případně upravovat, protože potřeby organizace na procesy a výstupy z nich se v průběhu času mění.

Implementace IT systému

Na toto téma bylo sepsáno mnoho odborných publikací v rozsahu až několika stovek stran, jejichž obsah lze v podstatě plně vztáhnout i na oblast asset management. Uveďme si pouze několik postřehů z praxe, na co se při implementacích zapomíná nebo co bývá podceňováno a následně vede k různým problémům a sporům mezi dodavatelem a zákazníkem, a tím pádem i finální nespokojenosti s implementací a používáním systému.

• Nastavení organizační struktury projektu – do projektu je potřeba ze strany organizace zainteresovat management a všechny klíčové uživatele budoucího systému. Je potřeba vyčlenit jejich pracovní kapacitu pro potřeby projektu, ale také vůči tomu uzpůsobit i jejich pracovní hodnocení.
• Stanovení rizik – na začátku implementace je potřeba zkusit najít veškerá případná rizika, stanovit jejich pravděpodobnost a závažnost a v pravidelném cyklu pak seznam vyhodnocovat a upravovat dle aktuální situace.
• Implementační dokument – formální dokument s popisem, jak bude systém implementován a nastaven. Nedílnou součástí by měla být definice testovacích scénářů, na základě jejichž provedení lze jednoznačně určit, zda nasazený systém požadavky splňuje, nebo ne.
• Počet prostředí systému – pro bezproblémovou implementaci jsou potřeba minimálně dvě prostředí: testovací a ostré (provozní). Dle rozsahu a povahy projektu může existovat reálná potřeba více prostředí: vývojové, školící, integrační, migrační, s demo daty a výchozím nastavením atd.
• Migrace dat – ať už se jedná o migraci dat z jiných systémů nebo ze souborů, je potřeba skoro jistě počítat s několika iteracemi migrace, protože se při první migraci dat se složitějšími vazbami na 99 procent vyskytne nějaká nekonzistence dat.

Budoucnost asset managementu v oblacích?

V oblasti nových trendů jsou i v tomto oboru stále častěji diskutovány potenciální přednosti i rizika, které by mohly přinést cloudové technologie. Dle vyjádření předních světových IT firem zřejmě není daleko doba, kdy se dočkáme prvních takovýchto řešení. Pokud se tak stane a tato technologie se bude rozšiřovat, bude to mít zřejmě za následek i určitou změnu v tom, jakým způsobem budou tyto systémy v organizacích nasazovány. Nechme se překvapit.

Libor Sitko
Autor působí jako competence leader ve společnosti Software AG.