Dříve se při kvalifikovaném elektronickém podepisování využívaly především tokeny, tedy hardwarová zařízení, která slouží jako úložiště certifikátu. Tato zařízení však podporuje pouze operační systém Windows, což výrazně omezuje možnosti podepisování z mobilních telefonů či tabletů.

Privátní klíče certifikátu nelze jednoduše nainstalovat na mobilní zařízení, pokud mají být uchovány na zaručeném prostředku. Město proto hledalo cestu, jak tuto překážku překonat a rozšířit dostupnost služby i na jiná zařízení než ta s operačním systémem Windows.

Město Boskovice zvolilo moderní a bezpečné řešení vzdáleného elektronického podepisování s využitím platformy GINIS od předního českého dodavatele informačních systémů Gordic. V platformě GINIS, kterou využívá více než 6 000 organizací české veřejné správy, je integrováno řešení vzdáleného elektronického podepisování od firmy Software602. 

Dosavadní řešení nutilo uživatele využívat hardware, který umožňuje použití tokenů nebo čipových karet jako nosičů certifikátu pro elektronický podpis. To ale přinášelo celou řadu komplikací – od nutnosti přidělování práv, přes řešení ztraceného či zapomenutého tokenu nebo čipové karty. Pro občany pak bylo mnohdy problematické a omezující zřizování elektronického podpisu, nutnost instalace doplňku pro internetový prohlížeč apod.

Díky responzivnímu rozhraní webového klienta platformy GINIS je nyní služba vzdáleného elektronického podepisování dostupná nejen z prostředí úřadu, ale odkudkoliv z jakéhokoliv zařízení s připojením k internetu.

Významným přístupovým kanálem je Portál občana, který taktéž dodala společnost Gordic a který je plně responzivní a umožňuje občanům využití vzdáleného elektronického podepisování bez ohledu na používaný hardware. Integrovaná funkce fikce podpisu zároveň umožňuje používat zařízení, na kterých není instalován certifikát pro elektronický podpis ani potřebné softwarové doplňky. 

„Vlastní implementace mobilního řešení i funkce fikce podpisu bylo v podstatě velmi jednoduché, neboť plně využívá dříve zavedené principy, metodiku i postupy informačních systémů města, jako je elektronická spisová služba, ekonomické agendy, elektronický oběh dokumentů, evidence smluv, portálu občana atd. Tím dochází k výraznému zhodnocení dříve realizovaných investic, zvýšení komfortu pracovníků, urychlení a modernizaci procesů,“ říká Petr Novák, informatik z odboru kanceláře tajemníka MěÚ Boskovice.

Zavedené řešení se pozitivně promítlo do každodenního chodu úřadu i dostupnosti služeb pro veřejnost. Uživatelé se přihlašují přímo do systému GINIS, kde mají dle přidělených práv přístup ke všem potřebným funkcím. Certifikáty jsou centrálně spravovány, jejich obnova je automatická a případná blokace možná ihned.

Celý systém se podařilo implementovat během jednoho měsíce. Zpočátku ho zajišťovali dva pracovníci úřadu, nyní ho spravuje pouze jeden. O úspěšnosti vypovídá i vysoký zájem – za první rok fungování bylo uskutečněno více než 20 tisíc vzdálených podpisů, téměř 10 tisíc pečetí a vystaveno přes 95 tisíc časových razítek.

Mezi hlavní přínosy řešení vzdáleného elektronického podepisování od společnosti Gordic patří možnost vyřízení celé agendy pohodlně i z mobilního zařízení a potvrzení úkonů bez nutnosti použití tokenu. Řešení zároveň zajišťuje splnění všech legislativních požadavků a umožňuje centrální správu s vyšší úrovní bezpečnosti. Provoz je navíc pro město ekonomicky výhodný a administrátorům usnadňuje práci i jednoduché přidělování či odebírání oprávnění. Občané mohou podávat dokumenty i s využitím funkce fikce podpisu, což celý proces ještě více zjednodušuje.

 

Město Boskovice tak rozšířilo možnosti digitální komunikace a přiblížilo veřejnou správu občanům. Vzdálené podepisování se stalo běžnou součástí moderního úřadu – jednoduše, bezpečně a odkudkoliv.