Jak vám v tomto může pomoci vhodně vybraný ERP systém? Základem každého rozhodnutí jsou reálná a kvalitní výchozí data. Bez nich je realizace změny vařením z vody a výsledek se může výrazně lišit od očekávání. Vybrat nový systém, ať už částečné nebo plné ERP řešení, není tak snadné.

ERP systém je dlouhodobá investice a je třeba to mít na paměti od samého začátku. Věnujte výběru dostatek času, ptejte se, poraďte se s odborníky, zvažte všechna pro a proti a ujasněte si, co přesně od systému chcete a potřebujete. Očekávání můžou být různá, ale ERP systém by vám vždy měl usnadnit a zefektivnit práci, nikoliv vám ji přidělat.

Jaké jsou tedy základní otázky, na které je třeba najít odpovědi před výběrem ERP?

Celková strategie podniku a IT infrastruktura

Výběrem ERP řešení se do určité míry změní firemní strategie a struktura (odmyslíme si vytváření nových procesů a reorganizaci práce), ale ještě výrazněji se může změnit IT struktura podniku. Konzistentní kvalitu dat nejlépe udržíte v rámci jednoho hlavního systému, kde je nastavena úroveň možností jejich zpracování na základě přístupových práv a účelu využití napříč všemi odděleními firmy. Toto pravidlo by mělo být cílem každé společnosti, která chce zabezpečit kontinuitu svých procesů. Při výběru ERP řešení je potřeba na to myslet a přizpůsobit i struktuře a logice nového systému. Před výběrem ERP nebo jiného podnikové systému nezapomeňte zohlednit, jak do celkového obrázku zapadne právě vámi zvažovaný systém.

Celkové náklady na řešení versus stávající náklady

Implementace a správa ERP systému je nemalá investice, proto je vždy třeba zvážit její návratnost. Kolik implementací ERP ušetřím? Je možné novým řešením automatizovat nějaké firemní procesy? Nezapomeňte zohlednit opravdu vše, možná budete překvapeni, jak moc vám ERP ve finále může přinést. A pokud ne, včas se vydáte cestou jiného řešení.

Potenciál do budoucna

V rámci zvažování nákladů je třeba vzít v potaz i to, jaký přínos má daný systém pro podnik a jeho strategii do budoucnosti a jak je schopný reagovat na změny. Příkladem může být možnost rozšiřovat systém o nové funkcionality nebo jeho přizpůsobení v případě expanze do zahraničí tak, aby veškeré náležitosti odpovídaly místní legislativě.

Dokáže se nový systém přizpůsobit naším procesům?

Nový systém je velká změna pro mnohdy řadu let fungující firemní procesy. Ve fázi výběru si tedy nezapomeňte odpovědět na otázku, zda trváte na zachování stávajících procesů, nebo jste ochotni je přizpůsobit novému systému. Pokud se rozhodnete osvojit si logiku nového systému, získáte standardizované procesy, což může vést ke snížení celkových nákladů na implementaci a následnou podporu. Proč? Systém nebude třeba tolik přizpůsobovat a využijí se jeho přirozené vlastnosti. Nevýhodou samozřejmě může být fakt, že nové procesy budou pro koncové uživatele komplikované. Další variantou je částečné nebo úplné přizpůsobení se vašim stávajícím procesům, což je jistě příjemné pro uživatele, ale často obtížné pro poskytovatele. A nákladné pro podnik.

Připravenost zaměstnanců na změnu

Důležitou roli v rozhodování o implementaci takto robustního systému hraje i nastavení myšlení zaměstnanců. Je třeba dopředu začít pracovat na tom, aby lidé změny a novinky akceptovali. To je práce pro interní implementační tým a také pro implementačního partnera, který by měl zajistit testování a trénink uživatelů. V projektovém plánu by proto nikdy neměla chybět strategie řízení změn, které plynou z implementace.

Zuzana Kubíková Autorka článku působí jako Management Consulting Manager ve společnosti RSM Technology CZ