Vazba na správu dokumentů

Prvním z pilířů moderního integrovaného ERP systému je usnadnění práce koncových uživatelů, kterého lze dosáhnout vytvořením mostů mezi strukturovanými a nestrukturovanými daty. Každý uživatel se dennodenně potýká s nutností dohledávat k záznamům uloženým v ERP systému doplňující informace, zpravidla to jsou různé dokumenty, na základě kterých onen záznam vznikl. Pokud má uživatel možnost ke každému záznamu vidět okamžitě nejen seznam relevantních dokumentů, ale i možnost si je zobrazit, výrazně se zvýší jeho produktivita a zkrátí rychlost odezvy na případné dotazy zákazníků nebo kolegů. Takové propojení je většinou řešeno pomocí odkazů buď přímo na uložené soubory, nebo lépe vazbou na document management. Jako příklad lze uvést pracovníka obchodního oddělení, který má k prodejním objednávkám připojeny naskenované objednávky zákazníků, případně další korespondenci vztahující se k dané zakázce. V případě nejasností nemusí on ani jeho další kolegové zdlouhavě prohledávat šanony, ale je schopen okamžitě zareagovat na vzniklou situaci.

Reportovací nástroje

ERP systém je dnes mnohými uživateli vnímán jako nástroj, do kterého zadávají obrovská množství dat bez toho, aby z nich mohli snadno získat informace potřebné ke svojí práci. Uživatelé často stráví spoustu času jen pouhým vytvářením sestav, které po nich požadují jejich nadřízení nebo státní orgány. Takový pokus nezřídka končí nutností objednat vytvoření sestavy u dodavatele ERP nebo složitým přenesením dat tabulkového procesoru a jejich dalším formátováním. Moderní systémy proto obsahují integrované nadstavby pro reporting a analýzu dat. Reportovací nástroje nabízejí široké možnosti pro vytváření, správu a používání sestav. Sestavy jsou vytvářeny v jednotném prostředí manuálně nebo pomocí průvodců. Uživatel přistupuje k sestavám přes webové rozhraní. Sestavy má přehledně řazeny ve složkách a přístup k nim je řízen přístupovými právy definovanými administrátorem. Sestavy je možno prohlížet, tisknout, exportovat do různých formátů, automaticky rozesílat elektronickou poštou v určitých časech, v případě dynamicky se měnících sestav lze prohlížet jejich historii.

Analýzy dat

Kromě klasických sestav je možné koncovému uživateli nadefinovat pouze určitý model, ve kterém jsou definovány datové zdroje a vazby mezi nimi, a uživatel si pak výsledný design sestavy vytvoří sám. Pokročilejší možností jsou analytické služby. Jejich základem jsou tzv. OLAP (on-line analytical processing) kostky. Jsou to data seskupená podle různých dimenzí odpovídajících požadavkům uživatelů, která jsou dále využívána. Data z kostky je možné například použít jako zdroj pro kontingenční tabulky. Druhou částí analytických služeb je data mining, což je komplex algoritmů a modelů sloužící k hledání závislostí mezi daty a tím k analýze minulosti a z toho vyplývajících předpovědí na další období. Takové nadstavby pak skutečně umožňují vytěžit z dat správné informace, které uživatelům pomohou udělat správná rozhodnutí v pravý čas.

Procesní model

Velké zvýšení produktivity uživatelů přinese také přizpůsobení informačního systému podnikovým procesům a zejména jeho přizpůsobení jednotlivým rolím, které uživatelé mají v tomto procesu.
Standardně se ERP systémy skládají z datového modelu, business logiky a formulářů. Tento systém vychází z možností vývojových nástrojů, které byly k dispozici, ale nelze ho již dobře přizpůsobit novým požadavkům na procesní přístup k informačním systémům. U moderních systémů se prosazuje model, který z původního přejímá základ – datový model. Business logika je zde nahrazena procesním modelem včetně nástrojů na jejich vizuální modelování. Zůstávají také formuláře, ale ty jsou přizpůsobeny rolím uživatelů. Jiný náhled na skladovou kartu má například konstruktér a jiný zase pracovník skladu. Uživatel pak není zatěžován množstvím údajů, které ke své práci vůbec nepotřebuje. Od uživatelských formulářů je již jen krok k uživatelskému rozhraní, které je kompletně přizpůsobené roli uživatele. Takové rozhraní připomíná spíš pracovní plochu, na níž je soustředěna většina relevantních nástrojů a informací, které uživatel potřebuje. Hlavní část tvoří úlohy, které vykonává nejčastěji, uspořádané logicky dle posloupností, s jakou jsou vykonávány. Například obchodní referentka tu má seznamy došlých objednávek, schválených, vyfakturovaných atd. Kromě formulářů a nástrojů z ERP systému tu ale uživatel najde také informace z dalších aplikací. Má zde náhled do poštovního klienta a kalendáře úkolů, zobrazují se mu zde tabulky, grafy a ukazatele z business intelligence nástrojů relevantně k obsahu, který právě zpracovává. Při práci s takovýmto rozhraním nemusí uživatel přeskakovat z jedné aplikace do druhé a dohledávat potřebné podpůrné informace.

Integrované systémy

V minulosti byla většina informačních systému tvořena z několika navzájem izolovaných aplikací. Podniky měly jeden program na vedení účetnictví, jiný na skladové hospodářství, v dalším se například plánovala výroba nebo počítaly mzdy. Tyto aplikace si vzájemně vyměňovala data v lepším případě pomocí textových souborů, ale většinou se potřebná data manuálně přepisovala z jednoho do druhého. To samozřejmě přinášelo velké množství chyb vzniklých vstupem lidského faktoru do tohoto procesu. Postupem času došlo ke sloučení těchto agend do jediného ERP systému a postupnému propojování i s dalšími aplikacemi. Časem nastala také potřeba propojit informační systémy podniků v produkčním řetězci mezi sebou, tak aby se zrychlila a hlavně zpřesnila výměna informací mezi dodavateli a odběrateli. Moderní systém si už bez možnosti propojení s okolím nelze představit. Důležité z hlediska efektivity a produktivity je, aby se data zadávala do integrovaného systému pouze jednou a byla k dispozici všem uživatelům, kteří je potřebují ke své práci. Na druhé straně musí být snadné data, respektive informace, ze systému jednoduše vyexportovat v různých formátech pro použití při tvorbě dokumentů například v kancelářských aplikacích.
Integrovaný systém kromě nároků na systém samotný klade také velký důraz na správně provedenou implementaci. Moderní systémy proto obsahují soubor nástrojů usnadňujících nastavení systému, od základních parametrů až po import dat z předchozího informačního systému.

Shrnutí

Moderní ERP systém by měl především pomáhat lidem při jejich práci a poskytovat relevantní podklady při jejich každodenním rozhodování. Toho lze nejlépe dosáhnout s ERP systémy, které jsou integrované s celou řadou dalších aplikací od počátku podnikových procesů po jejich závěrečné vyhodnocení. Takové systémy zaměstnanci skutečně používají, vkládají do nich pravdivé údaje a firmám se tak vrací prostředky do nich vložené.

Autor článku je technologickým specialitou Microsoft Dynamics.