O jak rozšířený problém se jedná, dokládá studie společnosti Gallup z roku 2019, podle které pouze méně než třetina zaměstnanců souhlasí s tím, že je onboarding připravil na novou roli. Na druhou stranu dobře zvládnutá adaptace nováčků podle uvedeného průzkumu zvyšuje 2,6krát pravděpodobnost, že budou se svým pracovištěm mimořádně spokojeni.

„V praxi stále ještě vidíme, že onboarding bývá manuální, pracný a papírový proces, který pro vykonavatele obnáší mnoho rutinních činností. Instrukce před nástupem nováčci dostávají v sérii e-mailů, po nástupu jsou naráz zahlceni velkým množstvím málo struk­tu­ro­va­ných informací, zaškolování je nahodilé,“ říká Jaroslav Bělehrad ze společnosti Y Soft, která vyvíjí onboardingové řešení Clerbo.

Využití moderních technologií a digitalizace onboardingu mají potenciál snížit administrativní zátěž, zrychlit oběh dokumentů a nováčkům přinést pozitivní zkušenost, která ovlivní jejich další působení v organizaci. Z pohledu IT systémů se jedná o předsunuté cloudové aplikace, které dokáží pracovat s uživateli přihlašujícími se přes své osobní e-maily a po nástupu je plynule převést na firemní identitu. Aplikace přitom může z pohledu značky působit stejně jako ostatní systémy, a ještě před nástupem tak formovat postoj nováčků k budoucímu zaměstnavateli.

Onboardingová aplikace nemusí nováčky provázet jen nezbytnou administrativou před nástupem. Může navíc zprostředkovat nahlédnutí do firemní kultury, být rozcestníkem do dalších systémů a také naplňovat požadavky compliance a shromažďovat informace o seznámení se s interními směrnicemi a postupy. Z pohledu interní komunikace může plnit také funkci „interaktivní nástěnky“ a informovat o aktuálním dění ve společnosti.

„Naše zkušenost říká, že největším zádrhelem implementace onboardingové aplikace je prvotní vytvoření obsahu, který je jejím prostřednictvím nováčkům prezentován. Přitom kvalitní onboarding nezávisí jen na tom, že je vše procesně dobře nastaveno a zau­to­ma­ti­zo­vá­no. Celkové pozitivní vyznění dělá především kvalitní (tedy aktuální, relevantní a atraktivní) obsah. Proto může být zejména pro firmy působících v oborech, které se rychle rozvíjejí, udržování standardu kvality onboardingu výzvou,“ přibližuje potenciální překážky digitalizace onboardingu Viktor Kulhavý z Y Softu.

I proto má také zde své místo využití umělé inteligence. Nováčci potřebují důležité informace o společnosti v uživatelsky příjemné struktuře, zjednodušit rozsáhlý kontext na klíčové body a jejich dávkování just-in-time (tedy když je zrovna nový člen týmu potřebuje). Umělá inteligence může také pomoci při analýze zpětné vazby od nových zaměstnanců, což umožní další zlepšování onboardingu na základě jejich zkušeností a potřeb. Právě data-driven zlepšování onboarding procesu bylo společnostmi, které se zúčastnily Průzkumu onboardingové praxe v roce 2024, identifikováno jako nejvíce palčivé téma.

Efektivní onboarding je jednoznačně investicí do budoucnosti firmy. Spokojený a dobře adaptovaný zaměstnanec je produktivnější, loajálnější a přispívá k pozitivní atmosféře v týmu. Kvalitní onboarding a využití moderních technologií a přístupů, které tento proces usnadní a zefektivní, by tedy měly být ve výsostném zájmu firem všech velikostí.