Fungování společností je čím dál více založeno na procesech, které pracují s daty uloženými v celé řadě systémů, a na efektivním zapojení lidí do těchto procesů. Pro byznys je nezbytné procesy rychle zprovoznit, sledovat a na základě získaných informací se dále rozhodovat.
Motivace a iniciativa u BPM projektů včetně jejich financování se stále výrazněji přesouvají ze strany IT na stranu byznysu. IT je vystaveno rostoucímu tlaku a je nuceno hledat flexibilní řešení, která budou mít vysokou přidanou hodnotu. Společným a základním aspektem se stává právě flexibilita – flexibilita v zavádění nových procesů, flexibilita v provádění změn v procesech, flexibilita v synergickém využití postupně budovaných procesů a navazujících systémů.

Integračně zaměřená BPM řešení

Procesních potřeb a jejich nedostatků, se kterými se lze běžně setkat, je celá řada. Jde například o monolitické podnikové informační systémy s procesy skrytými ve vnitřní implementaci, kde však chybí hmatatelný procesní model, který by bylo možné flexibilně upravovat. Dalším příkladem mohou být procesy skryté v aplikační logice několika oddělených systémů, které není možné zachytit, natož kontrolovaně udržovat a rozvíjet.
Aby se daly procesy efektivně využívat, je zapotřebí je jednotným způsobem popsat, implementovat, zprovoznit a sledovat. Procesy jsou čím dál více kooperativní a je nutné, aby uměly jednoduše spolupracovat s celou řadou systémů či aplikací, které klienti již provozují nebo v budoucnosti začnou využívat. Základním předpokladem zde tedy jsou otevřené procesní řešení, které lze jednoduše a rychle s ostatními systémy integrovat.
Tento požadavek vedl ke vzniku integračně zaměřených procesních systémů, které v poslední době prošly intenzivním vývojem. Často se jedná se o řešení, která byla vyvinuta na základě platforem pro integraci aplikací nebo společně s nimi. Jejich význam roste s tím, jak roste potřeba po univerzálnějším BPM řešení, oproti tzv. workflow systémům, které jsou jednostranně zaměřené na procesy s lidskou interakcí, nebo dokumentově orientovaným procesním systémům.

Vizualizované modelování a simulace procesů

V kontextu moderních řešení BPM lze hovořit o třech důvodech, proč modelovat procesy. Prvním z nich je zajištění dokumentace procesů, včetně dokumentace pro účely auditů, a naplnění legislativních či oborových požadavků na kvalitu procesů.
Druhým důvodem je optimalizace. Ta by měla být průběžná a interaktivní právě s vazbou na sledování procesů. Chování procesů lze již ve fázi návrhu simulovat a výsledky simulace použít pro optimalizaci.
Třetím důvodem je modelování pro exekuci, kdy je možné model procesu fyzicky zprovoznit na procesním serveru přímo, anebo po dodatečném přidání technických informací do modelu. Pro modelování procesů se prosazuje notace BPMN (Business Process Modeling Notation).

Obr 1: Modeler

Procesní server

Procesní server provozuje procesy dle implementovaného modelu. V integračním pojetí BPM procesy v průběhu své činnosti spolupracují s jinými systémy, čtou z nich a zapisují do nich data prostřednictvím volání služeb. Dalším klíčovým úkolem procesního serveru je zapojení lidí do procesů. Typicky se jedná o formuláře, které zaměstnanci vyplňují, a komunikaci s osobami, jež jsou do procesů zapojeny. Pro technický popis modelu procesů se často používá jazyk BPEL (Business Process Execution Language).

Sledování procesů v reálném čase

Sledování procesů v reálném čase v přehledné vizuální podobě, možnost rychlé reakce na okamžitou situaci, možnost proaktivního řešení mimořádných situací a trendů, podpora rozhodování při optimalizaci procesů, to jsou některé z hodnot, které lze díky řešení pro sledování obchodních procesů business activity monitoring (BAM) očekávat. Společným jmenovatelem je opět flexibilita.
Jelikož trend vývoje klíčových ukazatelů se dá do určité míry předpovídat, je možné například okamžitě zjistit, že se lidem provádějícím schvalování začínají hromadit nevyřízené žádosti a na základě této informace okamžitě provést potřebnou nápravu, třeba formou opravného procesu. Podobných případů je mnoho a často představují u projektů BPM klíčovou hodnotu pro byznys.

Uživatelská rozhraní, lidská interakce

Přes veškerou snahu o automatizaci procesů je lidská činnost v obchodních procesech často nepostradatelná. Typicky se jedná o vyplňování formulářů při zahajování procesů nebo v jejich průběhu. Za zásadní výhodu lidské činnosti v procesech lze považovat to, že je jasně definováno, ve kterém okamžiku k ní dochází, za jakých podmínek, kdo ji provádí, s jakými vstupy a s jakými výstupy. Dobře definované lidské činnosti umožňují dosáhnout efektivity, což přináší zásadní úspory při provozu procesů, zvýšení jejich propustnosti a zkrácení doby běhu procesů. Tedy opět klíčové přínosy pro sponzory BPM projektů.
Díky rostoucím možnostem dynamických webových aplikací a portálových rozhraní, které fungují v běžných webových prohlížečích, lze nabídnout poměrně komfortní uživatelské rozhraní do intranetu i internetu bez nutnosti instalovat a udržovat tlusté klienty. Využití tlustých klientů to však nijak nevylučuje.
Kvalitní BPM řešení umožňují realizovat typické funkčnosti spojené s lidskými činnostmi typu eskalace, notifikace, řešení zastupitelnosti, delegace úkolů, rozdělení úkolů na podúkoly apod. Patřičnou pozornost se vyplatí věnovat i kvalitě, ergonomii a praktické použitelnosti uživatelských rozhraní pro procesy. Právě uživatelské rozhraní prodává řešení koncovým uživatelům.

Několik doporučení

Častou otázkou v souvislosti s řešeními BPM bývá: kde začít? Identifikace procesů se provádí na samém začátku a pro úspěch projektů je kritická. V praxi se ukazuje, že je možné dosáhnout rychlejších a hmatatelnějších výsledků, pokud projekt začne na menším případu a poté se záběr spolu s adopcí postupů a technologií v konkrétním prostředí klienta rozšiřuje.
Takto začíná v praxi více než polovina projektů. Jen omezený počet projektů má ve svém popisu vybudovat hned v počáteční fázi komplexní procesní řešení přes celou společnost. Budování komplexních procesních map přes celou společnost ovšem trvá dlouho, a pokud se dokončí, výsledky použitelné pro implementaci procesů mezitím zastarají a nemusí odpovídat aktuálním potřebám.
Z těchto důvodů se osvědčila postupná adopce BPM na takových procesech, které společnost může relativně rychle někam posunout. Dá se hovořit o hledání rychlých vítězství. Tento postup snižuje rizika a přináší mnohem dříve pozitivní efekt. I takový postup však musí mít dlouhodobou koncepci.
Projekty BPM bývají motivované a řízené byznysem, ovšem s klíčovou spoluúčastí IT. Osvědčil se přístup „meet in the middle“, který spočívá ve společném postupu ze strany potřeb byznysu a možností IT. Vždy by měl být jasný sponzor a vlastník projektu a dále pravomoci, aby bylo možné posouvat projekt vpřed. To je velmi důležité, protože projekty bývají kooperativní, přes byznys i IT, různá oddělení společnosti, mezi společností a jejími obchodní partnery.
Aktuální trh nabízí ucelená a flexibilní řešení pro kompletní cyklus BPM – od modelování a simulace přes implementaci, runtime až ke sledování obchodních procesů v reálném čase. Klíčovým faktorem úspěchu je nabídnout řešení s přidanou hodnotou pro byznys, který bývá sponzorem těchto projektů. Řešení jsou perspektivní a mají průběžně v realizovaných objemech vysoký růst. Potenciál se však neskrývá jen v nejprogresivnějších oblastech typu finančních institucí a telekomunikací, ale například i v průmyslu a ve státní správě.

Obr 2: Proces

Autor působí na pozici accredited WebSphere software specialist ve společnosti IBM Česká republika.