Jistě existuje nespočet iniciativ a projektů na zlepšení oblasti financí, v tomto článku bych se rád věnoval inovativnímu přístupu s cílem zlepšit a zjednodušit operativní, ale i dlouhodobou práci finančních oddělení. Komplexnost není zdaleka výsadou jen těch největších společností, nicméně velké společnosti zpravidla trpí menší flexibilitou při změnách procesů a zavádění inovativních myšlenek či nových business modelů. Typickými ukázkami komplexnosti jsou například: 

• společnost s více informačními systémy, obvykle v různých zemích
• holdingy s pokročilými požadavky na finanční konsolidace
• centrály skupin podniků s ambicí korporátního řízení cash flow včetně cash pooling
• společnosti s vysokým počtem zákazníků nad 1 milion s pokročilými požadavky v oblasti billingu, řízení pohledávek i řízení prodeje
• zvyšující se požadavky na využití potenciálu informačních technologií z pohledu práce v reálném čase a dynamického plánování, to vše jednoduše a vizuálně. Manuální činnosti jsou stále více nahrazovány automaty či roboty

Z uvedeného je zřejmé, že informační systémy v oblasti financí a komplexních firemních struktur nemohou být ze své podstaty zcela jednoduché. Přesto jsou určitá zjednodušení možná a to zejména díky novým technologiím, které masivně a vysoce efektivně zpracovávají data v paměti. Jaký je tedy vývoj v této oblasti a kde tyto inovace ukazují zajímavý potenciál? Zde jsou některé příklady:

Zjednodušení struktury

Příkladem může být oblast finančních tabulek v našem ERP systému SAP, kdy došlo ke snížení z 15 na 4 fyzické tabulky. Zásadní je eliminace všech pomocných kroků dříve nutných pro vlastní běh finančních operací jako např. datových agregátů, nápočtových tabulek či pomocných výpočtových tabulek. Pro zajímavost zde uvedené zjednodušení vede k redukci dat zhruba o 70 %. Za zmínku stojí také možnost používat datový sklad přímo uvnitř ERP systému. Místo dvou systémů jeden? Ano, spojení transakčního i analytického světa a stírání rozdílů mezi operativou, reportingem a analýzami je možné.

Snadnější práce s finančními informacemi

Práci lze usnadnit nejen díky zjednodušení celé struktury informačního systému, ale také díky zjednodušení přístupu k informacím v podobě předpřipravených datových vrstev, tzv. smart kokpitů pro různé finanční funkce, i standardizovaných výstupů pokrývajících základní finanční operace. Nové možnosti samozřejmě nabízí oblast ad-hoc reportů a analýz v reálném čase nad agregovanými informacemi nebo naopak analýzu nejmenších detailů v úrovni účetních dokladů a jejich položek. Samozřejmostí bývá možnost pracovat s informacemi také na tabletech nebo mobilních telefonech. Některé společnosti se již dostávají na úroveň řízení informací, což jiným pořád připadá jako sci-fi. Jedná se o tzv. digitální místnost pro top management a představenstvo. Představte si, že zapomenete na Excely, PowerPointy i papírové složky plné tabulek a vaši manažeři budou vše prezentovat nad reálnými daty a stát při tom u velké dotykové obrazovky. A nejenže budou prezentovat, ale také budou přímo na meetingu upravovat forecast, simulovat různé obchodní scénáře či zkoumat dopady svých potenciálních rozhodnutí na složité sestavy podnikových ukazatelů.

Zrychlení finančních operací

Příkladem mohou být vnitroskupinové rekonciliační a závěrkové operace nebo ad-hoc analýzy např. nad objemnými daty salda. Celý příběh je o eliminaci dávkových operací, „soft“ závěrky tedy můžete realizovat v podstatě kdykoli a spouštět jejich běhy jakkoli často potřebujete pro analýzu mezitímních výsledků. Oblíbenou oblastí pro zrychlení jsou bezpochyby různé kalkulace a počítání profitability. Čím více detailu a čím více možných aspektů či atributů máte, tím přesnější a více vypovídající výsledky dostanete. V tuto chvíli je to již možné bez technických omezení, vše je přece v paměti!

Dynamické plánování

Přeplánování, rekalkulace v reálném čase dle nově dostupných informací nebo změny vstupních parametrů, simulace a nové scénáře přímo harmonizované s daty a strukturami informačního systému, tj. bez dalšího zpracování v nadstavbových systémech datových skladů a manažerských informačních systémů, to vše nový přístup a technologie umožňují. Součástí dynamického plánování je také hladké propojení statutárního, manažerského účetnictví, controllingu a s tím související alokace a přeúčtování nákladů, resp. vývoj a úpravy nových nákladových modelů nebo krátkodobé forecasty cash flow na základě prediktivních algoritmů, které vám pomáhají plně automatizovaně a přesně předpovídat krátkodobé finanční prostředky a dát vám tak prostor pro rozhodnutí, jak prostředky realizovat.

Průběžný monitoring shody s předpisy

Zjednodušení v oblasti finančních informačních systémů tak přináší finančním oddělením zefektivnění a zrychlení každodenních finančních operací stejně jako dlouhodobých procesů v oblasti plánování nebo řízení rizik. Finanční oddělení tak vstupují do světa, kdy výsledky lze prezentovat v reálném čase bez ohledu na velikost a komplexnost dané společnosti. Nové možnosti v rámci finančních procesů tak nabízí další prostor k úspěšné transformaci finančních oddělení směrem ke flexibilitě, rychlosti a změně celkového pohledu na finance i jejich roli v dnešním proměnlivém ekonomickém prostředí.

Jiří Přibyslavský Autor článku je konzultant pro analytiku a finance ve společnosti SAP.