facebook LinkedIN LinkedIN - follow
IT SYSTEM 10/2002

Správa dokumentů v Jihočeské energetice

Libor Franc, Vít Svoboda


Akciová společnost Jihočeská energetika je příkladem moderní společnosti, která se potýká s problémem zpracování obrovského množství dokumentů. Management společnosti JČE se rozhodl využít pro řešení uvedeného problému potenciál informačních technologií a vybudovat document management systém (DMS) jako strategickou část celopodnikového informačního systému. Základním cílem společnosti v první fázi implementace DMS bylo s pomocí optické archivace dokumentů zrychlit a zkvalitnit proces likvidace dodavatelských faktur a efektivně vyřešit archivaci dokumentů odběratelských faktur a tiskových sestav. JČE se tak postupnými kroky přibližuje ke koncepci bezpapírové společnosti.


Jako dodavatel řešení DMS byla vybrána společnost is:energy czech, jejímž subdodavatelem byla společnost IXOS Software. V první etapě projektu DMS bylo úkolem zajistit archivaci, oběh a likvidaci finančních dokumentů (faktur a souvisejících dokumentů do společnosti přišlých) pomocí workflow v prostředí informačního systému SAP R/3 (a Outlooku pro pracovníky bez přístupu do SAP R/3). Požadavkem přitom bylo řešení nasadit i na vzdálených pracovištích firmy v rámci celého jihočeského kraje.

Pro řešení byl vybrán dokument management systém IXOS-eCONtext for SAP. Běžní uživatelé nový systém ani nezaznamenali, neboť s novým DMS řešením pracují přímo z prostředí SAP R/3, přes které přistupují k IXOS-eCONserveru. Změnu tedy pocítili jen ve změně způsobu dosavadní práce při likvidaci faktur a rozšíření funkcí jim známého prostředí SAP R/3. Uživatelům bez možnosti přístupu do SAP R/3 pak byl zajištěn přístup k požadovaným dokumentům prostřednictvím klientů elektronické pošty MS Outlook.

Řízení implementace
Pro řízení projektu implementace DMS byla zvolena dvoustupňová organizace projektu s řídícím a výkonným výborem, což se následně ukázalo jako správné rozhodnutí. V týmu byli za JČE zastoupeni jak členové vedení společnosti, tak odborní garanti a koncoví uživatelé. Pro úspěch projektu byl zásadním přínosem fakt, že projektový tým JČE měl plnou podporu vedení společnosti a účast jednotlivých členů týmu na implementaci byla velmi zodpovědná. Implementace nového řešení probíhala v období 4 měsíců s pravidelnou kontrolou postupu ze strany vedení projektu.

Klíčová místa projektu implementace
Zásadním bodem úspěšné realizace projektu bylo přijetí cílové koncepce řešení (propojení systému SAP R/3 a optické archivace IXOS) vedením společnosti JČE. Důsledkem pak rozhodnutí o změně způsobu účtování dodavatelských faktur modulu FI a MM v systému SAP R/3. Do té doby byly z jedné dodavatelské faktury vytvářeny dva samostatné účetní doklady - účtování dodavatele včetně DPH a dodatečně účtování nákladů. Rozhodnutí o jednotném (centrálním) příjmu a archivaci dodavatelských faktur v celé společnosti a obdobně o centrální archivaci pro vystavované faktury znamenalo zřízení dvou samostatných skenovacích pracovišť, které mají v havarijních případech možnost vzájemné náhradní zastupitelnosti. Dostatečná kapacita sítě WAN (2 Mb/s) pro přístup k archivnímu serveru s dokumenty umožnila instalaci jednoho archivního serveru.

Dodávka HW byla startem instalace archivního systému pro správu dokumentů a počátkem implementačních prací pro IXOS Software. V průběhu nastavování řešení bylo důležité rozdělení kompetencí účetních jednotlivých účtáren, stanovení povinných schvalovacích kroků pro jednotlivé druhy dokladů, způsob notifikace uživateli do MS Outlook o položce schvalovacího procesu.
 
Start nového řešení
Po vytvoření funkčního prototypu řešení a jeho "osahání" uživateli došlo k doplňování funkčnosti podle konkrétních podmínek v JČE. S ohledem na způsob náběhu implementovaného řešení bylo rozhodnuto o proškolení všech uživatelů. Testování celého řešení bylo ze strany JČE velmi důkladné a školení nového systému se zúčastnilo na 120 uživatelů. Z toho důvodu bylo možno přejít na produktivní provoz nového řešení s poměrně radikálním dopadem na uživatele (způsob účtování, organizace i způsob schvalovacího procesu dodavatelských faktur, organizace fakturace odběratelům) bez souběhu starého a nového řešení najednou k určenému dni "D". K zabezpečení organizačních změn pro využívání procesů s optickou archivací dokumentů byly vypracovány podnikové směrnice.

Popis použitého řešení likvidace faktur
Spojením možností workflow, archivace a správy dokumentů, standardního finančního modulu a nadstavbového řešení pro likvidaci faktur vznikl ucelený proces likvidace faktur v systému SAP R/3. Proces je nastaven dle obchodních procesů JČE a je zcela transparentní. Jeho uživatelé mají jistotu, že jim systém umožní kdykoliv zjistit a ověřit vše potřebné.

A jak tedy celý proces likvidace faktur vypadá v praxi? Na počátku procesu se na centrálním skenovacím pracovišti faktury označí štítkem s čárovým kódem, naskenují a archivují s určením druhu přijaté faktury. Je vytvořena pracovní položka a následně nasměrovaná určenému příjemci do pošty systému SAP R/3. Obdržení položky je navíc oznámeno i do pošty MS Outlook, a to pouze uživatelům, kteří pravidelně se systémem SAP R/3 nepracují. Tím je minimalizována prodleva mezi předáním a zpracováním dalším účastníkem procesu. Následuje zpracování položky příjemcem, které se liší podle jeho role v průběhu likvidace - účetním, schvalovatelem, případně koordinátorem. Probíhá pouze v elektronické formě a tedy nezávisle na lokalitě pracovníka.
 
Základním principem každého kroku je zpracování pracovní položky, tj. elektronické zobrazení faktury a spuštění definované činnosti v systému SAP R/3, specifické podle druhu faktury.

Účetní v počátečním kroku založí tzv. "elektronickou košilku" s účetními údaji dodavatele a potřebnými podklady k rozúčtování nákladů pro schvalovací kroky, případně doplněnými o poznámky. Zároveň tyto údaje automaticky převede do finančního modulu SAP R/3. Od tohoto okamžiku jsou všem oprávněným uživatelům v systému trvale k dispozici údaje o závazku dodavateli, aktuálním stavu schvalování, historii každého kroku, o tom, kdo právě zpracování provádí (nebo jej zdržuje), jak vypadá originál faktury. Po kroku založení odešle položku dalšímu zpracovateli, zpravidla ke schvalovacímu kroku.

Rozsah povolené činnosti schvalovatele byl nastaven dle požadavků zákazníka. Schvalovací kroky jsou několika druhů a byly definovány podle druhu faktury a role uživatele ve schvalovacím procesu. Schvalovatel podle přidělené role v JČE provádí tlačítkem schválení nebo zamítnutí, případně doplní svůj komentář k rozúčtování nákladů. Položka koluje mezi schvalovateli do té doby, než dosáhne všech povinných stupňů schválení. V opačném případě fakturu nelze zaúčtovat do finančního modulu.
 
Na závěr schvalování obdrží určený účetní pracovní položku k závěrečnému kroku, nejčastěji zaúčtování účetního dokladu. Pracovní položka je pak ukončena, proces zpracování končí. Pozdější přístup k údajům schvalovacího procesu je umožněn uživatelům několika způsoby, stejně jako elektronické zobrazení originálu faktury.
 
Archivace dalších dodatečných dokumentů a jejich propojení k účetnímu dokladu systému SAP R/3 je možné provést kdykoli po ukončení likvidace faktury.

Přínosy DMS
Mezi základní přínosy nového řešení patří podle hodnocení JČE transparentnost celého procesu likvidace dodavatelských faktur, jeho zrychlení a zamezení ztráty informací. Každý pracovník, který se podílí na procesu likvidace faktur má velmi pohotově v dosahu všechny potřebné informace. Celý proces, každý dílčí krok je samozřejmě v systému zaznamenán, což umožňuje snadnou evidenci a kontrolu, včetně dohledání historie každého dokumentu. Vedoucím pracovníkům systém nabízí zpracování různých statistických reportů.

Implementace nového řešení také přispělo k zavedení jednotného způsobu likvidace faktur v celé společnosti, nezávisle na lokalitě pracoviště. Dá se proto říci, že nasazením DMS došlo k optimalizaci některých procesů.

Díky digitalizaci dokumentů a jejich zpracování pomocí DMS je zajištěn současný víceuživatelský přístup k dokumentům pracovníky z různých lokalit (s příslušným oprávněním), což vede nejen k rychlejší a bezpečnější práci s dokumenty, ale v důsledku také k úsporám prostředků dříve vynakládaných na kopírování a zasílání dokumentů po firmě.

Další rozvoj řešení
IXOS společně s is:energy připravil pro JČE dlouhodobou strategii rozvoje v oblasti DMS. Jejím cílem je zmapovat procesy svázané s dokumenty a navrhnout způsoby řešení tak, aby se JČE postupně stávala bezpapírovou společností. Stávající řešení je připraveno, včetně technického vybavení, pro rozšíření archivace a správy dokumentů pro další podnikové procesy, dodavatelsko/odběratelské smlouvy, řízení distribuce, personalistiku, ZIS, CRM (různé elektronické typy dokumentů), archivace e-mailů MS Exchange a další. Strategie bezpapírové společnosti předpokládá nasazení těchto řešení postupně v nadcházejícím období.

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.


Inzerce

Konec papírování, digitalizujte a usnadněte si práci!

IT Systems 3/2024V aktuálním vydání IT Systems jsme se zaměřili na vývoj digitalizace ve světě peněz, tedy v oblasti finančnictví a pojišťovnictví. Dozvíte se například, proč je aktuální směrnice PSD2 v inovaci online bankovnictví krokem vedle a jak by její nedostatky měla napravit připravovaná PSD3. Hodně prostoru věnujeme také digitalizaci státní správy a veřejného sektoru, která nabírá obrátky.