Mobilní hardware
Jaké zařízení pro vybavení obchodníků v terénu zvolit? Obchodní zástupce potřebuje přístroj co nejmenších rozměrů a hmotnosti, s dlouhou dobou provozu na baterie. Jelikož tito pracovníci obvykle také nejsou příliš zkušení v práci s výpočetní technikou, je jistě důležitým faktorem jednoduchost ovládání. Podstatná je také odolnost zařízení, zejména vůči poškození pádem. Obchodní zástupce ve většině případů pracuje relativně ve spěchu na prodejně, nemá možnost si položit zařízení na stůl a v klidu zaznamenávat data. Pád zařízení na podlahu se nedá vyloučit a praxe říká, že k tomu dochází poměrně pravidelně. Významné je také hledisko IT oddělení, které taková zařízení v rámci podniku musí podporovat. Ideální je, pokud má obchodní zástupce v podstatě jednoúčelový přístroj, který poskytuje pouze funkce nezbytné pro jeho práci. Tím se výrazně snižuje náročnost zaškolení i technické podpory. Ideálním řešením jsou proto tzv. handheld terminály, což jsou odolné miniaturní počítače, obvykle s operačním systémem WindowsCE.NET, které splňují jak kritéria doby provozu na baterie, tak i odolnosti a jejich design je přizpůsoben práci ve stoje, bez opory. Softwarové vybavení umožňuje provozovat i relativně náročné aplikace, komunikovat přes GPRS a současně omezit "volnost" uživatele v práci s prostředky systému (např. měnit nastavení) nebo mu znepřístupnit některé aplikace. Studie CDC uvádí, že odolné terminály jsou z hlediska TCO (total cost of ownership - celkové náklady na vlastnictví) v horizontu pěti let výrazně levnější než běžná PDA nebo notebook. Příkladem takového specializovaného handheld terminálu může být zařízení Psion Workabout PRO (WA PRO), které je předurčeno pro použití přímo v terénu. Jeho velikost je důkladně přizpůsobená dlani dospělého člověka, takže je lze bez problémů udržet v jedné ruce a druhou rukou ovládat klávesnici či manipulovat s přídavnými zařízeními. Vzhledem k předpokládanému způsobu užití jsou v konstrukci WA PRO kladeny značné požadavky na odolnost zařízení. Zařízení pracuje v mrazu (od -20 °C), odolává opakovanému pádu z 1,2 metru a povětrnostním vlivům (těsnost IP54, tj. odolnost proti dešti či stříkající vodě). S ohledem na opotřebení v náročných podmínkách je řešena i klávesnice (tvrdý, otěruvzdorný povrch kláves). Zcela odlišný je další produkt firmy PsionTeklog




Specializovaný software
Celkové řešení pro mobilní obchodní zástupce je kromě vhodného hardwarového vybavení tvořeno také specializovaným softwarem, který je uzpůsoben pro různé typy mobilních zařízení a svým uživatelům pomáhá plnit co nejefektivnějším způsobem jejich obchodní aktivity. Příkladem takového specializovaného software může být velmi rozšířené řešení Hamilton SFA, které poskytuje podporu typických procesů v oblasti mobilního prodeje. Mobilní uživatelé v něm mají možnost automatizovat jednotlivé úlohy, obchodní manažeři na druhé straně mohou získat detailních informace o tom, kde daný mobilní obchodník byl, jakou na určitém místě vykonal práci a jaké byly náklady. Data se tak stávají cenným zdrojem informací pro taktické a jiné strategické rozhodování společnosti.
Hamilton SFA tvoří dvě základní části: · Frontend - nástroj pro obchodní zástupce tvoří multiplatformová aplikace vytvořená pro Windows XP/2000, Mobile Windows (Pocket PC), Windows CE a PalmOS. · Backend - nástroj pro řízení obchodních zástupců a správu základních údajů. Umožňuje komplexně pracovat s údaji, které se nacházejí v databázi - od práce se zákazníky, produkty, cenami, vytváření různých reportů a přehledů, přípravu podkladů pro marketingové průzkumy, monitoring cen a distribuce až po administraci celého systému, jako vytvoření nových uživatelů apod. Funguje na platformě Windows a částečně Linux.




Frontend - software v terénu
Funkce poskytované systémem Hamiltom SFA je možno rozdělit do několika modulů:
· Zákaznici - systém obsahuje všechny potřebné údaje o zákaznících, se kterými uživatel systému spolupracuje. Kromě základních informací, jako jsou informace o kontaktních osobách zákazníka, jejich kategorizaci apod., jsou k dispozici i obchodní informace, jako například informace o objednávkách, fakturách, neuhrazených fakturách, dodacích listech, o možných aktivitách vůči zákazníkovi, speciální ceníky a slevy a podobně. Podle nastavení systému mohou jednotliví uživatelé systému informace o zákazníkovi přímo v terénu upravovat, vkládat a jinak s nimi pracovat.
· Produkty - stejně jako o zákaznících, má každý uživatel k dispozici i informace o nabízených produktech. Kromě základních údajů, jako název produktu a cena, jsou zde i údaje doplňkové, jako jsou dostupné prodejní jednotky, dostupnost ve skladu, čárové kódy, systém slev, alternativní označení produktu v jiných systémech a jiné. Produkty jsou pro jednodušší manipulaci organizované v hierarchii kategorií.
· Aktivity - Hamilton automaticky zaznamenává vykonané aktivity vůči zákazníkovi a nabízí každému uživateli detailní informace o tom, kdo, kdy a jaké služby danému zákazníkovi poskytl. Na aktivity jsou navázány další obchodní činnosti, jako například objednávání, fakturace a průzkum trhu. Hamilton umožňuje aktivity plánovat formou tras nebo možností naplánování samostatných aktivit na konkrétní den a čas.
· Objednávky - aplikace umožňuje vytvářet objednávky ihned v terénu, a to přímé (určené pro přímý závoz), tak i nepřímé (určené pro závoz třetí stranou).Objednávky vytvořené přímo, nebo na základě objednávkové šablony, jsou v okamžiku spojení s centrálním serverem přeneseny do centrální databáze a zpracovány na základě pravidel definovaných administrátorem sytému. Zpracování může zahrnovat export do definovaného formátu, tisk, odeslání na fax, přenos elektronickou poštou či jiné přesně určené zpracování. Objednávky jsou zpracované podle nastavení systému prakticky okamžitě po jejich přijmutí do centrální databáze. Objednávka může být vytištěna i přímo na místě v terénu.
· Sklad - jakýkoliv skladový pohyb je zachycen na příslušné příjemce nebo výdejce. Systém umožňuje i pohyb zboží mezi sklady mobilních uživatelů přímo v terénu.
· Fakturace a dodací listy - přímý prodej v systému Hamilton představuje činnosti jako vytvoření dodacího listu, vytvoření faktury, popřípadě příjem úhrady. Vzory dokumentů (dodací list, faktura) je možné přijmout z podnikového informačního systému a po jejich potvrzení zákazníkem, popřípadě po jejich úpravě (změna množství apod.), je možné je přenést do podnikového informačního systému během jejich zpracování v centrální databázi.
· Registrační pokladna - v zemích, kde legislativa vyžaduje při prodeji evidenci hotovosti pomocí registračních pokladen, je tato funkce k dispozici, a to na úrovni, kterou vyžaduje místní legislativa
· Monitoring - pomocí tohoto nástroje je možné vytvářet sady otázek a přiřazovat je vybraným kombinacím zákazníků a produktů. Tímto způsobem je možné rychle získat relevantní marketingové informace o různých typech zákazníků a produktů. Systém přitom obsahuje nástroje pro přenos takto získaných informací do jiných systémů na další analýzu.
· Formuláře - jsou podobným nástrojem jako monitoring, ale zatímco monitoring je orientovaný na produkty, formuláře umožňují pomocí různých kombinací otázek bližší poznávání zákazníků.
· Kniha jízd - jednoduchý nástroj k evidenci používání vozidel. Uživatelé se starají pouze o zadání počátečního a konečného stavu kilometrů a systém dokáže automaticky vytvářet denní trasu na základě zadaných vykonaných aktivit
· Synchronizace - zabezpečuje přenos údajů mezi počítačem mobilního uživatele a centrálním serverem. Během synchronizace se přenášejí pouze změny zadaných údajů a nově zadaná data. Je zde garantovaná absolutní nemožnost ztráty jakýchkoliv údajů. Synchronizace spouští mobilní uživatel, a může být tedy zahájena vždy, když existuje možnost spojení počítače uživatele s centrálním serverem (pomocí GPRS, GSM anebo přímým propojením kabelem)
· Analytické nástroje - v aplikaci jak mobilního uživatele, tak i obchodního manažera je možné spouštět různé sestavy týkající se zákazníků, prodeje apod. V případě, že tyto nejsou dostačující, umožňuje systému uživateli použít běžné nástroje typu MS Excel nebo Crystal Reports na vytvoření vlastních sestav, případně je možné použít další komponent řešení, Hamilton OLAP, a analyzovat údaje pomocí něho.
· Offline/Online - Hamilton patří mezi tzv. semi-online systémy. Jeho údaje jsou k dispozici offline, tedy vždy, kdy je uživatel potřebuje, i když není dostupné spojení, ale obsahuje podporu pro funkci v online režimu.