Nejen účetnictví

Základem celého systému je účetní část, tedy základní agendy na zpracování daňové evidence nebo účetnictví. Předpokladem jejich správného fungování je legislativní přesnost a aktuálnost v době pořízení systému, ale i po celou dobu jeho používání. Je třeba tedy vybrat takového dodavatele, který nepřetržitým vývojem a pravidelnými aktualizacemi svých produktů může zajistit naplňování tohoto základního úkolu ekonomického systému.
Součástí ekonomického systému jsou však i další agendy, například agendy na vedení skladového hospodářství a objednávek, agendy pro majetkovou evidenci, finanční plánování a analýzy, kniha jízd, personalistika a mzdy apod. Všechny části systému by měly být dokonale provázány a každý krok učiněný v jedné části by měl vyvolat maximum efektu a promítnout se do systému jako celku. Například jeden zápis ve vydané faktuře s vazbou na sklad zároveň vyskladní zboží, připraví dodací list, ovlivní podklady pro DPH, zapíše fakturu do účetního deníku a knihy pohledávek, případně do výkazu pro Intrastat atd.
Jakýkoliv software používaný k práci by totiž měl práci především ulehčit, a ať už má zákazník při výběru ekonomického systém jakkoliv přesnou představu, automatizace procesů by u něj vždy měla být v popředí zájmu. Každá aplikace by měla mít vlastní kontrolní mechanismy, které minimalizují opakované vkládání stejných dat, udržují vazby mezi záznamy, rozpoznají chyby, upozorní na ně, případně jim umí přímo zabránit.
V prostředí malé firmy je velmi pravděpodobné, že se do výběru ekonomického systému zapojí také jeho budoucí uživatelé. Z jejich pohledu je klíčové, aby uživatelské rozhraní celé aplikace bylo přehledné a co nejvíce intuitivní a aby všechny používané funkce byly rychle a jednoduše přístupné. Spoustu času uživateli ušetří systém, který podporuje komunikaci se státní správou a tím šetří čas jinak potřebný pro obíhání úřadů. Vhodné je také počítat s tím, jak kvalitní jsou tištěné, případně elektronické manuály, jak propracovaná je kontextová nápověda a jak dostupná, rychlá a vstřícná je zákaznická podpora.

Široká nabídka tiskových sestav, včetně volby
tisku do originálních formulářů a formátu PDF
by měla být pro moderní ekonomický systém
samozřejmostí

Standardizovaná řešení

Malé firmy s největší pravděpodobností sáhnou po některém z dostupných standardizovaných řešení postaveném na technologii file server. Obecně se dá se říct, že běžným požadavkům menších obchodních i výrobních firem dokážou takové aplikace plně vyhovět a není zapotřebí přistupovat k finančně a časově náročnému postavení ekonomického systému na míru. I přesto je ale zapotřebí ověřit, jestli funkční repertoár nabízené aplikace vyhovuje nárokům a potřebám zákazníka. Nejlépe se toho dá dosáhnout při osobní konzultaci s prodejcem, respektive zástupcem dodavatele. Pokud klientovi ve standardizované aplikaci přece jen nějaká funkce chybí, může zvolit i kombinaci obou zmíněných způsobů dodání systému.
Pokud zvažuje zákazník integraci svého ekonomického systému do širších systémů s dalšími aplikacemi (ať už od stejného, či konkurenčního dodavatele), měl by zvážit otevřenost ekonomického systému a typ komunikačního rozhraní, které se bude pro přenos dat s jednotlivými aplikacemi a periferiemi používat. Má zvolený systém komunikovat s pokladnami nebo docházkovým terminálem? On‑line, nebo off‑line? Podporuje internetové obchody? Popere se s čárovými kódy? Umožňuje mobilní fakturaci?

Cena

To první, co zákazníka v souvislosti s cenou ekonomického systému napadá, jsou náklady na jeho pořízení. Jejich výše se zpravidla odvíjí od komplexnosti řešení, množství zakoupených modulů, agend a přídavných doplňků apod. Tyto náklady však tvoří jen jednu rovinu finanční náročnosti. Tou druhou jsou poplatky například za zákaznický servis, legislativní aktualizace, servisní služby, školení uživatelů atd., které mohou být účtovány podle skutečného využívání služeb nebo nastaveny paušálně za období (nejčastěji roční nebo čtvrtletní).
Cenové strategie jednotlivých dodavatelů jsou velmi rozdílné a zákazník by měl od dodavatele vyžadovat přesné vymezení, jaký rozsah služeb ten který poplatek zahrnuje. Neplacení těchto poplatků není cestou, jak ušetřit. Zejména bez legislativních aktualizací může být ohroženo správné fungování a efektivita systému, v horším případě nebude možné aplikaci používat vůbec.
Finanční náročnost pořízení a provozu ekonomického systému mohou ovlivnit i další podmínky. Bude pro bezchybný a plynulý provoz vybraného systému stačit současné hardwarové a softwarové vybavení? Je vybraný systém schopen reagovat na růst firmy? Zvládne výhledově větší počet uživatelů, rostoucí množství dat a vyšší nároky na bezpečnost dat? Jsou dostupné vyšší nebo komplexnější verze systému?
Nic nenahradí vlastní zkušenosti získané díky testovací či demo verzi produktu – tedy pokud je na to při výběru toho správného řešení čas. Dobrými vodítky jsou také vyjádření dalších/třetích subjektů, například prověření systému nezávislým auditorem z hlediska legislativní správnosti a účetní vhodnosti, ale i správné funkčnosti na operačních systémech, doporučení stávajících uživatelů, množství prodaných licencí apod. Rozšířený ekonomický systém může být pro zákazníka výhodou při outsourcingu některých služeb, například zpracování DPH, daní z příjmů, účetní závěrky či celého účetnictví, protože mnohé účetní firmy jej mohou používat také a značně se tak zjednoduší předávání a sdílení dat.

Ukázka moderního rozhraní ekonomického systému –
přehledné prostředí a snadno přístupné funkce díky
kontextové nabídce v účetním deníku

Závěr

Kromě samotného produktu by zákazníka měl zajímat i jeho dodavatel, jak dlouho je na trhu, má-li dostatečně hustou a jednoduše dostupnou pobočkovou a partnerskou síť poskytující předprodejní a poprodejní servis, jaké má vlastnické zázemí, je-li finančně stabilní atd.
Ekonomický systém žádná firma, ať už je jakkoliv velká, nepořizuje pro krátkodobé použití. Vhodně zvolená aplikace může přispět k vytvoření konkurenční výhody, nevhodná volba zase k ochromení informačních toků a řízení celé organizace. Proto je důležité věnovat konečnému rozhodnutí dostatečnou pozornost a čas.
Zakoupením ekonomického systému se totiž dává základ pro dlouhodobé partnerství, ve kterém by všichni zúčastnění měli být připraveni na to, že malá firma má ambice růst a upevňovat svou pozici.

Autorka je PR asistentkou ve společnosti Stormware.