O jaké otázky konkrétně jde? Tak tedy zejména: Nešlo by něco dělat jednodušeji? Proč máme plno excelových tabulek, které stojí bokem ERP? Proč mám skrumáž několika nekomunikujících softwarů? Pracuji s jedněmi daty? Odvádím dnes ve výrobě ručně na papír – šlo by to nějak automatizovat? Mám povědomí o tom, co se vlastně ve výrobě děje? Případně u e-commerce – proč musím zboží naskladňovat do informačního systému a pak ještě jednou do e-shopu? Nejde to zjednodušit a vše včetně fotek a cenotvorby řídit z jednoho místa s jedním člověkem? Jakou mám vizi své firmy? Kam chci směřovat? Dokáže mě stávající informační systém v tomto podpořit?

A proč tedy nechceme ve firmě měnit ERP?

Protože už jsme do něj nasypali plno peněz, tak to musíme vydržet… Nevyhovuje nám, ale naše účetní hrozí, že odejde… Jsme na něj zvyklí… Nevyhovuje nám, ale neumíme si představit, že by to mohlo fungovat lépe… Nemáme na to čas… Nemáme na nový ERP peníze... To jsou jen některé „argumenty“, které slýchám v různých firmách při dotazech na to, jak jim funguje jejich ERP a jestli uvažují o změně.

Zkušenosti mám ze dvou trhů – dlouhá léta jsem působil v Česku, nyní působím na Slovensku. Na obou trzích se potkávám s podobnými prototypy nespokojených zákazníků s jejich ERP. Popíšu zde nejobvyklejší druhy nevyhovujících ERP, se kterými se setkávám:

1. Excel a k němu přilepené softwary
2. Zastaralý informační systém
3. One man show
4. Poddimenzovaný systém
5. Předimenzovaný systém

Podívejme se na ně podrobněji.

Kombinace excelu a účetního SW

Nemám nic proti excelu, je to mocný nástroj, který rád využívám také, ale firmu bych v něm řídit nechtěl. Je to na první pohled hodně levné řešení, které ovšem z dlouhodobého hlediska není moc výhodné. Není možná jakákoliv automatizace procesů v podobě bezpapírové výroby, nebo jen pouhého odvádění operací ve výrobě pomocí terminálu. Samozřejmě chybí jakákoliv provázanost s účetnictvím, sklady, nákupem a prodejem. Každá ze zmíněných oblastí si žije svým životem a klade vysoké nároky na pracovníky, kteří je ovládají. Místo toho, aby měli data na jednom místě, tak si otevírají různé soubory a volají tu vedoucímu výroby, tu skladníkovi, aby zjistili reálný stav věcí. Nedej bože, aby v něm někdo omylem smazal nějaký vzorec v jediné buňce.

V případě, že excelem řídím výrobu, tak je z ní vlastně taková černá díra, do které z jedné strany vstupuje materiál a na druhé straně vypadávají polotovary nebo hotové výrobky, ale co se děje v procesu reálně, netuším. Nejsem schopen z excelu zjistit kde jsou úzká místa, která mohou brzdit výrobu.

Například v zakázkové výrobě si lidé velmi často neumí představit, že kvalitní ERP může být natolik pružný, že bez problémů zvládne i tento typ výroby. Podobně je to i při plánování výroby – pokud v kvalitním ERP potřebuji rychle přeplánovat výrobu, tak to není žádný problém.

Zastaralý IS

Veteráni mezi ERP? Cesta může být velmi dobrodružná, může trvat déle a nejspíše bude nutné i více neplánovaných zastávek. Z určité­ho (masochistického) úhlu pohledu bude možná i romantická. A ano, nakonec s nimi dojedete do cíle. Ale, patří tohle do byznysu???

Vychází to z historie, kdy v našem prostoru (CZ a SK) bylo po roce 1989 plno kvalitních programátorů, kteří měli plno nápadů a chtěli je zúročit. V té době vzniklo plno dnešních ERP a mimo jiné i z tohoto důvodu je zde tento trh tak roztříštěný. Přechod z DOSu kolem roku 2000 tyto systémy ještě zvládly, a to bylo asi tak vše.

Výrobce tento systém dále nedokáže rozvíjet. Provádí jen kosmetické úpravy, aby to vypadalo, že se něco děje. Nicméně nedokáže jej posunout do současnosti, nebo dokonce připravit na dalších 10 let života v měnícím se prostředí. Důvodem je to, že výrobce není schopen zaplatit adekvátní vývojový tým. Ovšem pozor, znakem tohoto informačního systému nemusí být nízká cena! Je možné, že zákazník platí jak maintenance, v rámci níž má legislativní aktualizace. Tak má uzavřenou i servisní smlouvu na to, aby měl nějakou podporu – v součtu to není zrovna málo peněz. Zákazník, i přes výše uvedené musí občas platit i „nestandardní“ legislativní změny (v poslední době např. Covid legislativa).

Samozřejmě jsou oblasti a obory, kde není nutné nic měnit, ale ve většině oborů jde vývoj dopředu a firmy musí reagovat na požadavky měnícího se prostředí. Toto vše se samozřejmě promítá i do požadavků na ERP jako je flexibilita, automatizace procesů, kvalita výstupů z ERP. Zvyšují se nároky na kvalitu a přesnost všech činností při snižující se kvalitě pracovníků na nejnižších pozicích. Tam všude kvalitní ERP pomáhá.

One Man Show

Máte rádi One Man Show? Nebo dokonce Stand up Comedy? Jsou to produkty bývalých studentů, nebo prostě několika málo lidí, kteří se kdysi dali dohromady, něco vytvořili (všechna čest, vážím si podnikavých lidí, kteří něco dokázali), ale už to nejsou schopni komplexněji rozvíjet. Nemám tím na mysli úzce specializované systémy, které jsou profilované pouze pro úzkou skupinu zákazníků.

Tyto maličké firmy o počtu několika zaměstnanců obvykle nemají zázemí a ani zastupitelnost. Informační systém vyvinuli např. jako svou diplomovou práci a prodali pár zákazníkům. Tváří se, že zákazníkovi tento systém „staví na míru“ (ve skutečnosti se na zákazníkovi učí) a ten platí a platí a systém stále nefunguje podle jeho představ. Zákazník se s tímto systémem snaží pracovat – plní ho svými daty, ale dostat z něj jakýkoliv výstup je téměř nemožné. Samozřejmě se provedla hromada zakázkových úprav a úprav těchto úprav, aby to bylo nějak funkční. Se zakázkovými úpravami samozřejmě jdou ruku v ruce komplikace při upgradech a aktualizacích, kdy systém po provedení aktualizace může padat, nebo se nerozběhne tak, jak má a je nutné to řešit. Rizikem také je, že se autorovi něco stane, nebo se se svými partnery rozhádá.

Z pohledu zákazníka byl tento systém velmi levný na pořízení, ale už do toho (možná raději) nepočítá peníze, které do takového systému nalil v průběhu času v podobě různých programových úprav a úprav těchto úprav atd. Jednání s těmito zákazníky pak bývají velmi nároč­ná především z pohledu nabídnuté ceny, protože ceny služeb se jim zdají být vysoké. Neuvědomují si ovšem, že jejich stávající dodavatel jim sice vše dělal za nízkou hodinovou sazbu, ale „vybral“ si peníze na různých dalších „úpravách“, které nejsou doložitelné. Je také potřeba si uvědomit, že stávající systém se vyvíjel do současného stavu mnoho let a nyní je nutné toto vše dostat během krátké doby do nového systému a současně se posunout technologicky dál.

Poddimenzovaný systém

Malé a levné. Kdysi jsme to pořídili a stačilo nám to... Nechce se nám měnit zvyky... Cítíme, že to přerůstáme, ale stále jsou „důležitější“ věci na pořadu dne...

Obvykle se jedná o krabicové, původně účetní softwary, které na sebe nabalily další funkcionality, aby byly „větší“ čímž se snaží konkurovat robustnějším systémům. Nebo může jít o slepence několika samostatných řešení s různou mírou integrace. Tato řešení obvykle nejsou schopna se přizpůsobit zákazníkovi, je to stále krabice a je nutné systém používat tak, jak je dodáván. Pokud má někdo schopného ajťáka, tak si může tento systém nějak naohýbat sám, v tomto případě hrozí to, že se z toho stane taková One Man Show popsaná v předchozí části. Podpora od výrobce spočívá pouze v tom, že chodí legislativní aktualizace a občas se rozhraní přemaluje do modernější podoby.

V praxi to znamená, že musím mít na svůj byznys více zaměstnanců, než by bylo v případě, že bych měl informační systém adekvátní své velikosti. Tyto softwary pak „doporučují“ nějaká externí řešení, která si můžete připojit a vytvořit si tak větší systém, ale obvykle Vám nezaručí, že to bude fungovat. Stává se také, že pak od nefunkčního propojení dávají všichni dodavatelé ruce pryč, zákazník je naštvaný, ale neodejde, protože má strach z toho, že se dostane z deště pod okap…

Při cenovém vyjednávání je pak krabicový software cenově porovnáván s plnohodnotným ERP. Samozřejmě, že cena standardního ERP je vyšší, protože na začátku je nutné provést analýzu procesů, potom nastavit celý systém, mohou se dělat se programové úpravy na míru, zaškolit uživatele atd. To je podstatný rozdíl oproti krabicovému softwaru, kde se můžete podívat na nějaké tutoriály a proklikat si nápovědu, co říkáte?

Předimenzovaný systém

Také chodíte s kanónem na vrabce? Že ne? Ale asi se Vám už stalo, že jste si pořídili něco neadekvátně velkého... jako třeba auto, byt, dům... nebo ERP...

Důvodů, proč se do firmy pořídil obrovský systém neadekvátní velikosti mojí firmy je plno.

• Někdy je to proto, že matka v zahraničí rozhodla – s tím se nedá nic dělat.
• Dostali jsme dotace.
• Dalším z důvodů mohly být i plány a vidiny rozvoje, který se nepodařilo realizovat.

Obvykle je v těchto velkých systémech nalito velké množství peněz (celý systém je drahý licenčně a obvykle je vysoká i cena služeb s tím souvisejících). V hlavách manažerů převládá přesvědčení, že těžko budou majitelům vysvětlovat, a někdy i sami sobě, že údržba takového systému prostě z firmy odčerpává velké množství peněz. Z vlastní zkušenosti vím, že přechodem na menší, systém by firmě z dlouhodobého hlediska ušetřil výše zmíněné náklady, a to i přes počáteční investici do pořízení a implementace nového systému.

Velký systém samozřejmě má velké možnosti a dokáže pokrýt velké množství procesů, ale vzhledem k cenám se do toho nejde, lepí dokupem levnějších softwarů na jednotlivosti a excely, a nakonec je z toho podobný slepenec jako u poddimenzovaného systému.

Zažil jsem jednu poměrně velkou firmu, která si na dotace pořídila velký systém s vidinou, že tento systém pokryje 80 % firemních agend. Po cca 5 letech používání si udělali revizi a zjistili, že hlavní systém pokrýval sotva 40 % těchto agend a zbytek se odehrával v různých excelech a softwarech, někdy v propojených, někdy v solitérních.

Proč k tomu došlo? Úpravy systému byly velmi drahé a lidem se řeklo: „Nějak si poraďte, já potřebuji mít data...“. Vedlo to k výše popsaném slepenci, do kterého si lidé přetahovali data z různých míst systému místo toho, aby si tato data snadno a rychle vytahovali přímo ze systému.

Čas na změnu je kdykoli

O čem tento popis vlastně byl? Byl o tom, že v případě neadekvátního informačního systému se byznys dělá špatně. V dnešní turbulentní době obzvlášť. Jsou to nejen aktuální výzvy v podobě nejistoty cen energií, surovin atd. Jsou tu také výzvy technologického rázu jako je přechod na Průmysl 4.0, automatizace procesů, požadavky na flexibilitu na všech úrovních atd. Toto se týká všech firem – obchodních, výrobních, servisních... Kdo nebude připraven, tak se mu může velmi snadno stát, že přestane růst a začne postupně stagnovat až přejde do útlumu. Čas na změnu je kdykoliv a čím dříve tím lépe.

Tomáš Hrazdil Autor článku je Sales Manager ve společnos­ti Asseco Solutions v Bratislavě. Má více než dvacetiletou praxi v obchodu, z toho přes třináct let s prodejem IT služeb a ERP.