Elektronická výměna dokumentů mezi podniky není žádnou novinkou. Zejména u větších organizací v oblasti retailu nebo v automobilovém průmyslu jsou řešení EDI (electronic data interchange) běžná. V menších podnicích ovšem stále převládá papírová forma daňového dokladu. V lepším případě jsou doklady elektronicky alespoň zasílány (nejčastěji ve formátu PDF), ale způsob jejich zpracování nadále odpovídá nestrukturované papírové podobě. Dokumenty jsou vytisknuty a jednotlivé položky přepisovány do ekonomického systému.

Petr Kuchař

člen představenstva Abra Software a místopředseda představenstva sdružení SPIS
1. Pokud máte na mysli závazek signatářů podporovat formát ISDOC, tak na to je ještě brzy. Formát byl vyhlášen 19. března a to je v poměru k inovačním cyklům producentů podnikového softwaru příliš krátká doba. Deklarace měla ale i další záměry. Například upozornit na zákonnou možnost elektronické fakturace či na fakt, že SPIS pracuje na konkrétním řešení. Jeho hlavní výhodou je použitelnost pro velké korporace i malé a střední společnosti a také možnost vyměňovat faktury jak s využitím služeb třetích stran, tak i přímo, bez nutnosti dodatečných transakčních nákladů. Díky medializaci projektu ISDOC se k nám přidaly další firmy, které přinesly nová řešení či pohledy na danou problematiku. Ve výsledku je celý formát lépe technicky navržen a má širší podporu trhu ICT.
2. Naše aktuální produkty Abra G1–G4 podporují ve verzi 9.02 schopnost elektronické faktury formátu ISDOC emitovat. Verze 9.03, na které pracujeme a jejíž certifikaci očekávám přibližně v měsíci říjnu, přinese podporu importního scénáře elektronických faktur, schopnost zacházet i s formátem ISDOCX jako s fakturou opatřenou přílohami a také vyřešení problematiky archivace elektronických dokladů.
3. Abra, stejně jako mnohá další ERP řešení, obsahuje schopnost emitovat výstupní dokumenty ve formátu PDF již dlouhou dobu, nicméně tomuto řešení bych si nedovolil říkat elektronická fakturace. Důležitou složkou řešení totiž musí být schopnost příjemce faktury strojově vytěžit její data a nemuset je opisovat ručně. A z tohoto pohledu formát PDF nepředstavuje uspokojivé řešení. Někteří naši klienti naopak úspěšně používají fakturaci pomocí EDI (Edifact), která po zpravidla náročnější implementaci funguje velice spolehlivě.
4. Poptávka po elektronické fakturaci odpovídá informovanosti firem o dané problematice a také nabídce dostupných řešení na trhu. Obě jmenované složky aktivita ISDOC pravděpodobně hodně ovlivnila, protože v posledních týdnech naši obchodníci indikují několikanásobný nárůst poptávky. Tím plní svou úlohu i sdružení SPIS, jehož základním cílem je podpořit používání ICT v průmyslu i celé společnosti.

Kovářova kobyla chodí bosa

Téměř polovina IT firem zatím elektronickou fakturaci nevyužívá
Společnost Abra Software provedla průzkum mezi IT firmami na téma využívání elektronické fakturace. Průzkumu se zúčastnilo přes pět set IT společností a otázka zněla „V jaké podobě využíváte elektronickou fakturaci?“ Výsledky průzkumu jsou zřejmé z grafu:



„Odpovědi jasně ukazují, že elektronická výměna dat mezi podniky se teprve rozbíhá. I společnosti z IT, které mají k aplikaci těchto technologií velmi blízko, na tento efektivní způsob komunikace teprve přechází,“ komentoval výsledky průzkumu Petr Kuchař, člen představenstva Abra Software a sdružení SPIS.

Jan Dvořák

ředitel sekce PRG, Gordic
Společnost Gordic zahájila práce na zavedení elektronického formátu ISDOC do všech řad svých ekonomických systémů. Dominantně působíme ve sféře veřejné správy a lze konstatovat, že zájem našich zákazníků o tuto formu fakturace je zatím minimální. Zvýšený zájem o elektronizaci v této oblasti očekáváme po zahájení provozu datových schránek, neboť velká míra dokumentů bude přicházet do úřadu pouze v elektronické formě. Logicky tak vznikne tlak na vytěžování údajů z obsahu těchto elektronických dokumentů a zavedení jednotného formátu tomu nesmírně napomůže.

Daniel Novák

vedoucí technického oddělení, J.K.R.
1. Deklarace o společném postupu z října 2008 nás zavazuje implementovat do informačních systémů třídy Byznys formát ISDOC nejpozději jeden rok od jeho vyhlášení. Jelikož zástupci společnosti J.K.R. se již od roku 2007 zúčastňovali všech schůzek pracovní skupiny SPIS, nevidíme žádný problém i s časovým předstihem záměr deklarace naplnit.
2. V současné době intenzivně pracujeme na tvorbě analytických podkladů pro implementaci formátu ISDOC do systémů třídy Byznys. V nadcházejících třech měsících proběhnou vývojové a testovací práce. Uživatelům systémů Byznys Win a Byznys VR nabídneme možnost využívat tento formát již v kompilacích distribuovaných v říjnu letošního roku.
3. Informační systémy třídy Byznys umožňují exportovat faktury v mnoha formátech (např. PDF, HTML, DOCX, TXT a dalších) a tyto i digitálně podepisovat. Zároveň jsme implementovali již v roce 2003 možnost exportu faktur ve formátu EDI.
4. Uživatelé volají po jednotném formátu elektronické fakturace již delší dobu. Zejména v poslední době, kdy většina společností vítá každou možnost, jak ušetřit na nákladech, cítíme o to větší tlak. Implementací formátu ISDOC do většiny informačních systémů na trhu dojde i pro naše uživatele k významnému ušetření finančních prostředků spojených s vytištěním, rozesíláním a přepisováním papírových fakturačních dokladů.

Luděk Vydra

ředitel společnosti, K2 atmitec
Náš Informační systém K2 již několik let podporuje datovou výměnu EDI. V poslední verzi našeho systému jsme přidali podporu formátu PDF, který může být podepsán elektronickým podpisem. Nicméně ISDOC je výrazným krokem vpřed, pokud jej bude podporovat státní správa a výrobci ERP tak jako my. Krok vpřed je to díky možné automatizaci zpracování a rozšířenosti formátu. V našem Informačním systému K2 bude plná podpora v létě letošního roku. Předpokládám, že koncem tohoto roku bude mít většina ERP podporu tohoto formátu. Pak se naplní naše vize, se kterou jsme formát spoluvytvářeli, vize bezpapírového oběhu dokladů alespoň mezi českými subjekty.

Petr Maňas

ředitel pro strategii, LCS International
1. Z našeho pohledu nás ještě devadesát procent cesty k elektronické fakturaci čeká. Důležité bude nejen to, aby informační systémy uměly elektronickou fakturu vystavit a přijmout, ale i zvládnutí návazných mechanismů, od snadno dostupných cest pro přenos těchto faktur praktičtějšími cestami, než je e-mail, až po archivaci těchto dokladů a návyk finančních úřadů pracovat s elektronickými doklady. Nicméně jako důležitý vidíme inteligentní společný základ, který nám dává jistou šanci, že nedopadneme podobně jako například v oblasti elektronického bankovnictví, kdy má každá společnost své formáty i aplikace a uživatelé i vývojové firmy jsou nuceny dělat obrovské objemy zbytečné práce.
2. Aktuální verze ISDOC nepodporují, naším cílem je, aby naše podzimní verze již formát podporovaly. V produkčním prostředí zaručeně dodržíme závazek „do jednoho roku od schválení formátu“.
3. Jiné formáty, například Edifact, standardně podporujeme na odesílací straně, plošně je však jejich nasazení prakticky nemožné, většinou jsou použitelné pouze v rámci daných odvětví. PDF jako doplňkový formát pro zobrazení faktur či jiných dokladů podporujeme.
4. Aktuálně je tato otázka významná pro zhruba sedmnáct procent našich zákazníků. Za rok však očekáváme již dvojnásobné číslo.

Miroslav Tichoň

product manager IS Karat
Na zapracování formátu ISDOC pro elektronickou fakturaci do IS Karat naši vývojáři pracují. Termín uvolnění této funkčnosti pro naše zákazníky bude z naší strany určitě dodržen. Mimo ISDOC má IS Karat široké možnosti exportů a importů nejrůznějších formátu, např. EDI, XML, PDF, XLST, XLS, XLSX, DOC, DOCX, Open Office, PRN, HTML a další. Řada našich zákazníků tyto možnosti využívá delší dobu. V řetězcích by to dnes asi ani jinak nešlo. Totéž platí pro elektronickou komunikaci s bankami, penzijními fondy, finančními úřady přes XML nebo přímo přes portál veřejné správy. Klienti tyto možnosti využívají, protože šetří jejich čas a čas jejich zákazníků, snižují se náklady na komunikaci, tisk, obálky, poštovné, skenování atd. Je pravda, že někteří se stále nemohou vymanit ze zajetí papírů a razítek, které známe „stovky“ let. Většině našich zákazníků již sami několik let zasíláme výhradně elektronické faktury za služby přímo z IS Karat. Protože s tím máme dobrou zkušenost, doporučujeme to i naším zákazníkům.

Petr Hampejs

produktový manažer divize podnikových řešení Microsoft Dynamics
1. V podstatě jde o to, co přesně chápeme pod záměry deklarace. Celkem bez problémů proběhla dohoda o vytvoření společného formátu pro výměnu elektronických dokumentů a velmi rychle lze očekávat také její technické zapracování do produktů dodávaných jednotlivými výrobci ekonomických informačních systémů. Jinou věcí je však aplikace tohoto způsobu fakturace mezi hospodářskými subjekty, kdy předpokládáme velmi pozvolný proces masového rozšíření uvedené formy výměny dokumentů.
2. Naše řešení Microsoft Dynamics umožňovala uživatelské generování a přijímání XML souborů (ISDOC je definován v tomto formátu) již ve svých dřívějších verzích.
3. Naše systémy obsahují moduly pro výměnu elektronických dokumentů založené právě na formátu XML – kromě faktur umožňují také zasílání nabídek, objednávek, dodávek nebo výměny produktových katalogů. Dále umožňujeme našim zákazníkům komunikovat v mezinárodně používaných formátech EDI nebo XBRL a také umožňujeme export všech dokladů (tedy i faktur) do mnoha různých formátů, jako je PDF, XLS, HTML, TXT atd. Pro rozsáhlejší projekty či větší množství integrovaných systémů je vhodné využít k tomu určených profesionálních nástrojů. Jedním z nich je například Microsoft BizTalk Server, který pomáhá automatizovaně řešit právě zpracování a výměnu elektronických dokumentů.
4. V současnosti v České republice jistě převažuje standardní způsob fakturace, i když v poslední době zaznamenáváme rychle se zvyšující zájem našich zákazníků o oblast elektronické fakturace. Vzhledem k úsporám nákladů i zvýšení efektivity pracovníků lze očekávat silný růst poptávky po řešeních elektronické výměny dokumentů do budoucna.

Petr Klička

generální ředitel, Stormware
1. Všechno probíhá tak, jak se signatáři deklarace dohodli na podzim loňského roku. V březnu se podařilo dokončit komunikační standard a jednotliví výrobci tento standard nyní implementují do svých systémů. Na implementaci máme jeden rok, nicméně neformálně se předpokládá, že většina systémů integruje plnou podporu elektronické fakturace do podzimu.
2. Podporu formátu ISDOC (export i import elektronických faktur) připravujeme do říjnové aktualizace systému Pohoda. Uživatelé si toto rozšíření nebudou muset dokupovat, protože bude nedílnou součástí všech verzí systému.
3. Ano, Pohoda umožňuje export tiskových sestav do PDF formátu. Navíc už několik let obsahuje elektronickou výměnu dokumentů ve formátu eForm. Jedná se o HTML podobu dokumentu, faktury nebo objednávky, která v sobě nese XML informace o údajích na dokladu. Uživatel si může tento HTML dokument vytisknout a zároveň pomocí tlačítka naimportovat i včetně fakturovaných položek do svého systému. Tento způsob výměny dat však mohou využívat pouze uživatelé systému Pohoda mezi sebou. Formát ISDOC má výhodu v tom, že je to standard, který budou podporovat všichni hlavní dodavatelé ekonomicko-informačních systémů.
4. Úspěch má náš systém výměny dat eForm a doplnění podpory PDF přímo do programu také přineslo spoustu kladných reakcí od našich uživatelů. Domnívám se, že řada uživatelů si dnes ještě dopady standardu ISDOC nedovede úplně představit. O to příjemnější pro ně určitě bude zjištění, jak velké úspory jim do budoucna přinese.