facebook
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
Inzerce
 
Tematické seriály
Nové!

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 
Nové!

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 
Nové!

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 

Pokročilá analýza provozu datových sítí

V tomto čtyřdílném seriálu vás seznámíme s různými metodami a přístupy...

1. až 4. díl >>

 

Cesta k efektivnímu identity managementu

Správa identit a přístupů (IAM) je klíčová oblast pro zaručení bezpečnosti...

1. až 9. díl >>

Partneři webu
K2 atmitec
Small Business Solutions , HRM - Řízení lidských zdrojů

Evidence docházky v menších firmách a její specifika

Viktor Mečiar


TULIPStačí malé společnosti evidovat docházku v Excelu? Mohou s tím být spojena nějaká rizika? Jak vypadá podobná evidence v docházkovém systému a jaký je jeho přínos pro malé firmy?


Hned v úvodu je třeba zmínit, že již dozrál čas na využívání docházkových systémů i menšími společnostmi, které zaměstnávají 10 a méně osob. Mnoho takových firmiček dnes využívá k evidenci excelové tabulky, případně i papírovou docházkovou knihu. Hlavním argumentem je jednoduchost, zvyk a v podstatě žádná potřeba oficiálních schvalovacích procesů, jelikož v malé skupině lidí probíhá schvalování často ústně a není vyžadována formální stránka.

Jak potřebují malé firmy sledovat docházku?

V minulosti se celkem logicky zdála investice do docházkového systému zbytečná, vzhledem k relativní robustnosti, nezbytné instalaci spojené někdy též s pořízením hardwarového zařízení, a z dalších podobných důvodů. Doba však pokročila a dnes nic z uvedeného zapotřebí není. Velkou výhodou malé firmy v oblasti docházky je právě její jednoduchost. Často postačuje tzv. negativní docházka, kdy mají zaměstnanci automaticky nastavenou pracovní dobu a sami si evidují pouze absence různých typů dle nastavení (dovolená, návštěva lékaře a podobně). Není tedy potřeba instalovat hardwarové zařízení (tzv. „píchačky“). Vše zvládne zaměstnanec z počítače, mobilu či tabletu.

Ideálním řešením pro malé firmy jsou cloudové docházkové služby, kde zcela odpadá jakákoliv instalace, docházka se dá nastavit v několika krocích a je tak možné ji velmi rychle začít používat:

  • Zaevidování zaměstnanců a jejich přiřazení k nadřízenému.
  • Přiřazení docházkových skupin, přičemž docházková skupina bývá často jedna pro všechny zaměstnance.
  • Nastavení aktuálních docházkových zůstatků každého zaměstnance.

Zmíněná nastavení probíhají ve spolupráci mezi dodavatelem a personalistou společnosti. Po absolvování těchto kroků je vše nakonfigurováno a připraveno k ostrému provozu ve firmě.

Příklad zadávání žádosti o dovolenou v docházkovém systému TULIP
Příklad zadávání žádosti o dovolenou v docházkovém systému TULIP

Výhody docházkového systému (nejen) pro malé firmy

Najít dnes docházkovou službu a začít ji využívat opravdu není problém. Proč se však odhodlat k této změně? Jaké benefity vám může přechod od dnešního zaběhnutého Excelu či papírového vedení docházky na sofistikovanější službu přinést?

  1. Legislativní kontrola. Evidence v Excelu nebo na papíře s sebou nese riziko chyb. Je možné, že docházku neevidujete správně dle platné legislativy. Sofistikovanější služba vám soulad s legislativou zajistí. S případnou kontrolou ze strany inspektorátu práce by tak neměl být žádný problém. Výhodou služby je i její pravidelná aktualizace, takže v případě legislativní změny by měla být úprava automaticky v systému zapracována.
  2. Docházka je zaměstnancům stále k dispozici. Zaměstnanci budou mít přehled o aktuálním zůstatku dovolené a kdykoliv si mohou pohodlně zadat absenci.
  3. Evidence práce na dohodu. Jednoduchý cloudový systém vám může pomoci nejen při evidenci docházky běžných zaměstnanců, ale například také při evidování a případném schvalování odpracovaných hodin zaměstnanců pracujících na dohodu.
  4. Formalizace schvalovacích procesů. Možná to zní překvapivě, ale výhodou je také formalizace schvalovacího procesu v docházce. Tím, že schvalování bude formálně v systému, předejdete občasným nedorozuměním typu „vždyť jsem ti říkal, že budu mít dovolenou“, a zároveň je to dobrá vstupní brána pro přípravu firmy na různé certifikace, které podobné formální procesy vyžadují (například, uvažujete-li o certifikaci ISO).
  5. Příprava na růst firmy. Docházkový systém vám ulehčí případný další rozvoj firmy, například při zvýšení počtu zaměstnanců nebo expanzi do více lokalit. Při růstu firmy může být nezbytné přejít na složitější evidenci docházky – na plánovač směn nebo evidenci přesčasů, což by vám měl systém umožnit.
  6. Snížení chybovosti. Díky sofistikovanějšímu docházkovému systému se sníží chybovost v docházce, resp. v její evidenci. Systém často navede zaměstnance správně již při zadávání absence. Například mu nedovolí zadat dovolenou v hodinách, nepovolí překročit aktuální saldo a podobně. Zároveň docházkový systém umožní zautomatizovat přenos údajů docházky do mzdového softwaru, kde v případě evidence papírové nebo pomocí Excelu obvykle dochází k manuálnímu přepisu z podkladů do mezd. Toto všechno vám ve výsledku ušetří čas při zpracování mezd zaměstnanců a s tím spojené náklady, zejména pokud vám mzdy zpracovává externí společnost.

Pokud vás tyto důvody nepřesvědčily, je po ruce ještě argument peněz. S dobrým docházkovým systémem jde o poměr ceny a kvality služby. Malé firmy nepotřebují obrovské řešení s množstvím funkčností. Postačí základní balíček, u nějž se ceny na trhu pohybují jednorázově nebo měsíčně v řádu jednotek tisíc českých korun. Taková služba se vám při úspoře času a snížení chybovosti v evidenci docházky vyplatí. I když jste firma s pár zaměstnanci.

Viktor Mečiar Viktor Mečiar
Autor článku je výkonným ředitelem společnosti TULIP Solutions.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

Využijte letní akce na předplatné časopisu IT Systems!

Nenechte si ujít příležitost dostávat pravidelně informace ze světa podnikové informatiky a předplaťte si časopis IT Systems. Udržujte si přehled v oboru a získejte inspiraci, jak využít informační technologie pro vaši firmu nebo organizaci. K pořízení nebo obnovení předplatného IT Systems je nyní ideální příležitost. Právě totiž probíhá letní akce, v rámci níž je možno získat roční předplatné jen za 699 Kč.

Časopis IT Systems / Odborná příloha Archiv časopisu IT Systems
IT Systems 6/
IT Systems 5/
IT Systems 4/
IT Systems 3/
Oborové a tematické přílohy
příloha #1 6/
příloha #1 5/
příloha #1 4/
příloha #1 3/
SAP NOW Week
Kalendář akcí