Tento otevřený prostor je v praxi často pohřben již během plánova­cí­ho procesu, a to stanovením šibeničních termínů a nedostatečnou alokací kapacit na strategické a přípravné práce. Vzhledem k tomu, že implementace ERP systému je podmnožinou procesu digitální transformace celé společnosti, hraje klíčovou roli a je pevně spjata s takřka všemi dalšími tématy v rámci této transformace.

Na základě našeho Průzkumu mezi finančními řediteli v ČR z roku 2022 byly definovány 4 často podceňované oblasti, kterým se vyplatí věnovat pozornost při přípravě projektu a zpracování zadání pro nový ERP systém:

1. Otevřené možnosti pro zlepšení a harmonizaci samotných procesů, které předchozí ERP systém neřešil
2. Příprava na budoucí růst organizace a adopci prediktivních a inteligentních nástrojů
3. Zvýšený uživatelský komfort, efektivnější interní komunikace a lepší organizace práce
4. Nové technické možnosti, zjednodušené a konsolidované IT prostředí

Ujasněte si důvody přechodu na nový ERP systém a svá očekávání

Dle výsledků letošního Průzkumu mezi finančními řediteli považuje 35 % z nich investici do digitální transformace v postcovidovém období za jeden z klíčových kroků pro budoucí rozvoj a stabilizaci společnosti. V rámci procesu digitální transformace společnosti pokládá 26 % dotazovaných investici do ERP za nejvýznamnější součást transformace financí.

Nedílnou součástí implementace nového ERP systému je analýza stávajících procesů a design těch budoucích. Nejjednodušším a nejčastějším přístupem je tzv. „lift and shift“, kdy se procesy nastaví tak, jak fungovaly doposud. Nový ERP přitom zpravidla nabízí zcela nové možnosti a přináší potenciál pro optimalizaci, automatizaci a harmonizaci procesů napříč odděleními, potažmo zeměmi či regiony.

To, že největším přínosem digitální transformace jsou spolehlivější data, uvedlo v průzkumu 34 % dotazovaných.

Ruku v ruce s procesy kráčí datová základna. Vyčištění dat, revize a navýšení kapacit číselníků, omezení možností obcházení systému, to jsou jen příklady aktivit, které značně přispívají ke zvýšené kvalitě dat a dávají velmi dobrý základ pro další rozvoj digitalizace, reportingu a využití inteligentních nástrojů. Tyto změny přispějí k uvolnění dalších kapacit zaměstnanců, přesunou jejich pozornost na práci s vyšší přidanou hodnotou namísto vykonávání repetitivních činností a zároveň sníží chybovost. Nastavenou organizační strukturu a rozdělení odpovědností doplní integrace kvalitních workflow, které podpoří veškeré schvalovací a kontrolní procesy.

Při digitální transformaci je nutné brát systémy jako jednotný organismus, kde jsou všechny části vzájemně propojené. Firemní IT strategie a systémový landscape, jehož je ERP systém součástí, si také zaslouží pečlivou revizi. Potřeba nových dílčích řešení v průběhu let má často za následek provozování velkého množství aplikací a specifických řešení pro jednotlivé procesy, oddělení a týmy, které sloužily pouze jako záplata na nefungující proces. Hygiena celého IT prostředí je tak tématem, které implementaci ERP systému neoddělitelně provází.

Stále častěji se implementace ERP řeší komplexně

V praxi je vidět posun k pojetí projektu implementace ERP v širším kontextu strategie digitální transformace a dimenzování celého projektu s dostatečným prostorem pro revizi procesů a provázání schopností nového ERP na celkovou digitální transformaci.

Pokud zvažujete přechod na nový ERP systém, tyto aktivity umožní vaší firmě využít nabízený potenciál:

• Začněte kompletním mapováním napříč celou organizací (procesy, systémy, funkčnosti, nevyřešené požadavky) nad rámec standardního soupisu využívaných funkcí a kroků prováděných v současném ERP, jde o tzv. AS-IS analýzu.
• Buďte kritičtí. Zkušenosti ukazují, že technologie není samospasná.
• Stanovte si cíle přesahující pouhé „naroubování“ nového řešení na staré postupy a definujte si prioritní oblasti.
• V neposlední řadě věnujte pozornost tvorbě road mapy a detailnímu plánu projektu, zejména dostatečnému časovému rámci a kapacitám pro úspěšný přechod na nový systém.