Mluvit o HR informačních systémech v kontextu malých a středních organizací není obvyklé téma. Zatímco velké organizace potřebu HR informačního systému, ať už naplněnou, nebo nenaplněnou, pociťují, v malých a středních organizacích nebývá zvykem takové téma ani nastolovat. Malá organizace zde vidí úlohu informatiky výhradně při zpracování mezd, případně v podpoře vedení základní personální administrativy. Převažujícím smyslem je snaha o eliminaci rizik spojených s různými audity, kontrolami státních orgánů a dalším výkaznictvím.

Způsob realizace této informatické podpory vychází z reálných podmínek malých a středních organizací, kde informační systémy, pokud se o nich dá takto hovořit, bývají fragmentární, řešené podle oblastí, které v dané chvíli byly prioritní z jakéhokoliv ryze praktického důvodu. A tak pokud není mzdové zpracování zajišťováno outsourcingem mimo organizaci, bývá k němu využíván software provozovaný ponejvíce za „zavřenými dveřmi“ mzdového či personálního útvaru. Při využívání jedním či dvěma jmenovitými uživateli a při ceně, která se zpravidla pohybuje v řádech tisíců korun, je celkem pochopitelné, že pořízením tohoto softwaru vzniká jeden z izolovaných ostrovů informatiky malé organizace.

Ve středních nebo informaticky zralejších organizacích, kde je nasazen některý z odpovídajících komerčně dostupných podnikových informačních systémů (ERP), bývá pak nejčastěji využíván mzdový a personální software jako modul zajišťovaný dodavatelem ERP. Příslušný modul je dáván k dispozici opět výhradně specialistům pro příslušnou oblast, jen nahrazuje solitérní software systémovým řešením. V obou případech vzniká dojem, že tím je celá oblast personálního řízení (HRM ) informaticky vyřešena a vše další, co do ní není zahrnuto, není potřeba brát v úvahu. Takovému pohledu nahrává i běžná nabídka na trhu, kdy nejčastěji bývá nabízen mzdový software s volitelným rozšířením o personalistiku.

HR informační systém v cloudu

Popsaný přístup naráží na své hranice u mnoha malých a středních organizací z několika důvodů. Jedním z nich je trvale probíhající technologický rozvoj, který s sebou přináší nárůst počtu a rozmanitosti koncových zařízení spolu se zvyšující se rychlostí a dostupností internetu. Dalším důvodem je změna chování uživatelů, kteří při stále větší všeobecné rozšířenosti a dostupnosti informací chtějí být do jejich sdílení a využívání zapojeni přímo, bez prostředníků, pracovat v tzv. samoobslužném režimu, s on-line aplikacemi. Současná vlna konzumerizace ICT oboru dělá ze stále většího počtu lidí nejen spotřebitele, ale také spolutvůrce informací. V neposlední řadě je tímto důvodem i narůstající množství rozšiřujících a doplňkových, více méně živelně vznikajících aplikací a informačních zdrojů pro zajištění úloh HR informačního systému, které byly na začátku opomenuty. Děje se tak v každé, i malé a střední organizaci. Rozmanitost těchto ad hoc vytvářených nástrojů je hrozbou pro bezpečnost i pro nekontrolovatelnou spotřebu zdrojů potřebných ke zpracování jinak celkem banálních HR úloh.

V malých a středních organizacích tak dochází stále častěji ke střetu dvou konceptů. Na jedné straně jde o snahu dělat vše co nejjednodušeji a nejúsporněji. Zvláště v oblasti práci s lidmi, která je vnímána jako podpůrný proces. Proti tomu stojí poznatek, že skutečná implementace HR informačního systému je tak náročná záležitost na finanční a lidské zdroje, že je neslučitelná s možnostmi malých a středních organizací. Výsledkem takových úvah bývá, že ke stávajícím mzdám a personalistice se vždy v případě, kdy se to ukáže jako nevyhnutelné, pokryje dílčí „kritická“ oblast separátním řešením. To však s sebou přináší také nárůst nedořešených vazeb, ručních datových přenosů, informačních ostrovů, vytváření dalších a dalších duplicit, a tím narůstající potřebu administrativní rutinní práce bez jakékoliv přidané hodnoty. Ostatní oblasti, které jsou ponechávány na libovůli zpracovatelů, jsou zajišťovány nesystémovým způsobem, papírově, excelem či aplikací vlastní výroby. Domnívat se, že se jedná o ten nejúspornější a nejjednodušší způsob, může jen ten, kdo bere v úvahu pouze „viditelné“ přímé náklady.

V současnosti nabízená cloudová řešení pokrývající ucelenou oblast HR informačních systémů, nebo alespoň jejich větších částí vytvářejí novou příležitost pro malé a střední firmy, které si výše popsanou past uvědomují. Tíží je náklady na transakce plynoucí z nedostatečného programového vybavení pro oblast práce s lidmi, potřebují zapojit do práce s informacemi manažery stejně jako ostatní zaměstnance, ale přitom nechtějí implementovat HR informační systém s náklady a investicemi, jak to znají od velkých organizací. Jejich filozofií zároveň bývá, zcela v souladu s udržením nákladů na přijatelné výši, nezbavovat se ničeho, co organizaci dobře slouží. V konkrétním případě to znamená ponechat si „odladěné“ zpracování mezd a personální administrativy, tedy těch oblastí, kde se nedá předpokládat výrazná inovace. Naopak očekávají, že je nové řešení zbaví všech, nebo alespoň většiny nekomfortních a redundantních zpracování informací nakupených v průběhu času. Od žádanek až po plánování pracovní doby, od popisů pracovních míst až po hodnocení a výkonnostní odměňování pracovníků.

HR informační systémy přístupné v cloudu dokážou splnit dříve nesourodé požadavky zákaznického nastavení a všeobecně přijatelné ceny. Známý cloudový obchodní model, zvaný Saas (software as a service) je založen na tom, že jako služba je nabízen software. V nedávné době se začal používat ještě další cloudový obchodní model, označovaný jako SaaS2 (solution as a service), což znamená, že předmětem služby je řešení, tedy software včetně jeho zákaznického nastavení. Co se týká HR informačních systémů, všeobecně vhodnější cloudový obchodní model se zdá být ten druhý. Pro jednoduché evidenční úlohy personální administrativy může být sice dostačující první obchodní model, ale pro komplikovanější procesní úlohy doplněné schvalovacími prostupy s přispíváním více rolí (zaměstnanec, manažer, personalista, člen vedení, …) je vhodnější, je-li v rámci služby poskytováno celé řešení, tedy software včetně základního nastavení podle požadavků zákazníka.

Bezpečnost, důvěra a náklady

V případě cloudového obchodního modelu SaaS2 poskytovatel cloudu nainstaluje a provozuje příslušný aplikační software na vlastní infrastruktuře a uživatelé zákazníka k tomuto řešení přistupují pomocí klientů, což je v nejčastějším případě internetový prohlížeč. Tento způsob práce zbavuje uživatele povinnosti starat se o infrastrukturu a platformu, na které aplikace běží. To znamená, že odpadne potřeba instalací a zajišťování provozu pracovníky vlastního IT oddělení. Z pohledu uživatele se také zjednoduší zodpovědnost za chod aplikace. V případě přerušení provozu se obrátí na jedno kontaktní místo a nemusí být svědkem tahanic o kompetence mezi vlastním IT útvarem a dodavatelem. Tyto nesporné výhody jsou nejsilnějším motivem při rozhodování zákazníka, zda využít nabízených cloudových řešení. Naproti tomu musí tato řešení čelit nedůvěře konzervativně smýšlejících zákazníků.

Čím cloudová řešení HR informačních systémů vzbuzují nedůvěru? Nedůvěra pramení většinou z toho, že místo ukládání a zpracování citlivých dat se nachází mimo vlastní fyzické prostory zákazníka. Samotné technické řešení v podobě privátního cloudu se zabezpečeným přístupem a provozovaného v profesionálních datových centrech lze však z hlediska bezpečnosti jen těžko zpochybnit. Na nedůvěru ze strany informatiků lze proto narazit převážně jen v případech, kdy si vybudovali vlastní cloud a chtějí pochopitelně aplikace provozovat v něm. V takovém případě mohou být IT jen stěží objektivní při rozhodování. Klíčovou otázkou rozhodnutí zákazníka stran důvěry lze tedy formulovat tak, jestli vyslovení důvěry externímu dodavateli podložené smluvní zárukou vnímá jako slabší či silnější než vyslovení důvěry pro práci s citlivými údaji vlastním zaměstnancům.

Cloudová řešení provozu HR informačních systémů mohou být, zvláště pro malé a střední organizace, velkou příležitostí. Pokud na ně nahlížejí novým paradigmatem, mohou rozpoznat potenciál vysoké přidané hodnoty. Vhodně vybrané řešení zákazníkům umožňuje ponechat si stávající software pro mzdy a personalistiku, který se osvědčil, a přitom zajistit bezpečný přístup k citlivým informacím a jejich zpracování těm, kdo je potřebují k práci, tedy manažerům a ostatním zaměstnancům. Díky cloudovému obchodnímu modelu služby zároveň dostávají pod kontrolu veškeré náklady transformací nepřímých a přímých nákladů do podoby pravidelného a předvídatelného předplatného.

František Mika
Autor je ředitelem společnosti MMI.