Jak v loňském roce zasáhla pandemie covidu do vývoje informačního systému K2? Vím, že každoročně uvádíte novou verzi kádvojky, ale loni musela být její příprava jistě mimořádně náročná. Předpokládám, že jako IT firma jste byli dobře připraveni na přechod k práci na dálku, ale přesto muselo jít o velký zásah do procesu vývoje. Nezvažovali jste, že byste vydání nové verze mimořádně odložili?

O tomhle jsme popravdě neuvažovali ani na chvíli. Mít každý rok připravenou novou verzi vnímáme jako maximální prioritu. Obzvlášť v této době, kdy jsou firmy více než kdy jindy závislé na technologiích a nové funkce ERP systému mohou výrazně zefektivnit jejich provoz.

Samozřejmě, podobně jako spousta jiných firem, i my jsme ze dne na den opustili kanceláře a začali pracovat převážně z domu. Nicméně pro společnosti vyvíjející software, to nevnímám jako velký problém, většina z nás aktivně používá různé komunikační nástroje už dlouhá léta.

Mnoho firem se dodnes potýká s tím, jak efektivně uřídit zaměstnance pracující na dálku a jak udržet produktivitu týmů v režimu, kdy například část zaměstnanců pracuje z domu a část z kanceláří. Narazili jste i vy na nějaké problémy a můžete doporučit, co se vám v tomto směru osvědčilo?

V K2 si dlouhodobě zakládáme na osobní svobodě a zodpovědnosti jednotlivce. V téhle situaci se ukázalo, jak důležitý tenhle přístup je a troufám si tvrdit, že nám do velké míry pomohl situaci zvládnout a že stojí za tím, že jsme loni na vývoji dokončili všechno to, co jsme si začátkem roku, tedy těsně před covidem, stanovili.

Nicméně jedna věc je nastartovat nový způsob práce, druhá, a mnohem náročnější, je udržet motivaci a produktivitu po delší dobu. Tady vnímám opravdu důležitou roli manažerů jednotlivých týmů. Ti mají nyní situaci složitější, v kanceláři mohou působit na tým plošně, ale teď musí být v neustálém kontaktu s každým členem týmu. Nám se osvědčila prakticky neustálá komunikace prostřednictví chatu v MS Teams, dále pak pravidelné páteční porady jednotlivých týmů. A každý týden uzavírám poradou celého vývoje, kde si asi padesátka vývojářů poslechne zhodnocení celého týdne, přidám další zajímavé informace z ostatních oddělení firmy a na závěr má každý možnost přidat něco svého.

Na začátku každého měsíce prezentují týmy, co daný měsíc vytvořily a co je v plánu implementovat měsíc následující. Takto jsme si to nastavili prakticky od začátku a funguje to dobře.

Nyní už pojďme k nové verzi informačního systému K2, kterou jste loni uvedli. Jaké zásadní inovace nová verze Gaia přináší? Nemáme zde prostor na vyjmenování všech novinek, ale pokuste se prosím vypíchnout alespoň ty nejdůležitější novinky. Na prvním místě asi půjde o nový modul Správy dokumentů, že?

Je to přesně tak. Tou největší novinkou je bez pochyby právě nový modul Správy dokumentů neboli DMS. V každé firmě prakticky bez ohledu na její velikost vznikají desítky dokumentů denně. Modul DMS dá těmto dokumentům řád, ukládá je přímo do databáze ERP K2, lze je tak jednoduše sdílet mezi uživateli, a hlavně hlídat oprávnění ke čtení, změnám, a především změny logovat.

Výrazně jsme také zapracovali na Webové K2, která umožňuje snadnější práci se systémem přímo v prohlížeči. Díky tomu lze v ERP pracovat doslova odkudkoliv, kde má člověk připojení k internetu. S tím ale souvisí další velmi důležitá změna, a to je bezpečnost a ochrana dat, kde jsme například zvýšili zabezpečení přístupu do ERP K2 pomocí dvoufaktorového přihlášení.

Další novinkou, kterou bych rád zmínil, je možnost zobrazit si jakákoli data ze systému v kalendáři. Uživatel si v K2 pouze vybere modul, který chce vidět ve svém kalendáři, a záznamy dané agendy se zobrazí jako události přímo v jeho Outlooku nebo kalendáři na mobilním telefonu.

Jak modul DMS, Webová K2 tak i kalendář jsou příklady nových funkcí, které významně zjednodušují práci s ERP systémem ve chvíli, kdy pracujete z domu nebo jste obecně mimo svou kancelář.

Jedním z nesporných dopadů koronavirové krize je posílení e-commerce, a to nejen v segmentu B2C, tedy e-shopech pro koncové zákazníky, ale i v segmentu B2B. Vím, že jde o trend, který už delší dobu sledujete, ale nyní nabral zcela jiné obrátky. Vy jste se na podporu e-commerce hodně zaměřili už v předchozí verzi K2. Co v tomto směru přináší Gaia?

Je to pravda. Na segment e-commerce jsme se zaměřili už v roce 2013. Byli jsme první, kdo na trh přinesl robustní e-shopové řešení jako součást ERP systému. Správnost tohoto rozhodnutí se nám neustále potvrzuje. Až loňský rok jsem si uvědomil, jak důležitý je tento směr pro naše zákazníky. Ti díky tomu mohli snadno spustit nový e-shop nebo nabídnout zákazníkům novou službu click&collect, kdy se z kamenných prodejen staly výdejny zboží.

Verze K2 gaia přináší řadu významných novinek zejména pro B2C e-shopy. Tou bezpochyby největší je nové vyhledávání a našeptávač, které jsou postaveny na technologii Elasticsearch. Díky ní se zákazníkům zobrazí relevantnější výsledky mnohem rychleji. Jsem přesvědčený, že to bude mít významný vliv na konverzi.

Také jako první ERP systém integrujeme podporu Marketplaces. Naši zákazníci, ať už mají vlastní e-shop, nebo ne, mohou snadno začít prodávat své zboží na e-shopu Alzy.

Jak vlastně každý rok vybíráte, co v K2 vylepšit a co doplnit? Do jaké míry se při vývoji K2 opíráte o podněty od zákazníků a nakolik sledujete globální trendy, které se obvykle s menším zpožděním projeví i na našem trhu?

Snažíme se všechno uvedené držet v rovnováze. Do každé verze děláme úpravy v samotném jádru K2, které nám následně otvírají další možnosti rozvoje systému. Novinky, které se v K2 objevují, pak vycházejí jednak z podnětů našich zákazníků a také z nových technologií a možností, které se na trhu objevují. A tím nemám na mysli jen kopírování funkcí, které vznikající ve světě, ale přemýšlíme i nad funkcemi, které nám umožňují přijít s něčím vlastním.

Informační systém K2 byl jedním z prvních ERP systémů, který se zaměřil na tzv. user experience, tedy koncept uživatelské přívětivosti z hlediska vzhledu i způsobu ovládání. Nacházíte v tomto směru stále nějaké prvky k vylepšení? Najdeme některé z nich v nové verzi?

S uživatelským rozhraním desktopové verze K2 jsou zákazníci spokojení a nyní se rozvíjí spíše drobnými vylepšeními na základě podnětů z praxe. Ale tím, jak pokračujeme ve vývoji Webové K2, se velkým tématem stává responzivita naší webové aplikace. Odladit vše tak, aby s informačním systémem mohl pracovat třeba obchodník stejně pohodlně v kanceláři na velkém monitoru jako na displeji mobilu v terénu, je skutečná výzva. Myslím si, že jsme v tomto ohledu udělali kus práce, ale stále vidím prostor pro zlepšení.

Máte už odezvu od zákazníků i k nové verzi? Předpokládám, že nějaké pilotní projekty už máte za sebou. Získali jste v nich podněty pro další vývoj?

Samozřejmě, zpětnou vazbu získáváme ještě ve fázi beta testování, kdy už na nové verzi běží implementace nových zákazníků. S vydáním verze pak nabíhá rutinní provoz a my jako vývojáři se účastníme spuštění těch projektů, které jako první využívají některou ze zásadních novinek. V tomto roce to byla například společnost provozující velkoobchod fotovoltaických systémů. Ti využili možnost v jedné K2 provozovat všechny své společnosti. Přičemž fungují pouze v angličtině a všichni obchodníci, ať už jsou z Jordánska, Ukrajiny, Maďarska nebo jiných zemí, pracují výhradně s Webovou K2. Tady jsme získali spoustu inspirace k dalšímu rozvoji.

Jak hodnotíte dosavadní vliv covidu na vývoj podnikové informatiky? Už mnohokrát zaznělo, že oblasti IT vlastně krize prospěla, protože naplno ukázala význam IT pro fungování podniků. Prý se tím urychlila i digitalizace podniků, které doposud s investicemi do nových technologií váhaly. Souhlasíte s tímto optimistickým názorem? Kdo podle vás vyjde z éry covidu jako vítěz?

Vítězem je podle mě ten, kdo měl už digitalizaci své firmy hotovou před covidem. Tyto společnosti dokázaly na vzniklou situaci pružně reagovat, a mnohdy zaznamenat dokonce ještě rychlejší růst. Samozřejmě ale na digitalizaci není nikdy pozdě a po počáteční nejistotě na jaře vidím, že firmy začaly chápat nutnost zavádění nových technologií, které modernizují jejich stávající procesy. Ale díky velké poptávce už u nás v tuto chvíli narážíme na kapacity a musíme tak některé projekty odkládat na další rok.

Jakou budoucnost předpovídáte ERP systémům? Čeká ERP systémy v nejbližších pěti letech nějaká zásadní změna? Například ve spojení s internetem věcí, rozšířenou realitou nebo umělou inteligencí, jejíž uplatnění nyní zažívá velký boom?

Myslím si, že v naší branži se novinky zabydlují pomaleji než například v e-commerce světě. I proto očekávám spíše postupný vývoj zmiňovaných oblastí, které také intenzivně sledujeme. Teď vnímám tlak na maximální automatizaci běžných rutinních činností uživatelů v systému, kde vidím velký prostor k tomu, aby automatizaci nabízel přímo systém – bez nutnosti provádět ručně analýzy procesů. A další potenciál vidím v ještě snadnějším ovládaní ERP systémů, třeba pomocí hlasu. Je už dnes běžné, že si nastavím své auto, jak potřebuji, pomocí hlasových příkazů. A díky propojení ERP s technologiemi, jako je Google Assistant nebo Amazon Alexa budeme získávat informace z ERP ještě jednodušeji.

Rozhovor připravil Lukáš Grásgruber.