Každý dodavatel informačních systémů, dodavatele systémů pro facility management nevyjímaje, získá díky desítkám implementací poměrně bohaté zkušenosti s procesy u svých odběratelů. V segmentu průmyslových podniků, stejně jako v segmentech jiných, jsou dnes tyto zkušenosti velmi různé. Převažují však zkušenosti svědčící o tom, že z pohledu majetkových dat panuje v organizacích stále poměrně velký chaos. Podívejme se proto na jeden z možných způsobů, a to využití informačních systémů, které mohou velmi snadno zavést pořádek a řád.

Zkušenosti z průmyslových areálů

Facility management (FM) se dnes vyvíjí velmi dynamicky a rozšiřuje sféru svého vlivu. FM má své evropské normy a na nejedné vysoké škole je dnes tento obor vyučován. Do praxe tak vstupují absolventi, kteří velmi dobře vědí, co facility management znamená. Drtivá většina stávajících pracovníků se však v FM a správě majetku orientuje stejně, jako tomu bylo před desítkami let! Neznalost těchto profesních odborných pracovníků pak přirozeně provází velmi značná nedokonalost a neefektivita řady procesů správy majetku v podnicích. Klíčové informace se velmi často nachází v hlavách služebně starších pracovníků a je přirozené, že s jejich odchodem do důchodu či do jiného podniku odchází i tyto informace. Nedostatečná podpora je velmi často znát i ze strany vrcholového managementu. Svou negativní roli sehrává i skutečnost, že část pracovníků, kteří zajišťují určitou oblast procesů FM v podniku, přísluší organizačně pod jiného vrcholového manažera než část jiná. Zde je pak na místě použití rčení, že „pravá ruka neví, co dělá levá“.
Pokud se tedy neznalost profesních výkonných pracovníků snoubí s nedostatečnou podporou managementu, je pak zcela přirozené, že v podnicích není žádná softwarová podpora, případně si místní nadšenci výpočetní techniky programují pro svou oblast drobné aplikace či evidují část informací v kancelářských aplikacích.

Majetková data a pasportizace

Pro řízení podpůrných procesů jsou kvalitní a stále aktuální pasporty klíčovou záležitostí. Ať už se na procesy podíváme z pohledu FM norem, nebo si je rozdělíme dle vlastních obvyklých činností, vždycky jsou postaveny nad daty o prostoru (prostorový pasport) a daty o majetku (technický pasport), případně se mohou týkat i jednotlivých konstrukčních prvků a dílů objektů (stavební pasport). Rozsah areálů, množství objektů a ploch a na nich umístěných strojů, technologií, zařízení, vybavení a inventáře bývá tak velký, že i počet disponibilních řádků tabulkových editorů je nedostatečný! Podíváme-li se na jeden z realizovaných objektů administrativního charakteru o velikosti zhruba deset tisíc metrů čtverečních a pěti podlažích, téměř dvě stovky místností jsou drobečkem proti prvkům technického pasportu, který již čítá položky po tisících, a toto číslo se násobí do desítek tisíc při evidenci jejich parametrů a popisných údajů. Není neobvyklé, že si uživatelé doplňují základní pasport o další informace o jednotlivých komponentách či příslušenství, včetně jejich parametrů a popisných údajů. Dnešní častá omezení na majetková data v ekonomických systémech čítají údajů tolik, co máme prstů na jedné ruce. Jsou to údaje pro facility management naprosto nepostačující a každý informační systém, jemuž chybí tato normativní základna, nemůže být dostatečně efektivním nástrojem.

Postavení CAFM v celopodnikových informačních systémech

Každý moderní podnik disponuje celou škálou různých informačních systémů. Jejich vzájemná integrace a poskytování komplexních agregovaných dat je tématem na samostatný článek. Systémy pro plánování a řízení podpůrných procesů (CAFM – computer aided facility management), pokud ve skupině celopodnikových informačních systémů vůbec figurují, bývají často nedoceňovanými systémy. Přitom právě CAFM systém patří mezi tři klíčové systémy a oprávněně by jeho postavení měla být, zejména ve výrobních podnicích, přisuzována výrazně vyšší pozornost a vážnost. Který podnik by mohl vyrábět bez nezbytného zázemí a zajištění kvalitního provozu prostor a jejich vybavení?


Obr. 1: Postavení CAFM v celopodnikovém IS

Trh informačních systémů pro FM

Trh CAFM systémů se vyvíjí stejně dynamicky jako celý facility management. Před deseti lety zde fakticky neexistoval takřka žádný český softwarový dodavatel pro komplexní informační systém pro facility management. Získat tak bylo možno buď zahraniční sofistikované řešení (zpravidla nelokalizované do češtiny) nebo drobné utility a nástroje pro jednotlivé dílčí procesy FM. Řada těchto drobných nástrojů přetrvává u celé řady uživatelů dodnes, velmi často také v kontextu tabulkových editorů pro jednotlivé evidence. Proto slýcháme, že podnik již disponuje vhodným systémem, který plně postačuje. Takřka nikdo z těchto uživatelů si však neuvědomuje význam efektivity takového nástroje a je velmi smutné, že i od místních „informatiků“ se zpravidla žádný FM manažer podpory nedočká. Proč by si přidělávali práci, když „to dneska funguje tak, jak má“.
Jenomže nefunguje! Několik dílčích subsystémů, nebo dokonce spokojenost s excelovskými tabulkami přináší řadu negativních dopadů, kterými jsou zejména:

• nedostupnost informací pro všechny zúčastněné na procesu FM díky přístupu jen „vyvoleným“ uživatelům,
• nemožnost vzájemné integrace mezi celou řadou těchto systémů, tabulkové editory nevyjímaje,
• nemožnost data agregovat (sdružovat) do manažerských výstupů či komplexních přehledů,
• nemožnost jednotné alokace vybraných údajů, zejména nákladů na příslušná nákladová střediska,
• nutnost vícenásobného školení uživatelů do různých softwarových prostředí a systémů,
• redundance dat a několikeré zadávání stejných údajů do několika různorodých systémů.

A některá další drobná negativa, která společně s výše popsanými v celopodnikovém pohledu na informační systémy rozhodně nepřináší takové efekty, jaké může přinést komplexní a moderní CAFM systém.
Je tak naprosto oprávněným požadavkem na podnikový rozpočet zařazení příslušné finanční částky na pořízení takového systému, který je moderní, modulární, a zejména pokrývá veškeré procesy facility managementu v organizaci. Na rozdíl od doby před desítkou let je dnes na výběr z několika významných českých řešení, která mohou naplnit jakýkoliv požadavek každého podniku a jsou zcela srovnatelná s kterýmkoli významným zahraničním řešením v předmětné oblasti.

Závěr – příklad využití pořádku v datech

Jednou z oblastí, kde je nemyslitelná očekávaná efektivita bez pořádku v základních majetkových datech, je oblast řízení energií a celý energetický management. Je nemyslitelné přesně alokovat náklady za spotřeby energií bez řádné evidence jednotlivých ploch a zařízení, jež jsou spotřebiteli toho či onoho druhu energie, respektive energetického média. Normativní základna v podobě detailního a přesného pasportu je nositelem důležitých informací, bez kterých se rozpady nákladů za spotřeby energií neobejdou.
Podobných příkladů bychom samozřejmě našli více. Podstatná je však neoddiskutovatelná skutečnost, že v dnešní době je pořádek ve všech datech o movitém i nemovitém majetku v podniku nemyslitelný bez efektivní softwarové podpory, kterou by měl být především komplexní a moderní informační systém kategorie CAFM.

Autor působí ve společnosti Tesco SW, která vyvíjí a implementuje softwarové řešení pro podporu facility managementu.