Ekonomická krize s sebou přinesla množství problémů, které ovlivňují podnikání. Jsou jimi i kredibilita zákazníků a jejich platební morálka, které se zdály před pár lety už vyřešené. Finanční zdraví, důvěryhodnost a bonita, to jsou dnes často skloňované pojmy. Pro dokreslení tohoto faktu mohou sloužit zjištění společnosti Creditreform. Podle nich bylo letos od ledna do dubna podáno 7 210 insolvenčních návrhů, tedy více než v letech 2009 a 2010. V meziročním srovnání (od dubna 2010 do dubna 2011) stoupl počet žádostí o osobní bankrot o 56 procent, navíc skoro polovina insolvenčních návrhů u právnických osob končí prohlášením úpadku, to znamená buď konkurzem, nebo stále málo využívanou reorganizací.
Podcenění prověření schopnosti zákazníka dostát svým finančním závazkům často vede firmy do nemalých problémů. Znalost bonity zákazníka je v současnosti důležitější než kdy dříve. Dnes jsou však už k dispozici i nástroje, díky nimž lze tyto informace lehce a pohodlně získat.

Úloha ekonomických systémů

Tento vývoj se celkem logicky odráží i v požadavcích na ekonomický software. Existují sice samostatné aplikace, které řeší problematiku dlužníků a pohledávek od jejich vzniku až po soudní vymáhání, ale pro firmy je přeci jen jednodušší těmto situacím předcházet, než je řešit. A v tom jim dobře vybavený software sledující pečlivě jejich potenciální i existující klienty může napomoci. Součástí ekonomických systémů se tedy stávají moduly, které nabízejí propojení s vnějšími internetovými zdroji, které informace o klientech nabízejí.
Důležité je i získávání informací z více zdrojů. Již nestačí jen insolvenční rejstřík, je nezbytné riziko předvídat a tomu se i přizpůsobit. Zajímavým zdrojem je například služba společnosti Creditcheck, která sbírá data z více vybraných databází – nejenom z insolvenčního rejstříku, ale i z databáze dlužníků a katastru nemovitostí. Tato data pak analyzuje pomocí až 185 kontrol, které v nich odhalují potenciálně rizikové faktory.

Obr1: Zobrazení informací o kredibilitě zákazníka již při zakládání došlé objednávky

Volba zdroje informací je však jen prvním krokem k úspěchu. Druhým je, jak zajistit, aby byly tyto informace „po ruce“ vždy, když jsou zrovna třeba. Kdy to je? Pro mnohé už při přebírání došlé objednávky, jelikož to je přesně ten moment, kdy je stále možné předejít možným problémům, které nás čekají, pokud se našim zákazníkem stane nedůvěryhodný subjekt. Máme-li komplexní data v tento moment k dispozici, je snadné učinit rozhodnutí. Například požadovat úhradu dopředu, nebo alespoň vystavit zálohovou fakturu na vyšší procento celé částky atd.

Data vždy dostupná

Zde se ke slovu dostává ekonomický systém. Do něj zapisujeme došlou objednávku, v něm sledujeme celý proces zakázky, od rezervace zboží přes vyskladnění až po přijetí finální platby. Je tedy zřejmé, že v něm bychom měli tyto informace získat. Automatická aktualizace systému ve spojení s možností volby místa zobrazení přitom zajistí komfortní práci pro uživatele. Současně, jsme-li na pochybách, potřebujeme mít po ruce historii kredibility zákazníka. I náš stálý zákazník, se kterým jsme už rok neuzavřeli obchod, mohl prodělat krizi a nemusí být ještě zdaleka finančně fit.
Proto lze doporučit, aby váš ekonomický systém disponoval možností propojení s internetovými zdroji a aplikacemi, které umožňují sledovat finanční zdraví zákazníků. Na druhou stranu by měl být nastavitelný tak, aby mohl uživatel rozhodnout, které informace chce dostávat a v jaké formě – některá data nemusí být relevantní a mohou spíše obtěžovat. Pro všechny uživatele je ale klíčová automatická aktualizace a uživatelská přívětivost. To znamená, aby měl čerstvá data k dispozici, když je potřebuje (nejlépe přímo při zakládání nového dokladu objednávky, faktury atd.), a nemusel cestovat systémem za jejich zjištěním.

Obr2: Ukázka rozepsaní úhrady na „subřádky“ v případě, že úhrada je v toleranci nastavené uživatelem

Dávkové zpracování a přizpůsobení systému

Dalším významným trendem na poli ekonomických systémů je možnost individuálního nastavení funkcionality systému. Různorodost uživatelů je velká a každý má svoji představu nejen o tom, jaké informace chce do systému zadávat, ale také jaké funkce a jak využije. Uživatelské nastavení systému se netýká jen zadávání položek a přidělení podrobných práv. Týká se všech funkcí, a to nejen ve smyslu, kdy a kde budu určitou funkci používat, ale také jakým způsobem. Účetní jednotka, která zpracovává omezený počet typových případů, potřebuje nastavit program tak, aby nepoužívané funkce nekomplikovaly rutinní zpracování. Naopak, účetní jednotka zpracovávající různorodé a variabilní případy, vyžaduje funkcionalitu systému dopracovanou do nejmenších podrobností.
Totéž lze říci i o dávkovém zpracování dat. Pokud uživatel zpracovává malé množství dat (dokladů), obvykle dokáže nestandardní situace nějakým způsobem víceméně ručně vyřešit. Pokud se však jedná o zpracování velkého počtu dokladů, uživatel potom od systému oprávněně očekává úsporu ruční práce, a to i v případě, kdy se nejedná o zcela standardní případy. Tato potřeba klade značné nároky na propracovanou funkcionalitu systému. Dávkové funkce znamenají úsporu času a musí pokrýt maximum případů. Jako typický příklad lze uvést zpracování bankovních výpisů.
Samozřejmostí je u většiny účetních systémů možnost dávkového stažení dat v elektronické formě, kde jsou nepříjemností pouze různé formáty jednotlivých bank. Složitější je však další zpracování dat, kdy je třeba dávkově řešit řadu nestandardních situací. V prvé řadě je třeba automatizovaně přiřadit (spárovat) platbu k příslušnému dokladu, obvykle podle variabilního symbolu. Úhrady však nechodí vždy na stejnou částku. V takovém případě je žádoucí, aby systém rozpoznal, kdy se jedná o „haléřový“ rozdíl, který se již nebude dále řešit, a zpracoval ho příslušným způsobem. To znamená označit doklad za plně uhrazený a příslušný rozdíl vypořádat v účetnictví.
Obdobně je třeba, aby systém rutinně zpracoval kurzové rozdíly v případě úhrad v cizí měně. Další komplikací u dávkového zpracování plateb jsou situace, kdy je hrazeno současně více dokladů naráz, nebo naopak, kdy k jednomu dokladu přísluší více postupných úhrad.
Ačkoli by se mohlo zdát, že uvedené situace nejsou příliš časté a daly by se dořešit ručně, je mezi uživateli ekonomických systémů patrná zvyšující se poptávka po těchto dávkových funkcích a nároky na to, aby dávkové funkce pokryly maximum možného.

Michal Dolejšek
Autor působí jako ředitel divize Aconto společnosti PCS – Software, která vyvíjí, distribuuje a podporuje ekonomický a účetní software.