Výrobní jednotka generuje řadu procesů a postupů, jež se k tomuto útvaru váží. Jedná se především o technickou přípravu výroby, vlastní výrobní etapy a konečně povýrobní fáze týkající se skladování, expedice atd. Na všech těchto úrovních vzniká velký objem dokumentace rozmanitého formátu, která pochopitelně narůstá v souvislosti s dalšími útvary podniku, které s výrobou komunikují - nabídky, smlouvy, objednávky, faktury. Rozmanitost a množství dokumentace rostou úměrně s velikostí organizace, diverzifikací produktů, složitostí obchodních vztahů atp. Není zcela snadné vyčíslit průměrné procento času, které v každé společnosti na zpracování takovéto dokumentace připadá, avšak intuitivně se jedná o významný podíl vzhledem k ostatním aktivitám. Navíc tam, kde se hovoří o čase, uvažuje se také o penězích a nákladech. Je totiž zřejmé, že procesy lze vždy optimalizovat, a to bez výjimky platí i o tuzemských výrobních podnicích.

Aktuální situace ve výrobních podnicích
Poslední dobou statistiky zaznamenávají růst výrobní oblasti a i vzhledem k pozitivním prognózám budou tyto společnosti moci investovat prostředky do inovace výrobních zařízení, ale také do informačních technologií. Ne každá investice má však pozitivní výsledek, a proto je důležité vykročit správným směrem, jímž může být nákup prostředí pro řízení dokumentace. Na úvod bych chtěl popsat současnou situaci v oblasti informatiky, a zejména zpracování dokumentace. Podrobnější pohled dovolí vytvořit dva základní typy výrobních organizací.

Modelem prvního případu jsou nejčastěji ryze domácí společnosti většinou maximálně střední velikosti, které se začínají uplatňovat v určitém odvětví, v němž mají relativně bohaté zkušenosti, a to třeba i na zahraničních trzích. Co se týče úrovně informačních systémů, je zde situace spíše chaotická - neexistuje precizní plán vývoje této oblasti a nákupy s jistým zpožděním reagují na naléhavé potřeby zaměstnanců, přičemž společnosti nedisponují přílišnými rezervami, jež by bylo možné použít k rozvoji IS. Ekonomický software je zastaralý a neefektivní. Není překvapující fakt, že vedle počítače se software pro 3D modelování rozkresluje konstruktér projekt na prkně. Pro elektronické zpracování dat neexistuje idea archivace souborů, aplikace přístupových práv je spíše symbolická a zálohování se řeší nahodilými akcemi. Velké množství verzí dokumentů vznikajících od různých uživatelů se nepozorovaně utápí v nepřehledné struktuře disků na serverech či, hůře, lokálních stanicích. Vazba mezi dokumentací předvýrobních etap a vlastní výroby, natož na celopodnikové úrovni, je spíše nepředstavitelná, schvalovací a kontrolní procesy probíhají fyzickým oběhem po budovách, a dokonce pobočkách organizace, razítkují se a podepisují papírové dokumenty. Vlastní výrobní etapy používají počítačovou techniku velice zřídka a typický příklad práce spočívá ve vyplňování papírových formulářů o výrobních dávkách, spotřebě materiálu atp., které se zakládají někam do šanonů, odkud se ne zcela jednoduše dohledávají.

Oblíbená kategorie často kladených otázek by v tomto případě vypadala asi takto:

Kam jsem to uložil (a). Kdo mi to smazal? Kde k tomu mám podklady? Je zkontrolovaná ta poslední úprava? Podle čeho to vyrobili? Kde jsou k tomu ty papíry?

Jedná se o jisté zacyklení, neboť základem výkonné společnosti je přehled o efektivitě jejích produktů, což se dá ovšem těžko stanovit na základě nepřehledné dokumentace a špatných podkladů.

Druhý případ organizací lze na první pohled označit za daleko modernější. Jde o rozsahem minimálně střední firmy, často se zahraniční účastí, které mají přehledný ekonomický informační program, případně i rozvinutý databázový systém a často další pomocný software pro síťové použití v různých oblastech.

Avšak i zde lze spatřit řadu nedostatků založených mj. na nesourodosti a nedostatečné komunikaci jednotlivých programů a aplikací, ukládání do klasických adresářů na serveru, kde je obtížné uchovat všechny verze dokumentů různých typů a formátů pohromadě v přehledné hierarchii.

Projekční dokumentace se v průběhu vytváření, kontrolování a schvalování jednotlivými uživateli kopíruje, posílá e-mailem a ukládá na lokální disky, čímž se vytrácí orientace v aktuálnosti.

Monitoring výrobních procesů kombinuje elektronickou a papírovou podobu, což bez doskenování dostává také neúplnou formu. Pramení z toho obtížné a neefektivní dohledávání kompletních podkladů k celému cyklu. Navíc, třebaže řada těchto společností prošla certifikačními procedurami např. podle norem ISO 9000, jednotlivé procesy řízené dokumentace byly složitými a v praxi nepoužitelnými postupy upravovány tak, aby to nakonec nějak dopadlo.

A tak i u těchto zdánlivě výkonnějších a modernizovanějších společností dochází ke kladení stejných otázek jako u prvního typu, byť pravděpodobně v menším měřítku.

Doporučené řešení
V současné době přináší software řešení téměř do všech sfér podnikání, a tak jistě nebude překvapující fakt, že existuje speciální kategorie poskytující metody i pro zlepšení výše popsaných nedostatků.

Její hlavní zaměření spočívá především ve správě a řízení dokumentace v celém jejím životním cyklu. Na základě jednoznačně deklarovaných přístupových práv (vidět, číst, vytvořit, modifikovat) tedy uživatelé dokumenty v programu vytvářejí (ze vzorů, skenováním nebo importem), v asociovaných aplikacích či interních zobrazovacích modulech prohlížejí a editují v rámci síťového sdílení. Speciální práva dovolí dokument zkontrolovat a schválit, přičemž po schválení a případných revizích je publikován v platné verzi, nakonec zaarchivován a po uplynutí skartačních lhůt (např. stavební dokumentace) protokolárně skartován. Všechny etapy systém jednoznačně hlídá a prezentuje jejich historii, a to v rámci striktně daných uživatelských oprávnění.

Obrovská síla těchto aplikací spočívá v práci vždy nad jednou - aktuální platformou dokumentu.

Všechny soubory a informace se řadí do logických struktur a díky dodatečným atributům, které doplňuje systém nebo vybírá či zadává uživatel, je dokument nebo celý projekt rychle a komfortně vyhledáván. Přitom existuje tendence k minimalizaci zapisovaných údajů a jednou vyplněná data, například k zakázce, lze elegantně předat i vlastním dokumentům, např. do rozdělovníku technických zpráv. Všechny dokumenty jsou pečlivě a bezpečně umístěny na archivních zařízeních, jež mohou být specifikovaná podle druhu a významu obsahu dat.

Jedná se o jakýsi firemní portál, kde se organizují kompletní dokumenty a obecně informace; vzhledem k databázovým základům je možné vytvoření procesních a výpočetních modelů, a postavit tímto informační systém na celopodnikové úrovni. Navíc z něj lze spouštět i ostatní aplikace a provazovat data různých formátů, poněvadž systémy spolupracují se standardními programy (MS Office, CAD, GIS a jiné gr. editory, Acrobat Reader atd.).

Dluh vůči názvu této kategorie plním: jedná se o tzv. Dokument Management Systémy (DMS) a jejich aplikaci v podnicích s výrobním zaměřením ukazuje jeden z celé řady možných pohledů.

Příklady nasazení
DMS jsou standardně napsány s architekturou klient-server (běžný nebo internetový). Na pozadí pracuje databázový stroj jakožto úložiště atributů k dokumentům (popis, číslo výkresu, verze), informací o uživatelích a skupinách a databázových položkách - kartotékách (firmy, produkty, zakázky apod.). Podstatnou úlohu hraje archivní server (obecně zařízení) pro umístění vlastních dokumentů, které se v něm komprimují a šifrují tak, aby přístup kontrolovala pouze aplikace DMS.

Zda bude vše pracovat na jednom stroji nebo rozděleně na více HW komponentách, záleží na velikosti ukládaných dat.

Na klientské úrovni existuje několik možností rozhraní, které se mohou adaptovat do podmínek práce jednotlivých uživatelů tak, aby měli co nejpohodlnější prostředí.

Jedno z nich prezentuje obrázek 1, kde je patrná stromová struktura pro organizaci ikon - zástupců k dokumentům a jiným objektům (ty fyzicky archivuje dokumentový server) s nastavenými přístupovými právy. Poklikáním na ikonu se dokument otevře v asociované aplikaci (ve Wordu, AutoCADu apod.), kde je čten nebo editován. Pomocí základních práv vidět a číst, se tato struktura diferencuje různým skupinám uživatelů a docílí se tím zobrazení jen těch informací, s nimiž má uživatel pracovat. Struktura vyplyne z analýzy procesů a je dodatečně kdykoli upravitelná (uživateli s právem modifikace).

Další část tvoří karty a tabulky, kam se zaznamenávají údaje s dokumenty související (označení, autoři, kdo a kdy kontroloval, stadium projektu a další), přičemž definice těchto atributů je opět v režii správců systému. Slouží především k zřetelné identifikaci dokumentu, k prezentaci různých pohledů (všechny rozpracované zakázky, všechny testovací protokoly z montáže atd.) v jednotlivých částech stromové struktury pro různé uživatele. Dále představují podmínky pro vyhledávání dokumentů a při otevření dokumentu mohou být přeneseny do vlastního obsahu, tedy např. do razítka výkresu. V tabulkách se data třídí a zobrazují též verze dokumentů.

V praxi se hledá společný styčník, který by zaštítil všechny typy ukládaných dat do logického celku. Ideální způsob využívá zakázek či projektů, k nimž se založí karta - košilka, která popíše náplň celého projektu včetně dynamických atributů typu stupeň, stav aj. a pod níž se budou vkládat další informace. Obsah celé složky musí mít jednotnou formu, a proto se nová karta zakázky s úplnou podstrukturou založí z předdefinovaných šablon, kde mohou být připraveny i základní typy dokumentů. Vyšší vypovídací charakter získá celý systém tehdy, pokud struktura zakázky vznikne již na začátku všech procesů, tedy nejčastěji v obchodním oddělení. Na jednotlivé složky se automaticky aplikují přístupová práva, a tak například smlouvy nebudou dostupné všem, kdo se různých fází projektu účastní.

Obchodní oddělení vyplní do karty základní informace o zakázce vč. dynamických identifikátorů popisujících její stav nebo stupeň. Ty mění hodnoty z rozbalovacích seznamů tak, jak zakázka prochází postupným zpracováním, například ve stavebnictví projekt, územní řízení, stavební povolení, realizace stavby, kolaudace atd.

Po registraci klíčových obchodních dokumentů (objednávka, podepsaná smlouva) dostane impulz pro pokračování na zakázce vedoucí realizace, útvar technické přípravy výroby či jiné oddělení. Jednou z možných cest předání zprávy o realizaci je tzv. směrování, neboli workflow. Informace propojená s vlastní zakázkou obíhá v elektronické podobě po organizačních jednotkách či funkcích společnosti, přitom každá funkční pozice může mít nastaven časový horizont pro splnění úkolu s možností připomínání a propojením na elektronickou poštu. Příjemce dostává v pravidelných intervalech zprávu, že je na něj kladen určitý úkol. Z workflow rozhranní si může otevřít vlastní objekt z archivu, tedy kartotéku zakázky nebo dokumenty, a pracovat na něm. Smysl spočívá v průkazném předání úkolu a rovněž výstupy z procesu směrování se needitovaně zaznamenají k zakázce.

Vlastní práce předvýrobních etap tkví hlavně v přípravě technických podkladů pro výrobní procedury. Ve složce zakázky získá útvar automaticky souhrnné vstupy k zahájení prací. Ve struktuře složek program dovolí konstruktérům zakládat nové výkresy pouze do stanovené části. Nejčastěji se vybírá vzor přes prázdnou kartu dokumentu. Do ní mohou být automaticky načtena společná data z karty zakázky, jež se využijí ve výkresu. Minimalizuje se počet údajů, které vyplní přímo uživatel. Systém dodá automaticky data o autorovi, kdo a kdy kontroloval a schválil, o jakou se jedná verzi a revizi. Uživatel nejčastěji pouze vybírá hodnoty z připravených seznamů a číselníků.

Potvrzením vyplněných hodnot (některé mají nastavenu vlastnost nutno vyplnit) se tato data přenesou do otevřeného vzoru, tedy např. do razítka výkresu s formátem. Vznikne první verze, vydaná do pracovního prostoru - adresáře. Ta se po dokončení úprav dokumentu kliknutím na ikonu archivuje (operace check-in). Každá další úprava - třeba jiným uživatelem - je podmíněna vydáním z archivu, což znamená poskytnutí duplikátu do pracovního adresáře jako další verze. Program přitom ověřuje přístupová práva. Každá úprava představuje vznik nové verze, což splňuje požadavek norem ISO 9000 (systém toto generuje automaticky).

Po dokončení výkresu dojde k jeho systémové kontrole a schválení, k čemuž musí mít delegovaná osoba speciální práva a po prohlédnutí toto provede kliknutím na ikonu. Aplikace okamžitě vyplní kolonky o kontrole a schválení i do razítka výkresu. Proces schválení může být spojen rovněž s již výše popsaným modulem workflow, kdy by schvalovací oběhy získaly oficiálnější charakter s výpisem vyjádření a plnění jednotlivých osob.

Po schválení již nelze výkres editovat, pouze v rámci nové revize. Je-li tedy například z pohledu technologa výkres pro výrobu nevhodný, dojde k zrevidování a dalším úpravám.

Přehled všech verzí je zobrazitelný v pomocných tabulkách programu. I historická verze může být otevřena, tištěna (DMS umožňují hromadný tisk) nebo kopírována, samozřejmě zase v závislosti na přístupových právech. Stav (v archivu, rozpracováno, zkontrolováno, schváleno atd.) indikuje přímo symbol u ikony dokumentu nebo v pomocné tabulce. Takto se v týmu zpracuje výkresová dokumentace, tvoří se sestavy a pod nimi výrobní výkresy. Pracuje se dle standardů konstrukčního týmu s tím, že DMS umí aplikovat společné vazby mezi soubory, a respektovat tak model externích referencí.

Práce probíhají dále například v útvaru technologie nebo je doplňována dokumentace týkající se vzduchotechniky ve stavebnictví atp. Jsou-li dokončeny kompletní předvýrobní fáze, předá se zakázka do výroby se všemi potřebnými informacemi. Zde se většinou pracuje s výtisky a doplňují se pouze určité dílčí změny. Zjednodušuje to skenovací rozhraní, které okamžitě zaarchivuje naskenovaný dokument.

(běžný nebo internetový). Jak dochází k jednotlivým výrobním cyklům a operacím, mění se stav zakázky a dodává se další dokumentace. Ať jsou to předávací protokoly, řazení a zadávání práce, protokoly z testování.

Buď je přímo vytváří výrobní management nebo vedoucí provozů či směn, případně jsou skenovány papírové záznamy.

Výroba může být částečně nebo úplně řešena prostřednictvím subdodávek, a tím se generuje spousta souvisejících dokumentů, přičemž již vytvořená elektronická podoba souborů se jednoduše do DMS naimportuje.

Bylo již řečeno, že prostřednictvím pomocných karet k dokumentům můžeme spouštět i nadefinované procedury a programy, a tak lze například počítat efektivitu plnění linky z postupně zadávaných hodnot v rámci směny. Identifikují se pracovníci linky, prostoje a další parametry.

I ve výrobních procesech se najde uplatnění pro spoustu dalších nástrojů DMS. Výše popsané směrování dokumentů poskytne ideální pomůcku, jak vystavenou objednávku na alokovaném pracovišti schválí ekonomické oddělení na centrále společnosti.

Po dokončení výrobní etapy je kompletní zakázka uzavřena. Tím však nekončí nutnost evidence dokumentace s touto zakázkou související. Například ve stavebním odvětví existuje povinnost archivace projektů ještě po určitou dobu po skončení realizace. Doba uložení v archivu závisí na charakteru stavby. Podle toho se přiřazuje skartační znak a skartační lhůta. Zákonné podmínky v tomto směru deklarují protokoly pro předání dokumentace do archivu.

Komunikace se státními archivy probíhá rovněž přes oficiální formuláře skartace. Až poté se oficiálně vyřadí spis z evidence podniku.

Programy DMS naprosto vyhovují předpokladům pravidel a norem systému jakosti, který vytváří zásady pro výrobu a procesy s ní související. Vedle striktně daného přístupu uživatelů, možnosti regulérního řízení změn, schvalování s časovou platností, prezentace platných verzí zaměstnancům, jež mají pouze číst normy, příručky a popisy procesů, vyhovuje normám ISO i bezpečná archivace dokumentů, možnost definice jednoznačných procesů atd., a proto jsou DMS doporučovány auditory systémů jakosti jako vhodný informační prostředek pro výrobní společnosti.

Bylo zmíněno, že programy dovolují elegantně objekty vyhledávat. Využijí se k tomu právě hodnoty zapisované do karet či tabulek, případně označení, jež má objekt přímo ve stromové struktuře. Vyhledávání probíhá zadáváním prvních písmen řetězce položek z pomocných tabulek či stromu nebo kombinovaně podle více kritérií najednou. Lze tak nalézt například zakázky v rozpracovaném stavu, které má na starosti určitý zaměstnanec. Nebo vyhledat všechny schválené výkresy týkající se konkrétní zakázky. Není problém rychle najít všechny objednávky a předávací protokoly se stejným číslem zakázky atd. Ideální na řazení pod celek je, že se vyhledá zakázka a pod ní se nachází vše související již v přehledné struktuře. Není tedy třeba hledat data o zakázce v Excelu, výkresy na serveru projekce, jinde nabídky apod.

Důležitá vlastnost vyplývá z příležitosti vyhledávací kriterium uložit, a tím získat dynamický pohled na dokumenty, poněvadž tento pohled bude neustále aktualizovat (přidávat nebo odebírat) všechny položky, jež splní dané kritérium. Je to jiný náhled na dokument v odlišných logických celcích.

Ekonomické oddělení tak může mít seznam všech schválených objednávek, z něhož budou moci dokumenty otevírat a dále zpracovávat, a to nezávisle na jejich umístění pod jednotlivými zakázkami.

Konstruktéři mohou naopak pracovat se seznamem všech projektů postoupených dále, na nichž se vývojově podíleli, aby rychle reagovali na případné dotazy z procesu realizace. Podobného efektu se docílí manuálním vytvořením zástupce na dokument.

Závěr
V textu jste možná častěji zaregistrovali různé tvary slovesa moci. Není to z důvodu, že by snad programy prováděly požadované akce jen tehdy, kdy se jim zachce, ale proto, že se tento software dá používat různým způsobem. Poskytuje totiž obecné nástroje, jež se nastaví do konkrétních podmínek tak, aby systém co nejefektivněji pomáhal uživatelům pracovat s dokumenty a ostatními informacemi.

Paleta funkcionality nebyla ani zdaleka popsána zcela, a tak, pokud vás alespoň část textu zaujala, doporučuji nastudovat další materiály. A jak se k nim dostat? Stačí v jakémkoli internetovém prohlížeči zadat tři písmena: DMS

Pozn. red.: Autor článku, Ing. Zbyněk Lebeda, působí jako product manager ve společnosti SYCONIX.