Pojďme se podívat na to, proč používání přístupového systému není evidencí docházky a naopak, proč při používání docházkového systému není nutné aktivně monitorovat pohyb zaměstnanců, a přesto stále splňovat všechny legislativní požadavky tak, aby případná kontrola z inspektorátu práce proběhla bez problémů.

Firmy si často myslí, že docházkový systém není dostatečný, pokud nezaznamenává příchody a odchody pomocí aktivních prvků, jako jsou turnikety, čipové karty, nebo dokonce biometrie. Toto přesvědčení je pak často vede k tomu, že zavedou přístupový systém i tam, kde je to absolutně nevhodné. Například v kancelářském prostředí. V takovém případě dokonce často dubluje již existující přístupový systém dostupný a používaný v celé budově. Jaké jsou tedy hlavní rozdíly mezi přístupovým a docházkovým systémem?

Přístupový vs. docházkový systém

Tyto dva systémy jsou lidmi často zaměňovány, někdy i považovány za jeden a ten stejný.

Přístupové systémy v budovách všichni známe. Většinou obdržíte nějaký token nebo čipovou kartu a tu pak využíváte při vstupu do budovy, při odchodu, při průchodech jejími částmi atd. Přístupový systém monitoruje váš pohyb po budově a záznamy můžou částečně sloužit jako výstupy pro docházku – například seznam zaměstnanců v budově, příchod na pracoviště, odchod domů či na přestávku. Málokdy však splňují požadavky na docházkový systém, ať už z legislativního pohledu, nebo kvůli nedostatečnému komfortu pro manažery, zaměstnance i personalisty.

Docházkový systém musí splňovat jiná kritéria a paradoxně k tomu, aby byl v souladu s legislativou, nemusí aktivně zaznamenávat průchody budovou, jak si lidé často myslí. Systém by měl umět umožnit zaměstnanci zaznamenat příchod do práce, odchod z práce, respektive umožnit zaznamenat začátek a konec časového úseku, ve kterém pracovník vykonával práci nebo měl nařízenou pracovní pohotovost. Z pohledu docházky opravdu nemusíte aktivně zaznamenávat každý odchod „na cigaretu“ a každý návrat z takové pauzy. Samozřejmě, aby byl docházkový systém v souladu s legislativou, musí být schopný kontrolovat přestávky. Ale pozor – jedna věc je přestávku zaznamenat pomocí přístupového systému a druhá věc je vyhodnotit, jestli měl zaměstnanec dostatečně dlouhou přestávku na oběd, případně mezi směnami.

Pozor na evidenci pomocí biometrie

Samostatnou kapitolou je evidence docházky pomocí biometrických prvků, tedy otisků prstů nebo oční sítnice. Biometrie je velmi oblíbená a stále více firem by ji chtělo využívat. Často si však neuvědomují, že se jedná o shromažďování osobních údajů v kategorii citlivých údajů, a ty lze shromažďovat jen ve specifických případech a po výslovném souhlasu dotčené osoby, což je v případě zaměstnance vždy sporné. Proto monitorovací systémy s biometrií doporučujeme jen firmám, které mohou dokázat, že spadají do kategorií, jež vymezují naše zákony a GDPR (tedy například firmy působící v oblasti zdravotnictví, vědy, v sociálních službách, statistice apod.). Proto si vždy ověřte u svého firemního právníka, zda máte právo shromažďovat citlivé osobní údaje.

Co by měl umět docházkový systém?

Docházkový systém by měl pokrýt potřeby z více oblastí a pohledů:

• Pokrýt schvalovací proces při různých typech absencí – tedy neumožnit zaměstnanci čerpat volno mimo platnou legislativu (např. dovolená v ČR se eviduje na půldny, ne na hodiny, takže systém by měl umožnit zadávání žádostí v tomto formátu).
• Kontrolovat aktuální nárok při různých typech nepřítomností, případně jejich maxima. Tedy např.: Mám ještě vůbec v tomto roce nárok na návštěvu lékaře, nebo už jsem ho vyčerpal?
• Sledovat přesčasy, jejich průměrná týdenní, půlroční a roční maxima, zadávání a výběr náhradního volna, vyrovnávací období apod. Myslete na to, že pokud se zaměstnanec nachází po uplynutí oficiální pracovní doby na pracovišti, ještě to neznamená, že pracoval přesčas.
• Kontrolovat hodiny pracovní pohotovosti a jejich zákonný rozsah v rámci roku, nebo podle podepsané smlouvy.
• Hlídat povinnou přestávku v práci, její minimální a maximální délku i její čerpání v rámci směny.
• Kontrolovat plánování týdenní pracovní doby tak, aby se zachoval zákonný nárok na nepřetržitý odpočinek.
• Vhodně kontrolovat plánovaný týdenní či měsíční fond.
• Zohledňovat v evidenci pracovní doby různé typy úvazků a nastavení specifických skupin (Dohoda o provedení práce, Dohoda o pracovní činnosti).
• Zabezpečit nepřetržitý odpočinek mezi dvěma směnami.
• Zohledňovat specifika oboru, například plánování směn při vícesměnném a nepřetržitém provozu, sledování kapacit, plánování a vyúčtování pracovních cest…
• Různé další legislativní požadavky, jako je plánování dovolené, evidence adresy pro home office apod.
• Export docházky do mzdového softwaru, případně zabezpečení dalšího vhodného reportingu. Například export všech zákonných příplatků, výpočet nároků na stravenky atd.
• Systém by měl být srozumitelný a uživatelsky přívětivý pro všechny typy uživatelů (běžný zaměstnanec, manažer, personalista).
• Být flexibilní pro případné změny a variabilní přizpůsobení se případným kolektivním smlouvám.
• V neposlední řadě by měl poskytovat vysoký uživatelský komfort a flexibilní práci se systémem i na tabletu nebo jiném mobilním zařízení.

Výše uvedené body nepokrývají zdaleka všechny požadavky na docházkový systém, i tak je zřejmé, že požadavky na přístupový systém jsou výrazně odlišné. V případě, že se chystáte vybírat nový docházkový systém, je dobré se nejprve zamyslet nad tím, jestli zároveň potřebujete i systém přístupový, anebo už máte monitoring přístupů zabezpečený provozovatelem budovy, případně jestli vůbec je pro vaši společnost přístupový systém vhodný a potřebný.

Je třeba si uvědomit, že dnešní docházkové systémy jsou schopny naplnit zákonné požadavky zcela dostatečně, aniž byste měli problémy při případné kontrole z inspektorátu práce, i bez nutnosti zavádění monitorovacích prvků, čipových karet nebo biometrie. Naopak, moderní docházkový systém vám kromě kontroly legislativních nároků přináší výraznou přidanou hodnotu v dalších oblastech – uživatelským komfortem počínaje a automatickým exportem do mezd konče.

Jak si tedy vybrat ten pravý docházkový systém?

Je nutné, aby docházkový systém disponoval aktivním zaznamenáváním příchodů a odchodů pomocí aktivních prvků? Odpověď zní ne. Samozřejmě je v některých typech provozů tato kombinace nutností (často například u výrobních společností), ale není to nezbytná podmínka toho, aby byl docházkový systém v souladu s legislativou. V případě, že nepotřebujete pohyb zaměstnanců sledovat z nějakého bezpečnostního či oborového důvodu, je dobré se při výběru docházkového systému zaměřit na ostatní požadavky, které na něj vy a vaši zaměstnanci můžete klást.

Díky tomu, že dnes není problém systémy propojit, je už běžnou praxí systémy do firmy vybírat formou „best of breed“ pro danou oblast. Tedy neřešit všechny procesy ve firmě jedním robustním systémem, ale vybrat vícero řešení specializujících se na danou oblast. Tento přístup je vhodný i pro docházkový systém, který můžete bez obav oddělit od systému přístupového.

Viktor Mečiar Autor je výkonný ředitel společnosti TULIP Solutions.