Co je to systémová integrace?

Systémová integrace je proces založený na vzájemném propojení systémů a aplikací. Díky takovému propojení jsou pak systémy schopny, na základě předem stanovené logiky, sdílet mezi sebou data či iniciovat procesy. V informačních technologiích už dnes asi nenajdeme odvětví, kde by systémová integrace neměla své uplatnění.

Integrace ERP systémů

ERP systémy neboli systémy pro plánování podnikových zdrojů mají v IT infrastruktuře nezastupitelnou roli. Jejich skutečný potenciál lze ale jen těžko využít bez kvalitních dat. A je to právě integrace, která dokáže zajistit, že data v ERP systému jsou vždy aktuální, neduplikují se, nebo naopak nechybí důležité údaje. Jak už obecný název tohoto typu systému napovídá, nejčastěji integrovanými daty jsou data týkající se podnikových zdrojů, například finance, fyzický majetek, nebo data z oblasti lidských zdrojů. Konkrétně jde o systé­my CRM, T&E (Travel & Expense), HCM (Human capital manage­ment), nebo systémy pro správu nemovitého a movitého majetku.

Zásadní roli v ERP integracích zastávají také systémy pro správu identity, které zpřístupňují nejen možnosti automatického přihlašování (SSO), ale také správu uživatelských rolí a oprávnění. Řízení přístupu k informacím je zejména u tak citlivých dat, jako jsou ta v ERP systémech, nezbytným bezpečnostním standardem. Samozřejmostí jsou také integrace s datovými sklady, které kromě uchování samotné zálohy dat, a tedy zajištění proti jejich ztrátě nebo znehodnocení, často poskytují také nástroje pro reporting a sledování kvality dat.

Integrační technologie pro úspěšnou integraci

Integrace ERP systémů by nebyla možná bez moderních integračních technologií, které zajišťují hladký tok dat a informací mezi různými aplikacemi a systémy a často také umožňují vytvářet řešení přímo na míru konkrétním požadavkům. V této souvislosti jsou nejčastěji skloňovány pojmy API (Application programming interface) neboli rozhraní pro programování aplikací a dále webové služby.

API je prostředí, které aplikacím umožňuje vzájemnou komunikaci. V rámci API je definován soubor standardů pro konkrétní systém a jeho architekturu tak, aby bylo možné se systémem komunikovat pomocí specifických požadavků. Tyto požadavky umožňují jedné aplikaci požádat druhou aplikaci o data nebo služby, aniž by bylo nutné znát celou strukturu cílového prostředí.

Webové služby pak představují další klíčový prvek systémové integrace – ještě více usnadňují komunikaci s API. Jsou to aplikace, které sdílí data a funkcionality přes internetové protokoly. Webové služby umožňují komunikaci bez ohledu na to, jaký operační systém nebo programovací jazyk používají systémy a servery, na nichž jsou tyto služby spuštěny. Díky své univerzálnosti a schopnosti poskytovat data v čitelném formátu, například ve formě XML nebo JSON, jsou webové služby hojně využívaným nástrojem téměř ve všech oblastech systémové integrace.

Samotná existence API a webových služeb je jen jedním z kroků k integrování systémů. Samy o sobě totiž neuvádí data do pohybu. Technologií, která takovou funkci má, jsou mimo jiné integrační platformy. Jedná se o aplikace nebo soubory aplikací sdružených pod jednotným uživatelským prostředím, které využívají API a webové služby, a spolu s předdefinovanou sadou nástrojů, jež bývá typická pro konkrétní integrační platformu, usnadňují propojení systémů. Větší dodavatelé často cílí právě na rozšířené ERP systémy. V nabídce mívají vedle jednotlivých nástrojů přizpůsobených přímo architektuře a datům konkrétních ERP systémů také celé hotové procesy, které stačí několika jednoduchými úkony připojit k API a spustit. Mezi hlavní výhody integračních platforem patří především vysoké zabezpečení dat během jejich přenosu, zachování integrity dat a možnost plného dohledu nad průběhem všech integračních procesů na jednom místě, navíc v uživatelsky příjemném prostření.

Integrace EPR a CRM v praxi

Jednou z typických integrací ERP systémů je integrace s CRM. Jak probíhá a jakém konkrétní výhody přináší? Ukážeme si to na příkladu společnosti provozující velkoobchod, který dodává hračky maloobchodním řetězcům a prodejnám. V CRM systému spravuje informace o svých zákaznících a jejich objednávkách, v ERP systému se pak k jednotlivým objednávkám vytváří faktury a účetní oddělení je rozesílá zákazníkům.

Před zavedením integračního procesu mezi CRM a ERP probíhal přenos dat pouze jednosměrně, ručním nahráváním exportovaného souboru z CRM do ERP. Formát, ve kterém probíhal import do ERP, byl jiný, než v jakém se stahovala data ze CRM, bylo proto nutné soubory před nahráváním do ERP ručně upravovat. To vedlo k častým chybám, vyšší časové zátěži pro zaměstnance a celkovému prodloužení doby mezí objednáním zboží zákazníkem a fakturací. Faktury také nebylo možné zpětně nahrávat do CRM systému, takže zákaznické oddělení muselo ověřovat s účetními stav fakturace. Zároveň bylo při vracení zboží nutné tuto informaci zaznamenat v obou systémech zvlášť, což vedlo k nekonzistentním informacím v jednotlivých systémech.

Integrační proces mezi CRM a ERP byl navržen obousměrně tak, že zadané a schválené objednávky v CRM systému se budou pravidelně nahrávat do ERP systému, kde na základě integrovaných dat vznikne faktura. Ta se zpětně uloží v CRM systému jako soubor, do kterého budou moci nahlížet zaměstnanci zákaznického oddělení. Současně bude ERP do CRM systému posílat informaci o platbě za konkrétní fakturu. Vzhledem k tomu, že společnost se chystá svoji integrační strukturu rozšiřovat, byla po technologické stránce hned od začátku zvolena integrační platforma, která do budoucna usnadní přidávání dalších integračních procesů a zároveň umožňuje zákazníkům platbu pouze za využitá připojení.

Po implementaci celého řešení jsou objednávky a požadavky na vrácení platby za reklamace z CRM systému každých 10 minut aktualizovány i v ERP, takže došlo k výraznému urychlení celého procesu. Zaměstnanci už nemusí s daty pracovat ručně nebo se dotazovat kolegů na konkrétní informace, což vede k časové úspoře i ke zvýšení kvality dat, která nejsou během přenosu nijak upravována. Díky bezpečnostním prvkům, jež jsou standardním vybavením integrační platformy (např. zabezpečený přístup do API jednotlivých systémů nebo šifrování dat během přenosu) došlo také ke zvýšení celkové bezpečnosti procesu nakládání s daty. Pozitivní jsou i ohlasy od zákazníků, protože zákaznický servis má vždy k dispozici aktuální informace ohledně fakturace, dokáže rychleji vyřídit požadavek na vrácení zboží a celkově má více času na vylepšování celkové zkušenosti zákazníků s obchodem.

Na základě pozitivní zkušenosti s integrací CRM a ERP v oblasti objednávek a fakturace zvažuje společnost rozšíření integrační struktury také na ostatní účetní agendu, jako jsou zaměstnanecké a cestovní náklady či propojení skladových systémů s ERP pomocí EDI standardů.

Kristýna Mácha Svěrákova Autorka je Senior Integration Consultant ve společnosti RSM CZ