Dokument jako nositel informace prochází v rámci organizace různými fázemi, tzv. životním cyklem dokumentu. Ten je závislý na mnoha faktorech – na typu dokumentu, procesu zpracování, zákonných požadavcích, interních předpisech atd. Obecně však životní cyklus dokumentu začíná jeho vznikem v rámci organizace či jeho přijetím do organizace. Poté prochází svou aktivní částí, kdy je zpracováván, schvalován, upravován a vznikají nové verze dokumentu. Následným krokem je archivace, ať už se provádí ze zákonných důvodů, či z důvodů interní potřeby organizace, kdy je dokument uložen v archivu, aby byl v případě potřeby kdykoliv dostupný. Poslední fází životního cyklu dokumentu je rozhodnutí, zda bude nadále archivován, či bude zničen (se záznamem o zničení, nebo pouze smazáním dokumentu).

Přechod k elektronickému dokumentu umožňuje organizaci nejen optimalizaci procesů zpracování, ale i minimalizuje možnost ztráty dokumentu a zrychluje vyhledání potřebných informací-dokumentů uživatelem. Elektronický dokument je pak funkčním prvkem, který podléhá změnám a je třeba ho účelně v rámci organizace řídit, spravovat a distribuovat, současně je nutné zajistit jeho okamžitou dostupnost. ERP systémy nabízejí řešení plánování a řízení klíčových podnikových procesů, a to na všech úrovních podnikové architektury. ERP systémy jsou typickým příkladem, kdy elektronické dokumenty dávají organizaci možnosti:

• více automatizovat a optimalizovat procesy jak interní tak externí,
• zrychlit a usnadnit práci uživatelů,
• omezit možnost lidské chyby.

ERP systémy již dlouhou dobu reflektují potřebu zákazníků pracovat v systému s elektronickými dokumenty. Uživatel pak při práci se systémem již nepotřebuje mít po ruce papírovou podobu dokumentu, či ji hledat někde na disku. Vystačí si s elektronickým obrazem dokumentu, který je mu k dispozici okamžitě formou například přílohy.
S postupnou elektronizací organizace se zvyšuje i počet dokumentů v přílohách a vzniká potřeba řešit správu těchto dokumentů komplexněji. Obecně je možné v ERP využít dvou přístupů:

• rozšíření ERP systému o modul dokumentového úložiště,
• integrace se systémem DMS.

Správa dokumentů modulem ERP

Modul ERP zabezpečující práci s dokumenty (obecněji přílohami) je plně integrovaný s konkrétním ERP systémem. Modul obsahuje většinou pouze základní funkcionality nutné k zajištění práce s dokumenty ERP systému. Takovou funkcionalitou je například možnost sdílení (nebo naopak omeze ní sdílení) dokumentů či možnost opatřit dokumenty základními popisnými informacemi (jako jsou systémové informace – čas vytvoření, typ dokumentu, unikátní číslo dokumentu atd., případně i uživatelsky definované informace, jako například číslo čárového kódu, datum přijetí, jméno vyřizující osoby apod.). Další důležitou funkcionalitou, která již ale není pravidlem u všech ERP, je možnost řídit verze jednotlivého dokumentu.

Nespornou výhodou využití integrovaného modulu je ve většině případů cenová výhoda oproti konkurenčním řešením, jednoduché sdílení již existující infrastruktury ERP systému, databáze, úložiště a jednotné řízení přístupových práv uživatelů – uživatelská oprávnění jsou řízena ERP systémem. Dále rychlost nasazení a tím možnost využívat řešení ve velmi krátké době.

Jednou z nevýhod integrovaného modulu ERP je jeho specializace jen na konkrétní ERP systém. Není totiž snadné pomocí tohoto modulu řídit i elektronické dokumenty mimo ERP systém či jím spravovat ostatní dokumenty organizace. V mnoha případech modul ani tyto ambice nemá. Také je nutné si uvědomit, že takovýto modul svou integrací a sdílením infrastruktury zatěžuje a snižuje výkonnost celého ERP systému. Další nevýhodou modulu ERP systému je omezené řízení životního cyklu dokumentů. Dokument je řízen pouze životním cyklem objektu či pracovního úkolu, ke kterému je přiložen, a tudíž je pokryta jen velmi omezená část jeho životního cyklu.

Těchto nedostatků si jsou vědomi i výrobci ERP systémů a nabízejí nejen vlastní modul, ale také možnost integrace s vyspělými DMS – document management systémy (pro pokročilejší řešení umožňující navíc škálovatelnost řešení, vysokou dostupnost a další funkcionality, jako například business process management, records management atd., se velmi často užívá označení ECM – enterprise content management systémy).

Obr. 1: Ilustrace možnosti zobrazení dokumentu v nativním prostředí portálového ERP systému SAP (nahoře) a možnost zobrazení rozhraní systému IBM FileNet jako iWievs (dole)

Integrace se specializovaným systémem

Základním principem DMS pro ERP je převzít odpovědnost od ERP systému za efektivní správu dokumentů (ať digitalizovaných, tj. skenovaných dokumentů, či elektronických dokumentů – dokumenty vytvořené v editorech, soubory videa, soubory zvukových záznamů atd.) a nabídnout prostředí pro vedení popisných metadat dokumentů (např. indexů/atributů či odkazů a vazeb na další dokumenty).

Document management system díky své specializaci a optimalizaci na práci s dokumenty nabízí ERP systému ucelený komplex služeb, který pokrývá celý životní cyklus dokumentu. DMS dokáže ERP systému zajistit komplexní pokrytí vzniku elektronického dokumentu. Funkcionality jako opatření dokumentů popisnými metadaty, řízení verzí dokumentu, pokrytí aktivní části životního cyklu dokumentu, jednoduché procesy schvalování dokumentů, hlídání lhůt pro zpracování dokumentu, reportování a celou post-aktivní část životního cyklu dokumentu jsou dnes standardními součástmi DMS systémů. DMS nabízí ERP systému také výkonné fulltextové vyhledávání informací, a to jak v rámci popisných informací, tj. indexů/metadat, tak v celém obsahu všech dokumentů. ERP systém také může těžit z organizačních schopností DMS systému. DMS systém dělí dokumenty do dokumentových tříd, organizuje je do složek a udržuje vazby mezi jednotlivými dokumenty atd.

Aby ERP systém mohl využívat funkcionalit, které mu nabízí DMS systémy, je nutné, aby byly ERP i DMS systémy na tuto integraci připraveny. ERP systém musí obsahovat integrační rozhraní pro DMS systém a ECM systém konektor podporující konkrétní ERP systém. DMS je poté možné těsně integrovat s ERP a maximálně využít synergie obou systémů. V případě neexistence DMS konektoru lze využít integrační rozhraní, které mají DMS systémy k dispozici. Přes něj je možné se propojit s jakýmkoli systémem. Pro organizaci to však znamená finanční náklady spojené s vývojem DMS konektoru, což má dopad na návratnost investice do integrace ERP a DMS systému.

Základní funkcionality, které DMS nabízí ERP systémům:

• jednotné úložiště nejen pro ERP systém organizace,
• sofistikované vyhledávání informací – v mnoha případech přímo z prostředí ERP systému,
• zabezpečení oprávnění přístupu k dokumentům a audit práce s dokumenty,
• zajištění archivace (dle potřeby i zálohování) dokumentů.

Jednotné úložiště nejen pro ERP systém organizace

Využití DMS systému má pro organizaci jednu nespornou výhodu. Umožňuje konsolidovat a centrálně řídit správu a oběh dokumentů v rámci celé organizace, DMS se tedy stává jednotným úložištěm dokumentů. Organizaci tento přístup šetří peníze a zdroje, které by jinak musela investovat do hardwaru, administrace, údržby systémů atd.

Sofistikované vyhledávání informací

Dnešní možnosti DMS konektorů umožňují ERP systému pohodlně, v mnoha případech přímo z prostředí ERP, vyhledávat informace uložené v DMS a sdílet mezi oběma systémy popisná metadata. Na obrázku 1 je ukázka možnosti integrace systému IBM FileNet s portálem ERP systému SAP. Uživatel má možnost se rozhodnout, zda bude pracovat ve známém prostředí systému ERP, či dá přednost rozhraní systému DMS.

Obr. 2: Ukázka možnosti volání procesů IBM FileNet přímo ze SAP R/3 Workflow

Zabezpečení přístupových práv

Je jednou ze stěžejních funkcionalit, na kterou je v rámci integrace kladen velký důraz. ERP systémy v mnoha případech využívají vlastní řešení pro řízení přístupových práv uživatelů – většinou se jedná o modul systému ERP (např. HR modul – modul lidské zdroje). V ERP systému se práva uživatelů zpravidla odvíjejí od organizační struktury firmy. DMS musí být na tuto eventualitu připraven a musí tuto skutečnost reflektovat ve svém autentifikačním mechanismu, ať možností využít přímo autentifikačního mechanismu ERP systému, či reflexí ERP uživatelů a jejich práv DMS systémem. DMS systém nabízí také možnost auditu práce s dokumenty. To organizaci umožňuje zajistit neměnnost a autentičnost informace, monitoring změn a historii dokumentů.

Archivace a zálohování

Je velkým tématem na všech IT úrovních. DMS systémy mají historicky podporu pro archivaci svého obsahu, kdy je možné nastavit, jakým způsobem a dle jakých pravidel se mají dokumenty přesouvat mezi jednotlivými úložišti (např. z rychlého diskového pole na pomalejší a poté na pásky), a tím ušetřit nemalé náklady. Zálohování DMS systému vytváří kopii dat pro potřeby případné obnovy při nechtěném smazání či pro potřeby obnovy dat po incidentu systému.
Dále je možné využít:

• deduplikace dat – dokument se stejným obsahem je v DMS uložen pouze jednou a všechny jeho kopie jsou řešeny odkazem na původní dokument,
• komprimace dat – data na pomalejších médiích mohou být pro potřeby zmenšení jejich velikosti komprimována, čímž se šetří jak místo na médiích tak i finance.

Enterprise content management

ECM systém umožňuje mnohem širší integrační možnosti s ERP systémem. ECM systém dokáže nejen podpořit ERP systém řízením životního cyklu dokumentů, ale i převzít či spolupracovat na částech agendy ERP systému. ECM systém se například dokáže aktivně podílet na jednotlivých částech procesů ERP systému.

Takovéto řešení dává organizaci možnost optimalizace řešení jednotlivých workflow. Je možné se rozhodnout, že některé části workflow budou řešeny v ECM systému, například na základě parametrů, jako je rychlost a jednoduchost vývoje, připravenost a možnost ECM řešit úlohu. Organizace tak mohou významně snížit náklady na vývoj a implementaci jednotlivých procesů v organizaci.

Závěr

Obecně není jednoduché říci, zda přenechat řízení ERP dokumentů modulu ERP, či se dát cestou integrace s DMS/ECM systémem. V dnešní době již neplatí jednoduché pravidlo malá firma rovná se ERP modul, velká firma rovná se integrace s ECM/DMS. Existuje mnoho příkladů, kdy i malá firma dokáže plně využít všech funkcionalit ECM/DMS systému.

Při rozhodování je nutné vzít v úvahu mnoho faktorů a parametrů. Těmito parametry mohou být počty zpracovávaných dokumentů, počet, typ a složitost procesů či otázka, zda řešení nelze využít i pro jiné agendy organizace. V neposlední řadě je nutné brát ohled na to, zda organizace potřebuje řešit agendu datových schránek a spisovou službu – v tomto případě je integrace s ECM systémem jednoznačně výhodou. Na druhou stranu má modul ERP nespornou výhodu oproti ECM/DMS v rychlosti nasazení, která je několikanásobně kratší, než je tomu u integrace s ECM/DMS systémem. ECM/DMS zase zákazníkovi nabízí mnohem širší škálu funkcionalit, možnost pokrýt celý životní cyklus všech dokumentů organizace a v případě, že umožňuje spolupráci mezi workflow ECM a ERP systému, i možnost významného snížení nákladů na vývoj a nasazení workflow.