Náklady, úspory, informační technologie, efektivnost využití informačních technologií v podniku... Mnoho různých pojmů, mnoho různých definic. Mohou nám informační technologie pomoci se snížením nákladů ve firmě a umožní nám optimalizovat využití investic? Ano, mohou.







Informační systém je, když…
Pohlížet na informační systém jako na pouhou soustavu hardware a programového vybavení je nepřesné. Pod informačním systémem je nezbytné vidět komplex lidí, procesů, programových systémů, technického zázemí a organizačních pravidel - to vše za účelem sběru, přenosu, aktualizace, uchování a zpracování dat s cílem včasného získání a prezentace informací. Nejedná se o jedinou možnou definici informačního systému, ale tato vystihuje pravou podstatu věci. Součástí informačního systému jsou běžné provozní systémy, systémy pro řízení, systémy pro podporu rozhodování apod. Informační systém - nemusí se jednat pouze o IS podniku - se tedy skládá z mnoha stavebních prvků, které v případě informačních technologií tvoří tzv. podnikovou informační architekturu. Je možné se setkat také s pojmem podniková architektura, která se dívá na společnost jako na celek - tedy nejen na využívání informačních technologií. Náklady a efektivitu společnosti ovlivňuje mnoho oblastí. Vhodné využití jednotlivých stavebních prvků podnikové informační architektury umožňuje dosáhnout kladného vlivu na tyto oblasti. Z tohoto pohledu se lze setkat například se systémy pro řízení údržby, systémy pro optimalizaci využití informačních technologií či s různými systémy z kategorie podnikatelské inteligence. A s mnoha dalšími systémy - záleží na charakteru podniku, využití jednotlivých technologií apod.

Základem je mnohdy výroba
Na produktivitu podniku spojenou s výrobou má vliv mnoho okolností, mezi hlavní oblasti nesouvisející přímo s informačními technologiemi patří správa a údržba hmotných prostředků. Tu má na starosti část podnikové informační architektury označovaná jako EAM - enterprise asset management. V duchu předchozí definice informačního systému se tedy jedná o část podnikové informační architektury, v praxi běžné označování EAM jako samostatného informačního systému je proto nepřesné. Pojem enterprise asset management lze volně do češtiny přeložit jako řízení údržby a správa hmotného majetku v podnikovém prostředí, v praxi se používá pro systémy EAM zkrácené označení systémy pro řízení údržby. Tyto systémy se týkají prakticky všeho, co lze do tohoto volného překladu zařadit a souvisí alespoň částečně s výrobou. Do oblasti působnosti EAM tak patří například výrobní linky a jednotlivá výrobní zařízení, dopravní prostředky apod. Za předchůdce systémů pro řízení údržby bývají považovány systémy CMMS (computerized maintenance management systems), které představují úžeji zaměřené prostředky snažící se především o snižování četnosti poruchových stavů a prostojů výrobních zařízení. Systémy CMMS se zaměřují na základní funkce spojené s údržbou včetně preventivních kroků, ovšem mnohdy bez důrazu na komplexnost dané podnikové architektury.

Cílem je minimalizace nákladů
Cílem využití systémů EAM je především minimalizace všech nákladů souvisejících se zajištěním výrobního prostředí. V současné době úspor na všech úrovních řízení a ve všech podnikových procesech nejsou přínosy ze zavedení systémů pro řízení údržby zanedbatelné. Podle charakteru podniku mohou představovat i desítky procent. Důležitá je také podpora snahy o maximální výtěžnost investic. Nepřímým cílem je také zvýšení šancí uspět ve stále přitvrzující globální konkurenci - systémy EAM dokáží zefektivnit nejen investice, ale mají kladný vliv na kvalitu produkce, dodržování termínů či povědomí o společnosti. Přínosy systémů EAM se týkají především optimalizace rozhodovacích a řídících procesů spojených s údržbou. Mezi hlavní přínosy patří dosažení optimálního technického stavu výrobního zařízení, optimálního stavu zásob souvisejících s údržbou, plynulost výrobních procesů a pochopitelně také zvýšení produktivity práce v oblasti údržby. Vliv lidského faktoru na údržbu není přitom zanedbáván a stává se součástí procesu údržby. Odhady hovoří o průměrném snížení provozních nákladů v řádu deseti či dvaceti procent; podobně je tomu v případě investičních nákladů. Například náklady na náhradní díly mohou poklesnout dokonce až na polovinu. Důležité je, že přínosy jsou viditelné velmi brzy - takřka okamžitě - po nasazení prostředků EAM. Při pohledu na klady systémů pro řízení údržby není možné zapomenout ani na nepřímé přínosy. Mezi ty patří především zvýšení kvality produkce či snížení rizika nebezpečí zranění obsluhy v důsledku selhání zařízení. Odhady ukazují, že systémy EAM snižují pravděpodobnost selhání výrobního zařízení asi o patnáct procent. Důležitým faktorem je také nárůst spokojenosti obsluhy, která nemusí řešit neustálé problémy s provozem, a může tak věnovat veškerou energii na své základní pracovní úkoly spojené s výrobními procesy. Zhodnocení nepřímých přínosů by tedy vždy mělo být součástí zhodnocení využívání systémů EAM.

Odstávky nemusí být problémem
Při důsledném uplatňování přijatých postupů k řízení údržby se daří optimalizovat pravidelnou údržbu, která s sebou mnohdy nese nutnost odstávky celého, či části výrobních zařízení. Optimalizace spočívá nejen ve snížení počtu nutných zásahů - je-li to technologicky možné - ale především ve zkrácení doby trvání odstávky. Nezávislé výzkumy ukazují, že nasazení systémů EAM dokáží zkrátit dobu odstávek řádově o jednu desítku procent; ušetřená doba představuje nemalé finanční prostředky zejména u velkých výrobních společností využívajících nepřetržitý provoz.

Důležitá je spolupráce
Základním předpokladem pro úspěšné využití systémů EAM je jejich dobrá spolupráce s ostatními prvky podnikové informační architektury. Podobně jako další stavební kameny informačního systému nesmí EAM představovat osamocený ostrůvek. Není-li integrace s okolím úplná, nemohou být přínosy maximalizovány. Apriori to ovšem neznamená, že by špatná integrace musela být horší než žádná. Záleží na konkrétní situaci, i částečné využití EAM by však mělo zlepšit přístup k řízení údržby.

A co informační technologie?
Podobně jako v oblasti výroby se společnosti snaží zefektivnit využití informačních technologií samotných. Různé průzkumy ukazují, že až sedmdesát procent rozpočtu na podnikovou informační architekturu je určeno pro zajištění provozu již používaných aplikací. Na inovace a rozvoj pak zůstává třicet a méně procent z celkových částek jdoucích do IT. Problémem z pohledu investic do informačních technologií není pouze výše investic či jejich určení, ale také nemožnost - objektivní i neobjektivní - jejich efektivního zhodnocení. Stačí si uvědomit, že například polovina všech IT projektů nesplní očekávání a takřka třetina IT projektů je ukončena ještě před nasazením do běžného provozu. Pro tuto oblast lze s úspěchem využít tzv. optimalizaci využití informačních technologií podniku. Tento pojem představuje volný překlad anglického business technology optimization (BTO).

Optimalizace IT
Mezi základní principy BTO patří nepřetržité vyhodnocování, řízení a optimalizace komplexního využití informačních technologií. Vyhodnocování se v případě BTO děje na základě uživatelsky a obchodně orientovaných metrik. Řízení se týká celého procesu nasazení a správy všech článků podnikové informační architektury během všech etap životního cyklu informačního systému. Optimalizace kvality si klade za cíl věrohodnými, opakovatelnými a ověřitelnými postupy kontrolovat funkčnost jednotlivých stavebních kamenů podnikové informační architektury. Prostředky BTO umožní snadno řešit například otázku, jak díky správnému využití informačních technologií dosáhnout zkrácení doby nutné na zpracování dodavatelské faktury. Pomocí BTO lze nejen přesně zjistit, kde a jaká změna je nezbytná, jaké budou nároky na interní a externí zdroje, kolik bude změna stát a jaké bude v konečném důsledku představovat úspory, ale umožňuje také modelovat různé varianty a vybrat tak optimální řešení. Při využívání BTO nejsou žádnou neznámou případné negativní dopady na plánované změny. Od obdobných disciplín zaměřujících se na efektivnost využití investic se BTO liší především zohledněním vzájemných vztahů mezi technologickými a podnikatelskými procesy. Na všechny komponenty podléhající BTO je pohlíženo ze stejné podnikatelské perspektivy.

Co to umí?
Jednotlivé prostředky BTO lze rozdělit do tří základních skupin - nástroje pro IT governance (ovládání IT), produkty pro application delivery (zavádění aplikací) a nástroje pro application management (správu aplikací). První skupina nástrojů usnadňuje šéfům informatiky řídit všechny procesy spojené s provozem a efektivním využíváním jednotlivých stavebních kamenů podnikové informační architektury. Produkty pro zavádění aplikací slouží především k testování a ladění jednotlivých aplikací z hlediska kvality a výkonnosti ve všech předprovozních i provozních etapách životního cyklu dané aplikace. Nástroje pro správu aplikací mají za cíl usnadnit udržování požadované výkonnosti a nepřetržité dostupnosti aplikací - v rámci běžného produkčního prostředí. Důležité je, že dostupné nástroje z této oblasti nejen monitorují aktuální stav, ale dokáží vysledovat také stav spolupráce jednotlivých technologických vrstev.

Úspory vás neminou
Nezávislé výzkumy ukazují, že pomocí prostředků BTO lze snížit přímé náklady na investice do informačních technologií o patnáct až dvacet procent. Zlepšit je ale možné všechny další ukazatele a vyřešit problémové oblasti. Například nasazení BTO vede ke snížení počtu nedokončených projektů v předpokládaných časových termínech na méně než polovinu. Z padesáti na osmdesát procent lze pomocí BTO zvýšit počet projektů, které nepřekročí plánovaný rozpočet. V zájmu objektivity je nutné podotknout, že BTO neřeší pouze snahu dodržet plánovaná očekávání, ale odpovídajícím způsobem mnohdy přehnaná očekávání také koriguje.

Proč BTO?
Za jednu z hlavních příčin problematického zhodnocení investic do informačních technologií jsou považovány rozdílné pohledy na jednotlivých úrovní řízení. Nejvíce patrné jsou rozdíly v názorech vrcholového managementu a nižšího managementu zodpovědného za chod používaných informačních technologií. Informační technologie však nesmí být pořizovány a využívány pouze pro technologie samotné, ale musí být v maximální možné míře využívány pro splnění podnikatelského záměru. Jinými slovy, informační technologie by měly být posuzovány podle jejich vlivu na plynulost klíčových činností dané organizace - od výrobních přes finanční a obchodní až po rozhodovací procesy. A tento pohled BTO bezezbytku podporuje.

Inteligentní byznys
V souvislosti s řízením, optimalizací, efektivním využitím zdrojů je možné se setkat také s pojmem business intelligence. Definice toho, co se pod "podnikatelskou inteligencí" skrývá, se sice různí, ale každá z nich se více méně shoduje na tom, že se jedná o oblast usnadňující manažerům rozhodovat a strategicky plánovat. Místo násilného překladu BI jako podnikatelská inteligence je správnější používat nástroje pro podporu podnikaní (na manažerské úrovni). Jedna z mnoha definic BI například říká, že se jedná o schopnost rozhodovat na základě zhodnocení vstupních dat a informací provedených bez přímé participace IT oddělení. Z této definice vyplývá jedna velmi důležitá vlastnost kvalitních nástrojů pro BI - uživatelé se nemusí se svými požadavky vždy obracet na IT oddělení, ale v rámci určitých mezí jsou schopni "přizpůsobit" chování nástrojů svým představám a požadavkům na výstupy. Ano, máte pravdu, souvisí to s datovými sklady, dolováním dat, ad hoc dotazy či analýzami co-když. Oblasti business intelligence sice souvisí se zdrojovými daty uchovávanými v informačním systému, ovšem využívají je pro analýzy, vyhledávání závislostí a souvislostí či podporu rozhodování. Nástroje BI tedy stojí na vrcholu tzv. informační pyramidy a data jsou prostředkem/zdrojem, nikoli cílem či částečným prostředkem, jak je tomu například u transakčních (provozních) systémů.

Proč tolik povyku?
Zvýšená pozornost se v posledních letech BI věnuje z toho důvodu, že odpovídající nástroje dokáží managementu od střední úrovně výše přinést důležité podklady a ukryté informace, které jinak management neměl šanci získat, či jen za vynaložení neadekvátního úsilí. Jistě, jedná se i o módní pojem, který se snaží marketingově využít mnoho - zejména softwarových - společností. Data v informačním systému lze pomocí nástrojů BI snadno přeměnit na konkurenční výhodu a na prostředky k získání pokladů pro optimalizaci vnitřních i vnějších procesů. Je to dáno tím, že na zpracovávaná data lze v rámci BI pohlížet z mnoha různých směrů a získat tak to, co je pro uživatele v daném okamžiku důležité.

Z čeho to je?
Do oblasti business intelligence spadá mnoho prostředků a nástrojů, od datových skladů až po informační systémy pro vrcholové řízení. Jednu velkou skupinu představují informační systémy pro řízení (MIS - management information systems) zpřístupňující různé přehledy či součtové sestavy (například celkové hodnoty dodaného zboží podle okresu dodavatele či zisk v jednotlivých měsících). Měly by usnadnit práci řídícím pracovníkům, zejména v oblasti kontroly výkonnosti svých podřízených (je nutné si uvědomit, že v roli podřízeného může vystupovat i celé oddělení). Další významnou skupinu představují systémy pro podporu rozhodování (DSS - decision support systems), které jsou, zjednodušeně řečeno, nadstavbou pro MIS. Mají za cíl umožnit provádění různorodých analýz, které umožní řídícím pracovníkům přijmout důležitá rozhodnutí. Vzhledem k nižší vypovídací schopnosti textových výstupů disponuje takřka každý DSS grafickým uživatelským prostředím Součástí BI jsou také již zmíněné informační systémy pro vrcholové řízení (EIS - executive information systems) a představují jakýsi pomyslný integrační článek nad všemi typy používaných systémů. Mají za cíl poskytnout důležité informace vedoucím pracovníkům (včetně různých, na první pohled neviditelných, anomálií - například statistických odchylek). Ti by je měly použít pro svá strategická rozhodnutí o budoucnosti organizace. Pro tyto systémy je typické jednoduché ovládání a výstupy s vysokou vypovídající schopností (například prostorové grafy).

Je to o úsporách a možnostech
Jednotlivé popsané oblasti se na první pohled liší až příliš, ale ve skutečnosti mají jedno společné - nabízí uživatelům prostředky pro efektivní využití vynaložených investic, optimalizaci podnikových procesů a v neposlední řadě také zvyšování konkurenceschopnosti. Některé prostředky jsou k dispozici v rámci výroby, jiné v rámci informačních technologií, v rámci dalších oblastí existují ještě další prostředky. V ideálním případě je žádoucí, aby spolu jednotlivé systémy spolupracovaly - jen tehdy lze využít všech možných výhod.