Základním principem document management systemu (DMS) v ERP (enterprise resource planning) je umožnit efektivně spravovat jakékoliv dokumenty nebo informace (elektronické soubory, skenované dokumenty, zvukové záznamy, videa atd.), vytvořit prostředí pro vedení veškerých doplňujících údajů (např. vyhledávacích atributů nebo vazeb na další dokumenty) a poskytnout uživatelům funkce pro práci s dokumenty, mezi které například patří:

• organizace do přehledné struktury,
• podpora práce více uživatelů s jedním souborem,
• automatická tvorba verzí,
• efektivní fulltextové vyhledávání,
• podpora elektronického schvalování a uvolňování – workflow,
• evidence historie změn a přístupů,
• archivace,
• podpora elektronizace papírových dokumentů,
• bezpečnostní politika a přístupová práva.

Schéma zpracování dokumentů v ERP systému Byznys

V současné době každá organizace denně zpracovává množství informací, které sama vytváří nebo jsou jí doručeny. Počet přijatých nebo vytvořených dokumentů neustále narůstá a ruku v ruce s tím také rostou požadavky na operace s nimi. Dokument je navíc funkční prvek, který podléhá různým změnám, je třeba ho účelně šířit v rámci organizace, a rovněž je nutné v případě potřeby zajistit jeho okamžitou dostupnost. Evidence v tradiční papírové podobě se stává velkou zátěží, která se projevuje nejen po stránce finanční a časové, ale také ve složitém organizačním zajištění. Proto je tedy bez kvalitního DMS stále těžší, nebo téměř nemožné zajistit dostatečnou efektivitu činností spojených se správou dokumentů. Naopak, pokud je systém rozumně nasazen, může představovat znatelnou konkurenční výhodu, protože dokáže optimalizovat často složité pracovní procesy, urychlit oběh důležitých informací a současně zajistit jejich dostupnost všem odpovědným uživatelům.
Dokumenty vznikají uvnitř i vně organizace, avšak není tak důležitý jejich původ jako spíše jejich podoba. Lze je rozdělit podle toho, zda se jedná o elektronickou, či papírovou formu. V případě, že dokument přijde do společnosti elektronicky, je úkolem ERP jej importovat. To se zpravidla odehraje komunikací s poštovním klientem, datovou schránkou nebo libovolným importním nástrojem (ISDOC, EDI apod.). Pokud vznikl v ERP uvnitř společnosti, je jeho zpracování ještě jednodušší, protože je již součástí systému a není obtížné ho ihned zařadit do dokumentového serveru. Když se však jedná o papírovou formu, pak je třeba jej nejprve naskenovat a následně vložit do systému. V takovém případě lze postupovat podle následujícího scénáře:
Přijatý dokument (korespondence, objednávka, přijatá faktura, příjemka) dorazí na vstupní bod společnosti. Tím je zpravidla recepce nebo sekretariát, kde je také umístěn dokumentový skener. Obsluha přijatý dokument opatří čárovým kódem z předtištěné sady, naskenuje a uloží PDF či JPEG soubor na předem určené úložiště. Zároveň je důležité si uvědomit, že při skenování velkého množství dokumentů, které je ve větších organizacích obvyklé, je podstatná rychlost zpracování a zařazení do systému. S tím souvisí správný výběr dokumentového skeneru, který by měl být kvalitní, rychlý a spolehlivý. V současné době již není problém pořídit slušný dokumentový skener s programovým vybavením na čtení dokumentů do padesáti tisíc korun. Takové programové vybavení pak zvládne následující činnosti:

• dávkové skenování v barvě i černobíle,
• optimalizaci skenu pro maximální dosažení kvality výsledku,
• rozlišení dle definovaných oddělovačů,
• oboustranné vícestránkové zpracování,
• rozeznání klíčových údajů, například čárový EAN kód,
• vytvoření elektronické podoby v PDF, JPEG, TIFF,
• uložení elektronické podoby do určeného úložiště,
• zpětné prohlížení skenů (do doby zpracování do ERP).

Zpracování dokumentů v ERP systému Byznys

Dokumentový skener rovněž dokáže ve speciálních případech rovnou během digitalizace vytěžovat i některá data z dokumentů. Dle definovaných pravidel dekóduje dokument a připraví datovou větu ke zpracování. Tento postup se využívá především v případě, že do firmy opakovaně přichází větší množství dokumentů stejného typu.
Po naskenování se uloží elektronická podoba do dokumentového skladiště v podnikovém informačním systému. To se provede jednoduše sejmutím čárového kódu z papírové verze při zápisu přijaté korespondence. Kromě uložení do dokumentového skladu se zároveň připojí k záznamu přijaté korespondence. V tomto okamžiku je elektronický obraz v databázi a je zálohován spolu s ostatními daty podnikového informačního systému. Je-li dokument zapsán v korespondenci, připojí se k věcně příslušným záznamům (přijaté faktuře, objednávce nebo příjemce) pouze sejmutím čárového kódu při vytváření příslušného dokladu v ERP. Papírová forma dokumentu se po naskenování zakládá do šanonu, kde při dobré implementaci ERP její cesta po firmě definitivně končí.
Na vstupní zpracování dokumentů dále bezprostředně navazuje jejich ověřování a autorizace, které probíhají pomocí nastavení workflow dle nadefinovaných interních postupů pro různé typy dokladů. Každá z verifikujících osob má k dispozici kromě datové reprezentace i naskenovaný vzhled dokumentu, a nezáleží tedy na tom, zda má pracoviště v sídle společnosti, nebo na pobočce vzdálené desítky kilometrů. Po ověření všemi osobami dostane doklad definitivní statut přijatého dokumentu a startují standardní navazující procesy, jako platba či rezervace zboží.
Kromě základního řešení pro správu dokumentů je možné díky nadstavbovým modulům detailně řešit například již samotné skenování, kdy lze určit definice úložiště a oblasti, ve kterých bude zpracování dokumentu probíhat. Také lze v pořizovacích formulářích vybraných oblastí zpřístupnit ikonu na přiřazování naskenovaného dokumentu k datovému záznamu. Při jejím stisknutí nebo pouhým přechodem přes ni se pak objeví formulář pro načtení kódu dokumentu a v tu chvíli se sejme z originálu snímačem čárový kód a systém automaticky připojí dokument k pořizovanému záznamu.
U dokumentů, které vznikají ve společnosti, je rovněž důležitou vlastností jejich verzování. Dnešní systémy DMS umí verze evidovat, a to včetně doplňujících informací o změnách a připomínkách. Možnosti zásahu do dokumentů jsou systémem přísně střeženy a odpovídají právům vycházejícím z organizační struktury společnosti. DMS systém tak poskytuje informaci nejen o posledním stavu dokumentu, ale nabízí retrospektivu celého života dokumentu.

Schéma zpracování dokumentů v ERP systému Byznys

Specialitou, kterou nabízí jen některé systémy ERP při tvorbě dokumentů, je možnost tzv. hybridních dokumentů, které vznikají částečně pomocí dat z ERP a částečně v grafickém editoru, přičemž v grafickém textovém editoru vznikne základní šablona obecných textů, obrázků, grafiky apod. a v místě, kde mají být umístěna data z ERP, se jen uvedou na příslušná data odkazy – tzv. place holdery. V okamžiku tvorby výstupního dokumentu dojde k propojení place holderů na konkrétní data a k vygenerování kompletního dokumentu. Tak může probíhat například hromadný tisk smluv s partnery, nabídkových listů, tisk pasportizačních katalogů apod.
DMS nebo také správa a řízení dokumentů je jedna z mnoha relativně mladých disciplín v informačních systémech. Na rozdíl od jiných „hitovek“, které vzplanou mediálně silnou intenzitou a po čase se po nich slehne zem, má DMS v podnicích v současné době pevnou pozici s jistým i když plíživým růstem. Plíživým proto, že oproti jiným funkcím informačního systému, vychází DMS z organizační struktury společnosti, definovaných postupů zpracování, počtu dokumentů a v neposlední řadě i technického vybavení. Nestačí tedy jen pořídit ERP systém s nálepkou DMS ready a hurá na to. Podmínkou úspěšné implementace DMS je totiž sladění možností ERP s potřebami a postupy společnosti. I z těchto důvodů, a naše praktické zkušenosti z prostředí českých firem to potvrzují, je dokonalé nasazení DMS ve většině případů teprve hudbou budoucnosti.

Autor je technickým ředitelem společnosti J.K.R., která je dodavatelem ERP systémů Byznys, jejichž funkce a vlastnosti jsou základem pro postupy uvedené v článku.