Ve společnosti GZ Digital Media (dále jen GZ) byl nasazen a od roku 1998 využíván informační systém UniPack od české firmy GC System vyvinutý nad databázovým prostředím UniVerse. Tento informační systém během několika let přestal splňovat informační potřeby firmy a nepodporoval dostatečně její podnikatelské záměry. Výrobce informačního systému totiž ukončil jeho vývoj. Aplikace tak postupně ztrácela kontakt s moderními technologiemi. Například uživatelské rozhraní aplikace bylo pouze ve znakovém prostředí (terminál) bez ovládání myší a použitá postrelační databáze neumožňovala napojení standardních aplikací (Excel, Word, B2B, MIS apod.)
Tato omezení se pak nadále promítala do řady dalších nevýhod a problémů, se kterými se musela jak administrace provozu IS, tak i samotní uživatelé vyrovnávat. Proto firma GZ hledala dodavatele nového integrovaného programového systému, který by plně nahradil stávající informační systém.

GZ Digital Media

GZ Digital Media a.s. je jednou z předních evropských společností poskytující komplexní služby výroby, kompletace, skladování a distribuce optických nosičů a tiskovin. Společnost má sídlo v Loděnicích v České republice. Zde se nachází i hlavní výrobní závod společnosti. Kromě závodu v Loděnicích vlastní pobočku ve Skotsku a obchodní zastoupení v řadě států Evropy (UK, Benelux, Francie, Maďarsko). V současné firma vyváží své zboží do 40 zemí po celém světě. Firma v současné době zaměstnává 900 zaměstnanců, většina provozů zde funguje 24 hodin denně 7 dní v týdnu. Obrat společnosti dosáhl loni téměř jeden a půl miliardy korun.

Výběr informačního systému

Z pracovníků jednotlivých úseků firmy byl vytvořen tým pro výběr nového informačního systému, přičemž management společnosti využil také služeb konzultační firmy KPMG. Velké úsilí bylo věnováno vytvoření klíčového dokumentu (Definice projektu), který popisoval rozsah dodávaného řešení, cíle implementace, harmonogram postupu, rozpočet a dále i analýzu podnikových procesů, která umožňovala jednak následně vypracování detailního poptávkového dokumentu, dále nasměrovat otázky pracovní komise při prezentacích jednotlivých dodavatelů a návštěvách realizovaných implementací. Při vlastní implementaci vybraného informačního systému byla vodítkem pro práci implementačního týmu. Hlavní i dílčí cíle implementace se měly realizovat s minimálním množstvím zákaznických úprav, protože s „ohýbáním“ a přizpůsobováním informačního systému nejsou dobré zkušenosti.
V roce 2002 bylo zahájeno interní výběrové řízení. Bylo osloveno asi deset nejvýznamnějších firem, které předaly své nabídky. Až nás překvapilo, jak rozdílné byly nabídky, které jsme obdrželi. Většina se nesla v duchu popisu informačního systému a konstatování, že náš systém vám určitě vyhoví, můžeme začít implementovat a stát to bude tolik. Některé nabídky se lišily v tom, že dodavatelé požádali o více informací (o našich podnikových procesech, stávajícím informačním systému, datové základně, ...).
Ze zaslaných nabídek čtyři postoupily do druhého kola. Implementační tým absolvoval představení těchto firem a jejich nabídek, pohovory a také osobní referenční návštěvy u zákazníků, které jednotliví dodavatelé doporučily. Hodnoceny byly především dostupné funkce v ERP systému, použité technologie, mobilita, otevřenost, reference dodavatele a v neposlední řadě i celková cena.
Z výběrového řízení vyšla vítězně firma IFS se svým stejnojmenným informačním systémem. Jejím úkolem bylo vypracovat předimplementační studii a prokázat tím svou připravenost dobře zvládnout celý projekt.
Zároveň bylo nutné zajistit dodavatele hardwaru pro server a také vyměnit většinu PC, protože pro původní systém v emulovaném terminálovém provozu stačily i málo výkonné stanice. Nakonec byl vybrán server od firmy Fujitsu Siemens s operačním systémem Solaris a databázová technologie Oracle.

Nasazení nového řešení

Vlastní implementace probíhala v roce 2003 zpracováním implementační analýzy, přičemž samotné spuštění ostrého provozu všech modulů pak bylo naplánováno od 1. července 2003. Bohužel se nepodařila dodržet podmínka o minimálním množství zákaznických úprav, především v oblasti TPV a výroby, a tak se datum spuštění ostrého provozu posunul na 1. ledna 2004. Během té doby probíhaly u IFS programovací práce, především na konfigurovaných položkách a v GZ bylo prováděno testování a upřesňování požadavků. Nadále probíhalo školení uživatelů, kteří i nadále museli vykonávat svou běžnou pracovní činnost. Změny to byly velké, ale po celou dobu jejich mnohdy i bolestného zavádění jsme si uvědomovali, že jsou nutnou podmínkou toho, abychom úspěšně dokončili projekt, jehož cílem je posílení vlastní konkurenceschopnosti.
V období mezi Vánoci a Novým rokem proběhly převody dat a druhého ledna byl ostrý provoz za částečné podpory konzultantů z IFS spuštěn. Byly sledovány reakce uživatelů a systému. Na jejich základě byly vyvozovány patřičné důsledky, tj. úpravy parametrů, dodatečná proškolování uživatelů a podobně. Vzhledem k delší době testování se však jednalo pouze o menší upřesnění nastavení.
Postupným zvyšováním počtu uživatelů, což bylo způsobeno například ukončením účtování do starého roku ve starém systému a začátkem účtování a kontroly v novém, se začaly prodlužovat odezvy systému a ukázalo se, že server, který v pohodě stíhal testování, najednou nestačí svým výkonem. Došlo tedy k nákupu nového serveru včetně diskového pole od firmy IBM s operačním systémem AIX, který svým výkonem zvládal požadavky více než dvou set uživatelů.

IFS Aplikace

Společnost IFS je jeden z předních globálních dodavatelů podnikových aplikací. Společnost byla založena v roce 1983, disponuje 2 600 zaměstnanci. IFS vyvíjí a dodává podnikové aplikace založené na komponentové architektuře pro střední a velké podniky. IFS Aplikace, které jsou založeny na webové a portálové technologii, dnes používá přes šest set tisíc uživatelů.
IFS Aplikace poskytují rozšířenou funkcionalitu ERP, včetně řízení dodavatelského řetězce (SCM), správy majetku (EAM), údržby, oprav a revizí (MRO), řízení životního cyklu výrobku (PLM), řízení vztahů se zákazníky (CRM) a správy podnikových obchodních procesů (CPM). IFS Aplikace jsou k dispozici v 54 zemích a ve 22 jazycích.

info@ifs.cz
www.ifsworld.com/cz

Praktické zkušenosti z implementace i provozu

Projekt zavedení informačního systému lze rozhodně hodnotit kladně, protože určitě splnil většinu našich očekávání. Přínosy lze rozdělit na technologické, funkční a manažerské. Mezi technologické lze uvést aplikační software na platformě Windows a plnohodnotnou relační databázi, která přináší bezpečnost a bezchybnou konzistenci dat. Uživatelům se velmi líbí přístup k datům přes ODBC pomocí Excelu, protože si je poté mohou upravit a filtrovat dle svých potřeb. U funkčních přínosů lze vyzdvihnout, že se nám podařilo dosáhnout podstatným způsobem zlepšení podpory procesu: příjem zakázky – plánování – zásobování – výroba – expedice – účetnictví. K manažerským přínosům lze uvést dobré využití controllingových nástrojů v podrobném členění a zkrácení data měsíční závěrky.
Cesta k dosaženým přínosům ale nebyla snadná. Může se zdát, že během projektu a následného rutinního využívání bylo vše snadné a vše šlo hladce, ale rozhodně tomu tak nebylo. Během projektu jsme museli překonat spoustu překážek a vynaložit spoustu úsilí. Ty největší se týkaly změny uvažování koncových uživatelů, které byly mnohdy způsobeny srovnáváním nového systému se zneužívanými postupy starého systému. Někde způsobila překážku i obyčejná práce s myší, na kterou někteří uživatelé nebyli zvyklí. Právě tyto uživatele nebylo jednoduché motivovat a aktivně zapojit do procesu implementace.
Dále bylo nutné zasahovat do primárních procesů, měnit zvyky lidí, sladit a řídit implementační tým. Nemáte ovšem k dispozici nové lidi, kteří by měli za úkol pouze implementaci. Analýza až tak náročná nebyla a chod firmy neovlivnila, avšak s implementací to bylo přesně naopak. Tým se skládal na naší straně z vedoucích pracovníků, kteří museli řešit každodenní problémy na svém pracovišti a zároveň také provádět a zajistit mnoho úkolů pojících se s implementací. Průběh implementace nesmí ohrozit fungování primárních procesů vlastní firmy, a tím následně ani zákazníky. Bylo by jistě ideální zastavit na nějaký čas firmu a implementovat v klidu ERP systém, ale to v žádné firmě samozřejmě nejde.
Určitě to tedy nebyla žádná procházka růžovým sadem. Při překonávání překážek v projektu hrály důležitou roli tři věci: ochota a síla vašeho vlastního týmu, schopnosti a zkušenosti konzultantů dodavatele a konečně kvalita implementovaného produktu.

Rozvoj systému a nové výzvy

Pokud bychom se ohlédli na právě dokončené čtyři roky ostrého provozu IFS, lze konstatovat, že po počátečních problémech se situace stabilizovala jak z pohledu aplikace, tak i uživatelů. Vytvořili jsme uživatelům velké množství výstupů dle jejich představ, zároveň doprogramováváme vlastní aplikace, které využívají data z IFS a dále je rozšiřují, jako je vážení a focení palet na expedici, propojení docházky, mezd a systému IFS, zobrazování katalogu a technických výkresů pro zákazníky na webu apod.
Požadavky stále přibývají, a protože je potřeba být stále rychlejším a spolehlivějším partnerem našich zákazníků, kteří své požadavky velmi často mění, je nutné mít na druhé straně velmi dobrou přehlednost o aktuální situaci ve výrobě, možnost rychle přeplánovat a přitom okamžitě odhalit dopady nového plánu na všechny zakázky. Ty nás přiměly uvažovat o zásadní změně systému plánování a řízení výroby v podniku, tzv. pokročilé plánování a rozvrhování (APS), které by zdokonalilo naší schopnost plánovat, rychle identifikovat a řešit problémy v oblasti kapacit, řídit realizaci obchodních případů, lépe termínovat potřeby materiálu, stanovovat reálné termíny dodání a možnost provádět simulace plánu.
Dále máme v plánu podpořit analytické a rozhodovací procesy ve firmě nasazením výkonných analytických a vykazovacích nástrojů business intelligence, které by umožnily ucelený a efektivní přístup k práci s firemními daty, které manažeři potřebují pro svá strategická rozhodnutí.

Autor článku je vedoucím odboru IT společnosti GZ Digital Media.