V současné době probíhají poměrně hluboké změny v celé oblasti informačních technologií. Tyto změny se samozřejmě nemohou vyhnout ani tradičně konzervativním systémům pro práci s lidskými zdroji. V tomto článku se pokusím shrnout trendy, které považuji za podstatné v současnosti i ve střednědobém výhledu.

Využití služeb cloudu

Jedná se především o postupný přesun provozu informačních systémů z firemních sítí k profesionálním provozovatelům IT služeb. S tím souvisí požadavky na architekturu a platformu informačních systémů, která musí umožnit přístup prostřednictvím internetu a musí být schopna obsloužit více zákazníků v rámci jedné instance aplikace. Vytvoření takové aplikace (multi-tenant application) je obecně náročné, zvláště z důvodu zachování požadované vysoké bezpečnosti dat. Rizika hrozí nejen z důvodu uložení dat různých firem do jedné sdílené databáze, ale i z principu sdíleného kódu. Personální informační systémy obsahují osobní a citlivé údaje a bezpečnost těchto dat je přirozeně vysokou prioritou.

Systémy provozované v cloudu ve formě software jako služba (SaaS) jsou v současné době spíše jednoduché, uniformní systémy, které mají omezené možnosti zákaznického přizpůsobení a relativně jednoduchou datovou strukturu. Příkladem jsou cloudové služby pro e-mail, elektronické obchody a sociální sítě. Použití speciálních (NoSQL) databází a procesní jednoduchost těchto systémů umožňuje skutečně efektivní využití potenciálu cloudu, sdílení a škálování zdrojů. Naopak „těžké“, transakčně orientované celopodnikové systémy s širokou mírou individuálního přizpůsobení potřebám zákazníka prostřednictvím komplexní implementace zatím masovému přechodu do cloudu úspěšně odolávají. Využití infrastrukturní úrovně služeb cloudu (virtualizace, IaaS) je sice v tomto případě možné, nicméně efektivita se rychle vytrácí.

Mobilní aplikace umožňují workflow

Dalším trendem je mobilní přístup k aplikacím prostřednictvím tabletu nebo mobilního telefonu (smartphonu) s využitím nativní mobilní aplikace, případně s nižším komfortem s využitím mobilního webového prohlížeče. Kombinace mobilního a desktopového klienta aplikace poskytuje zcela nové možnosti pro procesní koncepci personálních systémů, široké použití workflow mechanismů pro vytváření návrhů a požadavků, schvalování, rozhodování, operativní plánování, koordinaci a řadu dalších aktivit, které vyžadují rychlou, nebo dokonce on-line reakci účastníků.

Sdílení aplikace

Přístup ke sdílené aplikaci prostřednictvím internetu umožňuje další velmi efektivní a zajímavou možnost – kombinaci obsluhy aplikace vlastními zaměstnanci a odbornými externisty. Příkladem může být spolupráce personalistů zákazníka a externí mzdové účetní – odpadá tak řada neefektivních činností a přenášení papírových podkladů.

Trendy v personalistice

Základem celofiremního systému pro řízení lidských zdrojů je bezesporu personalistika, protože průsečíkem všech souvisejících agend je zaměstnanec a s ním spojené procesy a data.

Procesně orientovaná práce se zaměstnancem

Moderní personalistika musí podporovat kompletní cyklus práce personalisty, jmenovitě výběrová řízení, evidenci uchazečů, nábor zaměstnanců, automaticky sestavované pracovní smlouvy a platové výměry. V průběhu pracovně-právních vztahů se využívá zejména podpora pro vyžádání a evidenci pracovních pomůcek, průběžné sledování požadavků a výsledků zdravotních prohlídek, školení a vzdělávání zaměstnanců, pravidelná hodnocení navázaná na odměny a systém benefitů, mzdové a platové postupy. Procesní přístup se pochopitelně uplatní i pro úkony související s ukončením pracovního poměru – vygenerováním textu dohody o ukončení pracovního poměru nebo výpovědi, výstupního a zápočtového listu a dalších dokladů.

Systém včasného upozornění

Zvlášť cenný je pro každého personalistu systém průběžného upozornění na důležité termíny, jako jsou končící pracovní poměry, zkušební doby, požadavky na zdravotní prohlídky, zákonná školení, certifikace apod. Vhodným řešením je konfigurovatelná elektronická nástěnka (dashboard), na které lze sestavit kombinaci informačních panelů. Většina zobrazených aktuálních informací a upozornění je „živá“ a po kliknutí lze věc řešit přímo v kontextu příslušné aplikace a zaměstnance.

Trendy v docházce

Docházkové systémy jsou určeny především pro naplnění povinnosti zaměstnavatelů uložené zákoníkem práce, zejména k evidenci pracovní doby, práce přesčas, noční práce, pracovní pohotovosti a dále pracovních cest, dovolených, přestávek a překážek v práci. Moderní docházkové systémy musí být schopné zpracovávat pevnou i pružnou pracovní dobu s rovnoměrným i nerovnoměrným rozdělením, plánovat pracovní dobu a směny zaměstnanců a současně hlídat splnění všech zákonných požadavků a limitů.

Plánování směn

Povinností zaměstnavatele je stanovit každému zaměstnanci rozvrh směn a seznámit jej s ním. Docházkový systém musí proto umožnit komfortní sestavení rozvrhu směn pro jednotlivé zaměstnance a pracovní skupiny na základě požadavků na kapacitu a skladbu profesí při respektování zákonných limitů, plánovaných dovolených a dalších překážek v práci. Neméně důležitá je schopnost provádět jednoduše operativní změny v plánu směn a okamžitě je zpřístupnit dotčeným zaměstnancům a jejich vedoucím.

Nové možnosti evidence docházky

Moderním trendem je použití dotykových tabletů pro implementaci cenově dostupných a přitom funkčně bohatých docházkových terminálů. Docházkové terminály založené na platformě tabletu mohou poskytovat řadu doplňkových funkcí pro uživatele, kteří nemají přístup k vlastnímu počítači.

Zajímavou variantou pro evidenci docházky je mobilní terminál, založený na využití „chytrých telefonů“. Zaměstnanci, kteří tráví většinu pracovní doby u zákazníků a na zahraničních pracovních cestách, mohou pořizovat docházkové záznamy prostřednictvím webového rozhraní smartphonu. Smartphone poskytuje i funkce geolokace, které lze volitelně využít pro uložení a následnou kontrolu skutečného místa pořízení záznamu. Vedle terminálů zákazníci často požadují alternativní způsoby pro evidenci docházky, mezi které patří zadání docházky ve webové aplikaci nebo automatické generování docházky podle směn. Důležité je plánování docházky, které umožňuje prostřednictvím konfigurovatelného systému schvalování zpracovat dovolené, pohotovosti, přesčasy a náhradní volna při respektování organizační struktury a oprávnění nadřízených zaměstnanců.

Trendy ve mzdách a platech

Software pro výpočet a zpracování mezd a platů patří do jádra informačních systémů všech společností, které zpracovávají mzdovou agendu pro své zaměstnance nebo klienty. Funkce a výpočty prováděné v oblasti mezd a platů jsou zadány legislativou podstatně jednoznačněji než v případě ostatních personálních agend, o to častěji se ale mění. Specifikou mzdového systému je skutečnost, že nepracuje v „reálném čase“, ale zpracovává mzdy za uplynulý kalendářní měsíc, což vede k nárazovému způsobu práce a zatížení systému.

Interaktivní práce a snadné opravy

Výpočet mzdy a platu probíhá okamžitě po jakékoliv změně nebo zadání položky či parametru. Všechna vstupní data a vypočtené hodnoty jsou uloženy s celou historií, lze prohlížet data a vytvářet sestavy za libovolné období. Nezbytná je schopnost systému provést opravu mzdových složek, náhrad a nepřítomností do minulosti, pokud tyto položky nebyly v příslušném období zadány, nebo byly zadány chybně. Opravy z minulých období se automaticky přepočtou do běžného období.

Elektronické výplatní lístky

Povinnost zaměstnavatele vydat při měsíčním vyúčtování mzdy písemný doklad lze splnit prostřednictvím elektronických výplatních lístků. Aplikace umožňuje zaměstnancům bezpečně zobrazit a vytisknout aktuální i historické elektronické výplatní lístky na webu nebo distribuovat zašifrované výplatní lístky e-mailem.

Závěr

Podstatným trendem moderního informačního systému pro práci s lidskými zdroji je schopnost práce odkudkoli, možnost instalace v cloudu a použití mobilního klienta.

Ivo Rosol
Autor je ředitelem vývojové divize společnosti OKsystem, která je výrobcem a dodavatelem systému pro řízení lidských zdrojů OKbase.