V brněnské společnosti GIRITON Systems se věnují vývoji chytrého docházkového systému posledních 10 let. I proto, že přes něj firmy řeší nejen to, kdy zaměstnanci přicházejí do firmy, ale například i plánování směn či žádosti o dovolenou, musí neustále sledovat veškeré úpravy v legislativě a novinky například v zákoníku práce. Zakladatel společnosti Jan Gřeš dal dohromady nejzásadnější změny, které by neměly uniknout žádnému zaměstnavateli.

Více práv pro zaměstnance na dohodu i jasnější podmínky pro home office

Řada změn a úprav čeká oblast týkající zaměstnávání takzvaně na dohodu. Tedy lidí zaměstnaných na DPČ (dohoda o provedení činnosti) či DPP (dohoda o provedení práce). Pokud projdou návrhy schválením, budou muset zaměstnavatelé poměrně zásadně změnit přístup k tomuto typu zaměstnávání. „Návrh zavádí nové povinnosti pro zaměstnávání na dohodu. Tito pracovníci budou mít například nárok na dovolenou, pokud splní podmínku odpracovaných hodin. Také budou moct uplatnit překážky na straně zaměstnance, jako je například návštěva lékaře či svatba,“ upřesňuje Jan Gřeš.

Zaměstnavateli má nově přibýt povinnost rozvrhnout pracovníkům na dohodu pracovní dobu alespoň tři dny předem, pokud se nedohodnou jinak. „V tom umí velmi dobře pomoct moderní docházkový systém, kde pracovní dobu či směny jednoduše navolíte přes mobilní nebo webovou aplikaci,“ dodává Gřeš.

Zaměstnanci pracující na dohodu jsou díky legislativním změnám postaveni více na roveň zaměstnancům na běžnou pracovní smlouvu. Pokud projde řízením novela zákoníku práce, mohou mít na rozdíl od minulosti nárok i na příplatky například za noční směnu, práci o víkendu či ve státní svátek.

Druhá zásadní změna se bude týkat práce z domova. S přibývajícím počtem zaměstnanců, kteří alespoň občas využívají možnost práce z domova, se vláda rozhodla nastavit jasnější podmínky. Zaměstnavatel má podle novely zaměstnanci za práci z domova poskytnout daňově uznatelnou náhradu ve výši 2,8 koruny za každou započatou hodinu. „Obzvlášť při větším počtu zaměstnanců je těžké sledovat, kdo kdy pracuje z domova. V tomto případě se hodí mít moderní docházkový systém, který u každého zaměstnance zaznamenává jak celkový počet odpracovaných hodin, tak počet hodin na takzvaném home office. Zaměstnavatel si pak na konci měsíce jednoduše vygeneruje podklady pro mzdy,“ přibližuje Gřeš. Například Giriton navíc umožňuje zaměstnancům vidět i to, kdo je kdy dostupný. „Takže u kolegů, kteří pracují na home office, vím, kdy zrovna pracují, a můžu jim například zavolat,“ dodává Jan Gřeš.

Právě s generováním dat souvisí i novinka, kterou letos představil ve svém systému Giriton. „Přidali jsme jednoduchý editor, pomocí kterého si zákazník sám navrhne, jaká data a v jakém formátu se budou ze systému exportovat. To se hodí například v menších firmách, které nechtějí využívat přímý export do mzdového systému a data docházky se zpracovávají ručně,“ upřesňuje Gřeš. Velké společnosti pak naopak potěší možnost exportu do desítek mzdových systémů. „Náš systém umožňuje jedním klikem exportovat data docházky přímo do mzdových systémů. S některými ERP systémy máme i integraci Personalistiky a Projektů, takže když založíte novou osobu nebo projekt ve svém ERP, založí se i v Giritonu, a není tak potřeba zadávat data dvakrát,“ podotýká Jan Gřeš.

Oznamování nevhodného jednání, neboli whistleblowing

Další očekávanou novinkou v českých firmách je zavedení whistleblowing systému, což je oznamovací systém umožňující zaměstnancům anonymně hlásit například podvodné či neetické jednání uvnitř firmy. Povinnost nabídnout bezpečný způsob, jak nekalé praktiky anonymně oznamovat, budou muset pravděpodobně zavést všechny firmy s více než padesáti zaměstnanci. „I proto jsme do našeho docházkového systému přidali modul řešící tuto povinnost. Firma jednoduše založí takzvaný Whistle formulář. Zaměstnanci ho pak budou mít přístupný jak na píchacích hodinách, tak v mobilní aplikaci či na webu například přes QR kód. Mohou si vybrat, které odpovědné osobě má report přijít. Ke každému hlášení lze připojit i přílohy, pokračovat v anonymním chatu nebo dostávat notifikace o změnách,“ popisuje Jan Gřeš novinky v jejich systému, které zároveň firmám pomohou splnit podmínky chystaného a dlouho odkládaného zákona o ochraně oznamovatele.

Kontroly dodržování GDPR v docházkových systémech

Úřad pro ochranu osobních údajů oznámil, že bude v první polovině roku ve firmách provádět kontroly dodržování ochrany osobních údajů (tzv. GDPR) v docházkových systémech. „Doporučuji proto firmám věnovat větší pozornost kontrole, zda mají v rámci svých docházkových systémů vše v pořádku a v souladu s GDPR. Zejména tam, kde se používá k identifikaci zaměstnanců biometrických údajů. Za velmi citlivé osobní údaje jsou považovány nejen sken obličeje, dlaně či otisk prstu, ale například i vyfocení zaměstnance v momentu, kdy si odpíchne docházku,“ upozorňuje Gřeš.

V případě, kdy firma používá v docházce biometriku nebo focení uživatelů, je na místě ujistit se, že zaměstnanci podepsali všechny potřebné souhlasy se zpracováním osobních údajů. Zároveň Jan Gřeš také doporučuje ujistit se, že nejsou v systému ukládány citlivé osobní údaje například zaměstnanců, kteří už pro firmu nepracují, a není tedy důvod jejich citlivé osobní údaje nadále zpracovávat. „Moderní systémy by měly nabízet takzvané selektivní mazání dat – tedy například u všech ukončených uživatelů smazat jejich otisky prstů, fotky a další podobné údaje, zatímco data docházky zůstanou netknutá,“ dodává.

Zvyšující se útoky na interní systémy

Za poslední rok se citelně zvýšilo množství kybernetických útoků cílených na firmy a jejich interní systémy. Proto je dobré kromě nakládání s osobními informacemi překontrolovat i míru zabezpečení informačních systémů v organizaci. „Kde to jen jde, vřele doporučuji používání dvoufaktorového přihlašování, takzvaného 2FA. To znamená, že se kromě přihlašovacího jména a hesla použije při přihlášení i unikátní kontrolní kód anebo hardwarový 2FA token,“ vysvětluje Jan Gřeš.

Pokud firma ještě žádný moderní docházkový systém nemá a jeho koupi teprve zvažuje, doporučuje Jan Gřeš vybírat pečlivě takový, který jí dokáže práci maximálně usnadnit. „Moderní docházkový systém s podporou mobilních aplikací umožňuje efektivnější plánování pracovní síly i po zavedení nové legislativy. Export dat do mzdových softwarů, případně vlastního editoru sestav zase umí ušetřit spoustu času při zpracovávání podkladů pro mzdy. A transparentní whistleblowingový systém pomůže zvýšit důvěru a posílit vztahy mezi zaměstnanci a vedením firmy,“ vyjmenovává na závěr některé z výhod kvalitních docházkových systémů Jan Gřeš.

Ing. Jan Gřeš, MSc. Autor je ředitelem a jednatelem společnosti GIRITON Systems, která vyvíjí a dodává docházkový systém Giriton