Registrace k využívání produktu resp. služby Helios One je velmi jednoduchá. Uživatel na adrese http://www.heliosone.cz/ nejprve vybere, zda požaduje aplikaci dle české nebo slovenské legislativy. Poté stačí zadat e-mail, heslo, zvolit vhodný profil Podnikatel nebo Účetní a zadat, zda firma povede účetnictví nebo daňovou evidenci. Následně je uživateli zaslán ověřovací e-mail a po potvrzení zaslaného odkazu je potřeba několik minut vyčkat na další e-mail o úspěšné registraci a z odkazu v tomto mailu lze již spustit aplikaci.

Při prvním spuštění programu je nutné zadat informace o účtované firmě, tyto údaje nelze bohužel stáhnout z registru podnikatelských subjektů ARES a je nutné je zadat ručně. Výrobce nás ale ujistil, že na doplnění propojení s ARESem a mnoha dalších vylepšeních pracuje a budou do aplikace brzy doplněny. 

Úvodní obrazovka aplikace Helios One zobrazuje údaje o počtu dokladů, údaj o očekávaných platbách a údaje o stavu finančních prostředků

Aplikace nabízí profily Podnikatel a Účetní. Oba pracují se stejnou datovou základnou, ale liší se v některých možnostech a v nastavení zobrazovaných informací. Obě strany mohou toky dokumentů kontrolovat a zasahovat do nich. Činnosti jsou synchronizovány a nevznikají duplicity. Účetní je na změny provedené podnikatelem, resp. klientem upozorňován.

Základní obrazovka informuje uživatele s profilem Podnikatel o finanční kondici podniku. Jsou zde zobrazeny údaje očekávané příjmy, očekávané výdaje, bilance očekávaných plateb, informace o počtu dokladů ke zpracování, stav finančních prostředků a počet otevřených úkolů. Kliknutím na jedno ze šesti okének lze vstoupit do detailnějšího přehledu dané položky. V profilu Podnikatele nejsou bohužel v současném nastavení zobrazovány ani základní informace z účetních výkazů, např. výsledek hospodaření, údaje o vývoji výnosů a nákladů. Jde o další z funkcí, na jejich doplnění výrobce pracuje.

Agendy aplikace

Aplikace Helios One obsahuje agendy fakturace, sklady, objednávky, platby, majetek a účetnictví.

Fakturace

Agenda Fakturace umožňuje vystavování faktur a evidenci faktur přijatých. Samostatné funkce jsou určeny pro vystavování zálohových faktur a evidenci přijatých zálohových faktur. Při vytváření nové faktury lze odběratele rychle vybrat ze seznamu uložených firem na základě napsání části názvu nebo identifikačního čísla. Pokud fakturujeme firmě, kterou nemáme ještě uloženu v aplikaci, musíme zadat všechny údaje o odběrateli ručně. Právě zde nejvíc chybí propojení s rejstříkem firem ARES. Chybí tak i kontrola údajů. Při ukládání nové firmy nás software neupozorní na chybné DIČ, IČ nebo chybně zadaný bankovní účet. Naopak potěší, že po zadání údajů o obchodním partnerovi systém automaticky zkontroluje spolehlivost firmy v rejstříku CreditCheck a v registru plátců DPH.

Pro urychlení vystavování faktur lze použít číselník produktů, produktem mohou být zásoby nebo služby. V profilu Účetní pak probíhá zaúčtování faktur na základě zadaného účtu u položky faktury. Na rozdíl od jiných účetních systémů zde nezadáváme celou předkontaci, ale pouze výnosový účet, a faktura je automaticky zaúčtována na účet odběratelů a na příslušný účet je podle sazby zaúčtováno DPH. Lze také vytvořit často užívané typy dokladů s potřebnými předkontacemi pro zjednodušení a urychlení práce. 

Seznam faktur vydaných lze snadno přizpůsobit potřebám uživatele, údaje lze rychle třídit a filtrovat s využitím záhlaví sloupců

Pokud zaúčtování u položky nezadáme např. z důvodu, že podnikatel, který vystavuje fakturu, správné zaúčtování nezná, částka základu daně bude zaúčtovaná na účet 395-999 – „Dočasné zaúčtování“. K rychlému vystavení opakujících se dokladů lze v modulu fakturace i dalších agendách programu použít funkci kopírování celého dokladu. Uloženou fakturu lze vytisknout nebo přímo z aplikace Helios One odeslat odběrateli jako PDF přílohu.

Seznam vystavených faktur je velmi přehledný a uživatel si ho může snadno přizpůsobit svým potřebám. Snadno můžeme zapnout či vypnout, které údaje v seznamu dokladů požadujeme zobrazit. Pořadí údajů v seznamu lze rychle změnit pouze přetažením záhlaví sloupce, rychle lze také měnit šířku jednotlivých sloupců. Seznam faktur a obdobně i jiných dokladů lze rychle seřadit klepnutím na záhlaví sloupce podle libovolného údaje. Požadované doklady lze také rychle odfiltrovat dle libovolného údaje s využitím nastavení filtru v záhlaví každého sloupce, např. doklady dle odběratele, dle zadané částky, dle data atd. Pro vedení firmy bude velmi užitečná funkce přehled fakturace, která poskytuje údaje o celkové hodnotě vystavených faktur a údaje o fakturách dle splatnosti. V přehledu jsou také uvedeny údaje o nejvýznamnějších odběratelích a údaje o hodnotě jednotlivých fakturovaných produktů.

Při vkládání faktur přijatých považuji za významnou komplikaci nemožnost zadat u každé položky přesnou hodnotu DPH dle faktury. Lze zadat pouze cenu bez DPH a DPH je následně vypočtena aplikací. V případě, že DPH na přijaté faktuře se odlišuje od výpočtu programu, je následně nutné se přepnout do sumarizace dokladu a opravit DPH i celkovou částku dokladu. Na faktuře přijaté také nelze zadat cenu včetně daně a použít výpočet daně koeficientem.

Platby

Agenda Platby slouží k evidenci bankovních výpisů a vkládání příjmových a výdajových pokladních dokladů. Při vkládání pokladních dokladů významně usnadní a urychlí práci seznam pokladních pohybů. U každého pohybu je nastaven i analytický účet pro správné zaúčtování. U pokladních dokladů na rozdíl od faktur můžeme zadat i cenu včetně DPH a aplikace vypočítá DPH. Výpočet DPH z ceny včetně daně je ale proveden matematicky a ne koeficientem dle § 37 zákona o DPH.

Sklad

Modul Sklad umožňuje vedení jednoduché skladové evidence zboží, v seznamu produktů lze také evidovat poskytované služby. V modulu lze vystavovat příjemky, výdejky, převodky a dodací listy. Z příjemky můžeme snadno vytvořit fakturu přijatou, z dodacího listu fakturu vydanou.

Účetnictví

V modulu Účetnictví lze rychle zobrazit pohyby na zvoleném účtu, zobrazené pohyby lze následně snadno filtrovat např. dle data, částky a dalších údajů. Dále umožňuje agenda Účetnictví zobrazit účetní deník, seznam účetních dokladů dle typu a hlavní knihu. V účetním deníku nám u jednotlivých dokladů chybělo označení firmy, ke které se doklad vztahuje. V účetním deníku ani seznamu účetních dokladů nelze změnit zaúčtování dokladu a nelze se ani rychle přepnout na zdrojový doklad do příslušné agendy. Tuto praktickou vazbu by bylo vhodné při nejbližší příležitosti doplnit.

V části Účetnictví také můžeme prohlížet účetní rozvrh a vytvářet nové účty. U účtů lze nastavit, zda vstupují do výpočtu základu daně, tj. zda se jedná o daňové či daňově neuznatelné náklady.

V části programu Účetní závěrka lze provést zobrazení a tisk rozvahy a výkazu zisku a ztráty a uzavření účetnictví a převod stavů účtů do následujícího účetního v období. V současné verzi nemůže uživatel nastavit načítání jednotlivých účtů do jednotlivých řádků výkazů, dle informace výrobce bude tato funkce doplněna. V případě potřeby lze provést ruční editaci výkazů.

V jednotlivých modulech je k dispozici nápověda, která by u některých funkcí mohla být podrobnější.

Mobilní aplikace

Pro jednodušší přístup k ekonomickému systému Helios One z mobilních zařízení existuje aplikace pro zařízení iPhone, iPad a některá zařízení s operačním systémem Android (aplikace je dostupná v Google Play, kde také ověříte kompatibilitu s vaším konkrétním zařízením).

Mobilní aplikace Helios One slouží především pro zobrazení aktuálních údajů o hospodaření podniku. Je zobrazen aktuální stav prostředků v pokladně a na bankovních účtech, stav závazků a pohledávek včetně největších dlužníků a věřitelů a aktuální hodnota daňové povinnosti k DPH. 

Formulář pro zadání nové vydané faktury


Účetní deník, doklady v deníku lze snadno třídit a filtrovat

Zajímavou funkcí mobilní aplikace je možnost vyfotit přijatý dokad a odeslat ho okamžitě do dokumentů ke zpracování v aplikaci Helios One. Účetní tak může doklad okamžitě zpracovat a nemusí čekat, až se podnikatel vrátí ze služební cesty a doklady přinese. Účetní má tak přehled, které doklady už jsou zpracovány, a nestane se, že zapomene zpracovat některé doklady poslané mailem. Přijaté doklady lze také naskenovat a vložit ke zpracování v aplikaci na počítači.

Export a import dat

Údaje z aplikace Helios One lze exportovat do programu Excel, případně do ekonomických systémů Helios Red a Helios Wéčko z nabídky Asseco Solutions. Do Excelu je možné exportovat prakticky kterékoli okno či sestavu z aplikace Helios One, knihy faktur, seznamy produktů a firem atd.

Aktuálně je také řešen import dat z jiných ekonomických systémů do programu Helios One. Ale variabilita vstupů a požadavků je příliš široká a bude se tedy jednat o zpoplatněnou úpravu vstupních údajů libovolné aplikace, případně bezplatný import z nejrozšířenějších aplikací.

Ceny využívání aplikace

Základní verze Free, která je zcela zdarma a použili jsme ji i my při testování aplikace, umožňuje zpracovávat doklady až pro pět firem a měsíčně v ní lze zpracovat maximálně 50 dokladů. Verze Profi umožňuje neomezený počet uživatelů a dokladů, ale provozovat ji lze jen v rámci jedné organizace. Měsíční cena činí 299 Kč za jednoho uživatele. Bez jakýchkoli omezení funguje verze Enterprise, kterou lze pořídit za cenu 469 Kč na měsíc a uživatele.

Pokud si účetní vytvoří profil v Helios One, může se jednoduše spojit s agendou podnikatele, pro kterého pracuje. Oboustranný přístup je pro jednoho podnikatele s účetním zdarma.

Závěrem

Pro zpracování účetní agendy malých firem mají aplikace pracující formou cloud computingu určitě velkou budoucnost. Firmám totiž odpadá starost o instalaci a správu účetních programů. Cloud aplikace umožní současné vkládání dokladů několika uživateli bez nutnosti pořizovat server a budovat podnikovou síť. Největší výhodu cloudového řešení ale spatřuji v možnosti rychlé spolupráce podnikatele, jeho zaměstnanců a externí účetní prakticky odkudkoli. Současně je eliminována velká nevýhoda externího zpracování účetnictví, kdy podnikatel nemá průběžně k dispozici výsledky o hospodaření podniku. V případě použití aplikace Helios One může podnikatel okamžitě zjistit údaje o hospodaření s využitím svého přístupu do programu nebo pomocí mobilní aplikace. Oboustranný přístup je jednou z hlavních předností Helios One. Aplikace Helios One má také velmi příjemné a intuitivní ovládání, seznamy dokladů lze snadno přizpůsobit požadavkům uživatele a rychle v nich najít požadované informace. V průběhu testování jsme ale objevili i vlastnosti a funkce, které by bylo vhodné ještě doladit a vylepšit.

Ing. Miloš Grásgruber, Ph.D.