Moderní docházkové systémy se dnes specializují na jednotlivá odvětví nebo skupiny odvětví, aby jim zajistily plnou podporu řešení. Nelze se tak spoléhat, že pokud vám někdo známý doporučí docházkový systém, který sám využívá, bude vyhovovat také potřebám vašich zaměstnanců a HR oddělení.

Jaká specifika tedy jednotlivá odvětví mají a jaký docházkový systém je pro ně vhodný?

Finanční sektor

Banky a další finanční instituce mívají část zaměstnanců pracujících na klasickou 8hodinovou pracovní dobu, obvykle na centrále. Pro ně můžete vybírat z široké nabídky, protože většina docházkových systémů umí tuto stabilní část zaměstnanců bez problémů evidovat a spravovat v souladu s legislativou.

Ve finančním sektoru je však velká část zaměstnanců pracujících v tzv. „call centrech“ – tedy na odděleních, která musí být dostupná během mnohem delší doby, včetně víkendů, případně v noci.

Call centra mají nerovnoměrně rozloženou pracovní dobu a podle vyhlášky mají tito zaměstnanci nárok na bezpečnostní přestávku. Ta by se měla plánovat každé dvě hodiny, započítává se do pracovní doby a trvá do 10 minut.

Součástí práce v bankách je i pohotovost. Je dána dopředu, má své limity a v určitém okamžiku – tedy když je zaměstnanec přivolán reálně pracovat – se překlápí do práce přesčas.

Pohotovost a práce přesčas ovlivňují mzdy, spolehlivé výstupy z docházky jsou proto pro správný výpočet mezd nesmírně důležité. Váš docházkový systém by měl být schopen tyto typy docházky plnohodnotně pokrýt v souladu s legislativou. Velice vám to pomůže a u moderních (hlavně cloudových) systémů je to již ve většině případů standardem.

Specifickou oblastí, zejména v případě větších bankovních domů, je docházka pobočkové sítě. Síť má svou zvláštní hierarchii pro schvalování docházky, zaměstnanci často pracují ve dvousměnném provozu včetně sobot a nedělí. Docházka sítě v bankách (oproti například docházce v retail odvětví) není až tak náročná na flexibilitu plánování, protože zaměstnanci pracují spíše rovnoměrně a obvykle jich na pobočce není mnoho. Nicméně je zde rovněž potřebná legislativní kontrola přestávek, výpočet příplatků a podobně.

Zdravotnictví

Mimořádně specifický obor. Ve zdravotnictví existují snad všechny typy docházky, práce a nejvíc výjimek. Zdravotníci (hlavně v nemocnicích) dělají na směny, pohotovosti, mají služby, příslužby… Navíc mohou sloužit na různých odděleních, takže ne vždy je řídí jejich oficiální nadřízený.

Plánování směn je dnes možné sofistikovaně vyřešit v docházkovém systému, který vám umožní rozsáhlé naplánování směny na oddělení, v týmu, na celý rok i déle. Zaměstnance si můžete označovat vlastními tagy, které vám zajistí přehled o tom, zda máte na směně potřebné odborníky – například anesteziologa, dostatek sester, radiologa, osobu hovořící cizím jazykem a podobně. Cokoli potřebujete v docházce sledovat, vám specifický docházkový systém zajistí. Není to ovšem součástí běžných systémů. Ve zdravotnických zařízeních dále pracuje i nezdravotnický personál, jako ekonomové, uklízečky, ostraha či vrátní, a ti mají zase úplně jinou formu docházky. U některých je vhodnější klasické odpípání pomocí karty. Skloubit všechno dohromady není samozřejmostí a je důležité být připraven na to, že pokud hledáte docházkový systém pro zdravotnické zařízení, budete jich muset implementovat více pro různé typy zaměstnanců. Pravděpodobně budou dva – moderní cloud pro plánování směn i evidenci absencí a klasický fyzický terminál pro pípání příchodů, odchodů a přestávek. Oba systémy lze propojit, aby navzájem „četly“ zadané údaje. Patří to již k finančně náročnějším projektům, a jelikož zdravotnická zařízení jsou většinou ve vlastnictví státu nebo samosprávy, finance bývají občas stopkou modernizaci interních procesů ve zdravotnických zařízeních. Lídry jsou tedy spíše instituce v soukromých rukou.

Z výše uvedeného jasně vyplývá, že zde je kladen důraz na velkou flexibilitu docházkového systému, který musí být schopen pokrýt veškeré případy. Zároveň je důležité zmínit, že pracovníci ve zdravotnictví se liší i z pohledu edukace uživatelů docházkového systému – a s tím spojených nároků a očekávání na systém a jeho ovládání.

Výrobní podniky

Podobný problém jako zdravotníci mívají i výrobní podniky. Také v nich pracuje několik typů zaměstnanců. Kancelářský personál si už v dnešní době nechce pípat při příchodu nebo na přestávky, nezanedbatelnou část pracovní doby často pracuje také z domova. Obojí si žádá moderní docházkový systém na bázi cloudu.

Samotná výroba však stále tvoří největší část podniku a detailní kontrola velkého počtu zaměstnanců je pro fungování podniku klíčová. Obzvláště při velké fluktuaci pracovníků, která toto odvětví zasahuje. Není proto možné dobře znát každého zaměstnance a fungovat na principu důvěry v jeho čestnost. Minimálně to nebývá zvykem. I zde se tedy doporučuje jakési hybridní fungování – část zaměstnanců řeší hlavně tzv. „negativní docházku“, tj. evidenci absencí a jiných výjimek, a část plnohodnotnou „pozitivní docházku“, kdy si evidují podrobně příchody a odpracovanou dobu. Většinou se opět jedná o kombinaci dvou docházkových systémů najednou.

Ve výrobních podnicích často funguje nastavení, kdy mistr či vedoucí směny plánuje docházku pro jednotlivé zaměstnance, kteří následně jednoduše, většinou pomocí pípačů, docházku „vyplňují“. Pro vedoucího směny je důležitá možnost kontroly plánu oproti realitě, upozornění v případě, že daný zaměstnanec nemá odpípnuto, a podobně.

Docházkový systém jako prvek bezpečnosti

Právě bezpečnost je nejčastější obavou při modernizaci interních procesů ve firmě. Přejít do cloudu vyžaduje změnu vnitřního nastavení zaměstnanců. Přechází se z fyzicky přítomného kontrolního mechanismu (pípací terminál) na virtuální řešení, které vidět není. Zaměstnanec neví o vzorcích na pozadí, které přepočítávají nároky, zaznamenávají odpracovanou dobu či kontrolují legislativu. A hlavně zajišťují, aby se k datům nedostal nikdo nepovolaný a něco se nepokazilo. Dnes by jim však už měl důvěřovat i řadový zaměstnanec, vždyť chytré telefony, e-shopy nebo e-mail používáme téměř všichni denně.

Do výběru docházkového systému je třeba zainteresovat také IT oddělení. Pokud firma vlastní IT nemá, není problém sehnat externí společnost, která na výběr dohlédne.

Zkušený člověk během pár otázek zjistí, zda a jak to dodavatel myslí vážně s bezpečností jeho systému. Ale abychom nestrašili, není důvod k obavám. Většina dodavatelů je naprosto spolehlivá a bezpečnost má pokrytou. Stačí se zeptat na mezinárodní certifikace, penetrační testy, servisní obsluhu nebo kde se ukládají data. Od většiny dodavatelů se vám dostane uspokojivé odpovědi. Pomáhá i to, pokud mezi referencemi najdete velká mezinárodní jména. Tyto firmy mají zpravidla mnoho bezpečnostních požadavků, které jsou schopny splnit jen poctiví dodavatelé.

V zásadě ale platí, že bezpečnost cloudového řešení je vyšší než bezpečnost vašeho lokálního docházkového systému. Je to dáno jednoduše tím, že pro cloudové řešení je bezpečnost jedním ze zásadních prvků podnikání. Cloudový poskytovatel si nemůže dovolit bezpečnostní incident či únik dat, neboť by to pro jeho podnikání mohlo být likvidační. Proto poskytovatelé těchto řešení investují do bezpečnosti výrazně více prostředků než podniky mimo tuto sféru. Výše investice je pak poplatná zabezpečení daného řešení. Cloudové společnosti běžně investují do bezpečnosti statisíce korun ročně. Schválně, kolik jste za poslední rok investovali do zabezpečení vašeho systému či obecně IT prostředí vy?

Legislativní úprava práce z domova přeje cloudu

Česko se v brzké době chystá dohnat dosud neřešená pravidla pro home office, která EU vyžadovala již od srpna. Doposud se práce z domova považovala za benefit, ovšem EU žádá, aby se stala standardem. Novela by měla upravit také příspěvky na energie, které firma poskytne zaměstnanci pracujícímu z domova.

Podstatné však je, že práce z domova bude ukotvena v zákoníku práce jako standard, a firmy se budou muset přizpůsobit i nástroji, jež používají. Včetně docházkových systémů. Předpokládá se proto, že trend využívání cloudových řešení se výrazně zvýší. Evidovat docházku přímo na pracovišti „pípáním“ bude pro mnohé obory přežitkem, kterého budou nuceny se zbavit. Tento trend započal již před 2 lety během pandemie a po zakotvení v zákoně se budou muset přizpůsobit také konzervativní společnosti – pokud si budou chtít udržet kvalitní zaměstnance.

Soňa Výhonská, Viktor Mečiar Autoři článku působí ve společnosti TULIP Solutions.