facebook
Exkluzivní partner sekce
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
IT Systems - online trafika
 
Tematické seriály
Nové!

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 
Nové!

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 
Nové!

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 

Pokročilá analýza provozu datových sítí

V tomto čtyřdílném seriálu vás seznámíme s různými metodami a přístupy...

1. až 4. díl >>

 

Cesta k efektivnímu identity managementu

Správa identit a přístupů (IAM) je klíčová oblast pro zaručení bezpečnosti...

1. až 9. díl >>

ERP systémy I , ERP systémy

Procesní analýza pro nasazení ERP systému

Jiří Löffelmann


LöfelmannProcesní přístup a procesní analýza se stávají běžnými postupy při budování a řízení moderních výrobních firem a podkladem pro případné nasazení nového informačního systému. V aktuálním, inovačním konceptu Průmysl 4.0 je procesní přístup výchozím principem, který propojuje stroje, procesy a výrobky na základě automatizace a podpory informačními technologiemi. Sofistikované procesní modeláře zároveň přestávají být mimořádně nákladnými a nedostupnými softwarovými balíky, které mohou obsluhovat pouze vyškolení specialisté, ale objevují se výkonné, bezplatně dostupné produkty s rozsáhlou funkčností a veřejně přístupnou podporou (online výukové kurzy, diskusní fóra, komunitní weby ad.). Souběh těchto momentů vytváří řadu nových příležitostí, které lze při procesní analýze využít a značně tak rozšířit možnosti porozumění, definice a popisu firemních procesů.


Základní definice

Michael Hammer, známý propagátor reinženýringu a guru procesního řízení, definuje proces jako soubor činností, který vyžaduje jeden nebo více druhů vstupů a tvoří výstup, který má hodnotu pro zákazníka. Proces je tedy opakovaná činnost, u které je naším zájmem, aby generovala přidanou hodnotu. Pro procesní modelování zároveň platí několik obecných pravidel:

  • každý proces má pouze jeden začátek
  • každý proces má pouze jeden konec
  • každá činnost v rámci procesu musí mít minimálně jeden vstup a pouze jeden výstup
  • každé větvení v rámci procesního toku je možné pouze na základě jednoznačného a diskrétního rozhodnutí

Na obrázku 1 je velmi zjednodušený model procesu nakupování, který obsahuje jedenáct činností, dva rozhodovací bloky a dodržuje výše uvedená pravidla. Navíc je patrné, že prochází několika firemními útvary (útvar žadatele, Nákup, Příjem a Finance). Z uvedeného vyplývá, že v případě procesu se jedná (opět citace Michaela Hammera) o organizovanou skupinu vzájemně souvisejících činností, které procházejí organizačními útvary, které spotřebovávají materiální, lidské, finanční a informační vstupy a jejichž výstupem je produkt, který má hodnotu pro externího nebo interního zákazníka. Proces modelujeme jako vzájemně navazující činnosti. Zásadním faktem je, že proces prochází „napříč“ organizačními útvary, takže nerespektuje, a někdy dokonce narušuje běžnou, vertikálně-hierarchickou strukturu firmy (generální ředitel, odborní ředitelé, úseky, oddělení atd.).

Rozšířené možnosti procesního modelování

Výše popsané principy nejsou samozřejmě žádnou horkou novinkou, byly známy už zhruba před dvaceti lety. To, co moderní procesní modeláře přináší právě nyní, je možnost rozšířit vlastní procesní model o uživatelsky definované datové struktury, které lze jednoduše vyplnit a získat tak rozsáhlá data, která je možné dále vytěžit, zkoumat a přetavit do požadovaných informací přesně v duchu, který tak trefně popsal významný datový analytik, profesor David Hand: „Lidé chtějí odpovědi na otázky, nikoliv pouhá data.“

Současné objektově orientované procesní modeláře umožňují definovat pro každý objekt procesního modelu (proces, činnost, rozhodovací blok) sadu tzv. atributů, které se vyplní současně s tvorbou procesního modelu a které vlastní, datově strohý procesní model rozšíří a obohatí o další dimenzi. Pro každý typ objektu je možné definovat vlastní sadu atributů, která se vyplňuje pomocí automaticky generovaných formulářů. Ve formuláři je možné údaje vyplňovat pomocí popisných textových polí, zaškrtávacích tlačítek nebo nabídek s předem definovaným výčtem hodnot. Údaje, které nás v rámci procesů a činností zajímají, mohou vypadat třeba následovně

Atributy procesu

  • Kategorie procesu (hlavní, řídící, podpůrný),
  • periodicita procesu (několikrát denně, denně, týdně, měsíčně, ročně, nepravidelně),
  • způsob spuštění procesu (ústní pokyn, papírový dokument, elektronický dokument, e-mail, akce v informačním systému, jiný způsob).

Atributy činnosti

  • Útvar,
  • zodpovědný pracovník (firemní role),
  • vstup činnosti,
  • výstup činnosti,
  • časová náročnost,
  • jedná se o úzké místo procesu (ano/ne),
  • je tato činnost měřitelná pomocí KPI (ano/ne),
  • nástroj pro vykonání činnosti (telefon, papírový dokument, e-mail, Excel, akce v informačním systému),
  • klíčový problém činnosti. 
Obr. 1 Příklad jednoduchého procesu nakupování
Obr. 1 Příklad jednoduchého procesu nakupování


Zpracování a vyhodnocení dat

Po zpracování všech procesních modelů a vyplnění příslušných atributů se zapsaná data získají exportem do některého ze standardních formátů. Procesní model je obvykle zapsán pomocí nějakého klonu jazyka BPML (Business Process Modeling Language), který následně umožňuje export do formátu XML (Extensible Markup Language). Formát XML je pak možné zpracovat různými databázovými konektory a plně využít standardních možností SQL (Structured Query Language), případně rozšířených možností nástrojů Business Intelligence. Nad kolekcí takto zpracovaných dat je možné vytvářet nejrůznější dotazy, grafy a výstupy a získat tak místo pouhých dat odpovědi na následující otázky:

  • jaký je poměr mezi počtem hlavních, řídících a podpůrných procesů,
  • kolika útvary proces prochází (velký počet útvarů znamená potenciální ohrožení plynulosti procesu),
  • které firemní procesy obsahují činnosti definované jako úzká místa,
  • které procesy obsahují největší počet rozhodovacích bloků (procesy s mnoha rozhodnutími jsou potenciálně náchylné k chybě),
  • které činnosti v procesech se měří/neměří pomocí KPI,
  • jaká je časová náročnost a periodicita jednotlivých činností/procesů,
  • které procesy obsahují činnosti s klíčovými problémy,
  • kolik procesů prochází jednotlivými útvary,
  • v jakém poměru je systémovost/nesystémovost spouštění jednotlivých procesů (za systémové spouštění se může považovat např. akce v informačním systému nebo elektronický dokument),
  • v jakém poměru je systémovost a nesystémovost nástrojů při vykonávání jednotlivých činností v řídících procesech (za systémový nástroj se může považovat např. e-mail nebo akce v informačním systému).

Nasazení informačního systému na základě procesní analýzy

Po zpracování procesní analýzy a vytěžení informací je výhodné rozdělit procesy podle jejich charakteru na dvě skupiny. V první skupině jsou procesy stabilní, nepodléhající změnám a s pravidelnou periodicitou. Ve druhé skupině jsou pak procesy méně stabilní, rychle se rozvíjející a s nepravidelným opakováním. Toto rozdělení přesně odpovídá tomu, co Gartner Group definuje jako tzv. bimodální přístup k IT. Jedná se o současný a kooperující průběh dvou stylů práce, přičemž první se zaměřuje na předvídatelné a dobře popsané problémy a druhý na nové nebo méně předvídatelné problémy s větší dávkou nejistoty. Gartner Group tyto dva přístupy a metody práce popularizuje přirovnáními maratonec versus sprinter nebo samuraj versus ninja. Pokud tento bimodální přístup aplikujeme na naše dvě skupiny procesů, pak bude vhodné první skupinu podpořit funkčností nějakého standardního informačního systému (stabilita, dlouhodobý rozvoj, pravidelné upgrady) a druhou oblast procesů spíše samostatnými a nezávislými aplikacemi (adaptabilita, rychlé změny, úpravy dle zákaznických požadavků).

Jako příklad je možné uvést strojírenskou výrobní firmu, kde na základě vyhodnocení procesní a datové analýzy spadají do první skupiny procesy související s prodejem, technickou přípravou výroby, nákupem, výrobou, servisem, ekonomikou a financemi. Tyto procesy budou podporovány standardním a lokalizovaným ERP systémem. Do druhé skupiny se dostaly procesy zahrnující získávání zakázek, výzkum a vývoj, plánování, řízení projektů, řízení změn a řízení lidských zdrojů. Tyto procesy budou zajištěny pomocí nezávislých aplikací (CRM, APS, software pro řízení projektů, speciální aplikace vyvinuté na zakázku, moduly spolupracující s webovými portály ad.). Obě dvě skupiny nástrojů je pak možné i při zachování bimodálního přístupu provázat na základě systémové integrace.

Závěr

Výše uvedený text představuje pouze základní a velmi zjednodušený pohled na uvedenou problematiku. Pokud se firma rozhodne věnovat prostředky, čas a energii na zpracování procesní analýzy, může kromě vlastního popisu procesů získat i informační bázi, na jejímž základě je možné procesy rozdělit podle bimodálního přístupu a dle tohoto rozdělení pak efektivně aplikovat nasazení informačních technologií.

Jiří Löffelmann

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.
POINT.X


Inzerce

Do poskytování služeb se bude investovat víc než vloni

Kdo už ve jménu servitizace investoval a jak se mu dařilo?

IFSServitizace jako budoucnost průmyslové výroby je čím dál častěji řešeným tématem. Novému obchodnímu modelu, který následují společnosti jako Rolls Royce, Philips, Xerox nebo Beijer Electronics, se věnují například data Annual Manufacturing Report 2017. Jak vypadá servitizace v praxi? A jak se výrobním společnostem poskytování služeb vyplácí?