Společnost Intentia se věnuje vývoji, zavádění a následné podpoře ERP systémů určených k prohloubení spolupráce mezi jednotlivými subjekty v rámci dodavatelských řetězců. Skutečně dobře fungující ERP systém není finálním produktem, pro který je možné sáhnout do toho či onoho regálu, ale jeho vývoj, konfigurace podle potřeb konkrétního zákazníka, a především samotná implementace jsou složitým procesem, který - má-li být úspěšný - se neobejde bez aktivní účasti obou stran: dodavatele i zákazníka. Jedním z příkladů takové spolupráce je i zavedení ERP systému Movex ve společnosti Okula Nýrsko.


Pro Intentii začíná projekt implementace vlastně ještě před podpisem smlouvy. Poté, co obdržela od společnosti Okula pozvání do výběrového řízení na dodavatele IT systému, nastoupil k potenciálnímu zákazníkovi tým specialistů, který zjišťoval, jaké procesy a jakým způsobem ve firmě probíhají. "Každý úspěšný obchodní projekt začíná analýzou situace u zákazníka a posouzením, zda námi nabízené a následně i dodané řešení je opravdu správnou volbou," vysvětluje filozofii projektů Ing. Bohuslav Cechmeister, key account manager společnosti Intentia. "Pokud máme jakékoliv pochybnosti o tom, jestli naše řešení bude pro zákazníka skutečně přínosem, pak od projektu raději ustoupíme," dodává.

Projekt pro společnost Okula Nýrsko byl přitom velmi specifický tím, že implementace zahrnovala dva ekonomické subjekty (společnost Okula a partnerskou společnost Optiplast), které realizují tři výrazně odlišné typy výrob:
· výrobu brýlových obrub, což je pro společnost Okula historicky tradiční výroba v malých sériích, s vysokým podílem ruční práce, s nároky na externí kooperace,
· výrobu lisovaných plastů, kde jde o velké výrobní série s požadavky na sledování a trasování použitých vstupních surovin pro výrobky v oblasti farmacie a potravinářství, případně o výroby s vysokými nároky na přesnost plánování a rychlost reakcí na změny požadavků v oblasti produkce pro automobilový průmysl,
· výrobu lisovacích forem, která je kusová, zakázková, s výrobním postupem a kalkulací nákladů na základě zkušeností z podobných výrob.




Systém Movex tedy v tomto případě musel splnit řadu různých požadavků a předběžná analýza byla pro garantování úspěšné implementace nutná. Po posouzení, zda řešení nabízené společností Intentia vyhovuje požadavkům zákazníka, se Intentia rozhodla, že se výběrového řízení vyhlášeného společností Okula zúčastní. To bylo na počátku roku 2000. Celý obchodní proces výběru dodavatele byl pod kontrolou společnosti Okula, která na to měla svůj tým posílený o externí poradce. "Okula ve výběrovém řízení hledala firmu, která nabízí informační systém budovaný v zahraničí, a má tudíž reference nejen v ČR, ale i v tehdejší EU. Chtěli jsme systém, který má potřebnou podporu, u něhož je zajištěn vývoj a který je "neustále vpředu", a proto jsme si vybrali pro Movex," komentuje rozhodnutí společnosti Okula její IT manager Ing. Petr Janovský. Po podpisu smlouvy v prosinci roku 2000 byl leden věnován tvorbě klíčového plánovacího dokumentu projektu, tzv. Definice projektu, která popisovala rozsah dodávaného řešení, harmonogram postupu a rozpočet. Dokument obsahoval pravidla předávání dílčích výsledků a jejich fakturaci, přičemž navržený postup dovoloval společnosti Okula plnou průběžnou kontrolu nad vynakládanými finančními prostředky. Definice projektu dále stanovila pravidla kontroly kvality práce a termíny dokončování jednotlivých kroků.

Vlastní implementace započala v únoru, kdy se začalo realizovat řešení a byl spuštěn projekt implementace. Projekt byl za stranu společnosti Intentia CZ veden RNDr. Martinem Palátem a probíhal podle metodiky Implex, kterou společnost Intentia vyvinula na základě implementačních zkušeností stovek projektů speciálně pro zavádění systému Movex. Implex je postaven tak, aby byl proces zavádění systému transparentní a především rychlý. Rychlost implementace má totiž přímý dopad na návratnost vložených investic, a je tedy pro zákazníka jedním z velmi podstatných faktorů. Pro zavedení systému Movex byl vytvořen realizační tým, který se skládal z pracovníků Intentie i Okuly. Tento tým se zodpovídal přímo vedení obou firem. Struktura realizačního týmu bývá v podstatě zrcadlová - hlavní role sehrávají vlastníci procesů a klíčoví uživatelé na straně Okuly a procesní konzultanti na straně Intentie, ale obě strany mají svého vedoucího projektu, auditora kvality atd. Všichni členové realizačního týmu pak podléhají jednotnému řídícímu výboru.

Teprve poté, co byly navrženy podnikové procesy a proběhla konfigurace podnikového řešení, bylo možné přistoupit k vlastní implementaci tohoto řešení. Samotné spuštění ERP systému Movex bylo naplánováno na počátek roku 2002 a mělo dvě fáze. V červnu, tedy po čtyřech měsících od počátku implementace, začal Movex fungovat v oblasti financí pro obě organizace včetně vzájemných finančních vyrovnání, nákupu, prodeje a skladování. Pro IT pracovníky společnosti Okula to znamenalo převedení spousty dat z roztříštěného existujícího systému, včetně jejich konsolidace a vyčištění. Část systému pokrývající TPV (technickou přípravu výroby), plánování výroby a vlastní výrobu byla spouštěna postupně od srpna s plnou integrovaností všech používaných modulů. Důvodem tohoto rozdělení byla složitost převodu rozsáhlé datové základny technologických postupů pro všechny realizované typy výrob. V případě technologických postupů bylo pro nevhodnou stávající datovou strukturu přistoupeno k opětovnému pořízení dat.

"Při vlastním spouštění vždy aktivně podporujeme zákazníka v jeho činnostech a připravujeme celý projekt k tzv. finálnímu převzetí, kdy se zákazník stává plnohodnotným vlastníkem projektu," vysvětluje Martin Palát. Po ukončení implementační etapy byla společnost Okula převedena do poimplementační podpory označované jako Help Desk (HD) neboli iSupport. Vlastní provozování ERP systému Movex přivádí postupně zákazníka k dalším a dalším požadavkům, začíná využívat všech výhod integrovaného řešení a snaží se získat maximum informací, které jsou systémem nabízeny. "Nasazení informačního systému nám ukázalo, že máme rezervy i tam, kde jsme si mysleli, že máme vše v nejlepším pořádku. Musím říci, že od některých našich požadavků jsme nakonec ustoupili. Ne proto, že by je Intentia nedokázala splnit, ale proto, že jsme nebyli schopni dodané množství informací zpracovat," vysvětluje Petr Janovský. "V průběhu provozování systému Movex jsme však rozběhli např. Projektové řízení, které původně nebylo vůbec součástí Definice projektu a pomocí něhož dnes sledujeme náklady na technickou přípravu výroby." Vzhledem k tomu, že společnost Okula se neustále rozvíjejí, chce dále zlepšovat přístup ke klíčovým informacím, které by jejímu managementu pomohly například při strategickém rozhodování. V současné době tak Okula se společností Intentia jedná například o rozšíření stávajícího ERP systému Movex o datový sklad. "V současné době, kdy zvládáme rutinní provoz, v době, kdy se dá datům z informačního systému stoprocentně věřit, zvažujeme nasazení manažerské nadstavby pro kvalitnější prezentaci dat a pro splnění náročných úkolů našich manažerů," uzavírá Petr Janovský.