Příprava projektu začíná již v prodejní fázi. V tomto okamžiku je zásadní definovat strategické cíle firmy a priority, kterých chce implementací ERP dosáhnout. ERP není cíl sám o sobě, ale nástroj, který má podporovat růst, efektivitu nebo zlepšení zákaznického servisu. Důležité je také nepřenechávat iniciativu jen koncovým uživatelům. Jejich přání a nápady jsou cenné, ale pokud každý začne navrhovat vlastní řešení problémů, hrozí roztříštěnost a ztráta směru. Některé firmy dokáží vytvořit poptávkový dokument obsahující i několik set požadavků. … a pak se topí v detailech. Stovky jednotlivých požadavků mohou zastínit to hlavní: 

Po výběru dodavatele je dalším klíčovým krokem zpracování studie realizovatelnosti. Ta není jen popisem současného stavu, ale umožňuje firmě i dodavateli společně prozkoumat, jak lze ERP nasadit efektivně. Nechte dodavatele uplatnit jeho metodiku. Přináší zkušenosti z jiných firem a identifikuje slabiny vašich stávajících procesů. Diskuse nad jeho návrhy není nutné přijímat bez výhrad, ale je cenná pro přehodnocení zaběhnutých zvyklostí. Sledujte chování dodavatele jako firmy a chování jeho konzultantů. Budete s nimi pravděpodobně spolupracovat měsíce a roky. Budou vašimi partnery ve vašem podnikání. Budou vám výrazně pomáhat svými postřehy a zkušenostmi nebo budou jen kopírovat vaše požadavky do vývoje nových programů nebo budou pasivně přihlížet či dokonce brzdit vaše podnikání?

Velkou chybou bývá podceňování standardní funkcionality ERP systému. Moderní ERP systémy nabízejí rozsáhlé možnosti a pokud jsou poptávková fáze a fáze studie dobře řízeny, lze až 90 procent vašich potřeb pokrýt standardní funkcionalitou. Specifické požadavky by měly být řešeny jen tehdy, pokud se týkají procesů, které představují zásadní konkurenční výhodu vaší firmy. V ostatních případech mohou být programové úpravy systému zbytečnou zátěží a zdrojem budoucích komplikací. Proto je vhodné volit ERP systém s referencemi a zaměřením na vaše odvětví, kde jsou typické procesy již standardně pokryty.

Nové technologie navíc umožňují flexibilní řešení specifických potřeb. Low-code nástroje programování umožňují rychle vytvářet nové funkce, které lze automaticky přenášet do budoucích verzí systému, a minimalizují riziko „uzamčení“ na verzi staré.

Excel nezavrhujte. Zůstává nepostradatelným nástrojem zejména pro individuální analýzy, simulace a rychlé výpočty. Pro zpracování dat více uživateli a týmovou práci je však nevhodný, protože nese riziko duplicit a chyb. Zdrojem pravdy by vždy měl být ERP systém, který umožňuje konzistentní sdílení a správu dat.

Úspěšný ERP projekt tedy stojí na jasně definované strategii, realistických očekáváních a důsledném řízení změn. Nepodléhat tlaku „vlastních cest“ jednotlivých uživatelů, využít zkušenosti dodavatele a otevřít se standardní funkcionalitě systému je klíčem k tomu, aby ERP skutečně podporoval růst firmy, a nestal se pouze drahým experimentem.