Projektové řízení bylo zaváděno po druhé světové válce, a to především z důvodu nárůstu složitosti vyvíjených technických systémů, silného zvýšení konkurence, nárůstu vývojových nákladů, zavádění výpočetní techniky a nových metod a zvýšení požadavku na kvalitu. V dnešní době projekty a projektová řízení nabývají stále na významu a ukazuje se, že tento trend bude pokračovat i do budoucna.


Principy projektového řízení
Projekt je možno charakterizovat jako sérii jednotlivých kroků či činností navržených pro dosažení určitého cíle, které vyžadují čerpání zdrojů, za podmínek dodržení časového plánu, rozpočtu a kvalitativních kritérií vytvořeného systému. Projektovým řízením rozumějme uplatnění znalostí, dovedností, nástrojů a technik v projektových činnostech k dosažení definovaného cíle projektu.

Implementace ERP systému je rozsáhlý projekt skládající se z jednotlivých fází či etap (obr. 1). První fází je Koncepční návrh, poté následuje Návrh projektu, Plánování projektu, Realizace projektu a projekt je dokončen fází Ukončení projektu.
 

Obr 1.: Životní cyklus projektu

Koncepční návrh
Ve fázi Koncepční návrh dochází k prvotním analýzám o proveditelnosti implementace ERP systému. Proveditelnost implementace ERP systému je zkoumána z hlediska:

. technologického - analyzuje se technologická proveditelnost implementace požadovaných funkčností daného systému (specifické požadavky na úpravu systému nad rámec standardního řešení ERP systému apod.),

. finančního a ekonomického - analyzuje se způsob financování projektu, jeho předpokládané náklady apod. (používá se řada ukazatelů od jednoduchých až po komplexní, jako například návratnost prostředků, zisk apod.).

. operační - analyzuje se oblast operativních činností nutných v rámci implementace daného systému (definice rozsahu školení budoucích uživatelů apod.).

Návrh projektu
Další fází projektu je Návrh projektu, kdy dochází k hrubému návrhu časového harmonogramu projektu s vazbou na plán a vytížení kapacit zdrojů, k definici rozpočtu projektu, k definici organizační struktury projektu (obr. 2) a k definici rozsahu odpovědností a pravomocí pozic organizační struktury projektu.

Výstupy této fáze projektu jsou:
. Organizační struktura projektu,
. Rozsah odpovědností a pravomocí členů projektu,
. Rámcový harmonogram projektu.
 

Obr 2.: Organizační struktura projektu

Plánování projektu
Fáze Návrh projektu předchází nejdůležitější fází projektu, kterou je Plánování projektu. V této fázi je nutné zajistit detailní rozplánování všech částí projektu a nejdůležitějším výstupem této fáze je podrobný harmonogram projektu. V této fázi jsou současně definovány plány aktivit a zdrojů, plány komunikací, dále jsou definovány kontrolní body a milníky projektu (milníkem projektu rozumějme stanovený cíl a konečný termín jeho dosažení). Současně je definována kritická cesta projektu a vzniká plán eliminace rizik a nepředvídaných událostí. Výstupy této fáze jsou:

. Harmonogram projektu (vychází z plánu požadavků na ERP systém ze strany zákazníka, z plánů aktivit a zdrojů, z plánu vytížení zdrojů projektu a případně dalších souvisejících plánů),

. Rozpočet projektu (vychází z plánu aktivit a zdrojů projektu, plánu pevných nákladů a případně dalších souvisejících plánů),

. Plán realizace projektu (vychází z harmonogramu projektu, definovaných milníků projektu a mapy kritické cesty),

. Plán eliminace rizik (vychází z mapy kritické cesty, analýzy rizik projektu, plánu nepředvídaných situací a případně dalších souvisejících plánů).

V průběhu plánování je nutné současně definovat procedury a prostředky pro provádění řízení a kontroly projektu. V jednotlivých částech projektu (jsou to právě definované milníky projektu) dochází ke kontrole úspěšnosti. Ta je systematickým prostředkem ke zjištění, zda se projekt nachází na správné cestě vzhledem ke stavu dané části projektu a harmonogramu projektu. Dochází k rozhodování na úrovni ředitele projektu, zda pokračovat v projektu beze změny, zda zajistit přeplánování dané části vzhledem k novým okolnostem nebo zda ukončit realizaci projektu.

Plánovat znamená určovat předem, jaké události nebo akce by měly nastat, kdy a v jakém pořadí by měly nastat, kde by měly nastat, jak je realizovat, kdo by je měl realizovat a s jakými zdroji. Základem plánování je přesný odhad budoucích událostí a ty vždy zčásti vycházejí z historických zkušeností.

Realizace projektu
Časově nejrozsáhlejší fází projektu je fáze Realizace projektu, kdy dochází k realizaci všech požadavků na ERP systém podle definovaného harmonogramu projektu.

V této fázi jsou realizovány následující části samotné implementace ERP systému (projektem nemusí být vždy realizovány všechny níže uvedené činnosti a vždy záleží na konkrétních požadavcích zákazníka):

. instalace databázového serveru a instalace ERP systému na tento server,
. nastavení standardních parametrů systému,
. programování a implementace specifických úprav systému,
 školení budoucích uživatelů systému,
. převod dat do systému.

Nejen fáze Realizace projektu, ale celý projekt musí být aktivně řízen. Při řízení projektu je třeba zabývat se různými problémy na úrovni strategické, taktické či operační. Je to například užití zdrojů, dodržení časového harmonogramu a rozpočtu, komunikace v projektu, technické problémy, zabezpečení zdrojů pro projekt apod. Vedoucí projektu se musí těmito problémy zabývat a současně hledat potřebná řešení. Existují kritické faktory projektu, které podstatným způsobem ovlivňují úspěšnost projektu. Popišme si v krátkosti kritické faktory ze strany dodavatele ERP systému.

. Poslání a cíle - správně definované a pochopené cíle projektu jsou základem pro plánování a realizaci projektu.

. Plánování - plánování času, financí, zdrojů, komunikace a řízení je mostem mezi cíly a realizací projektu. Mnoho projektů nesplnilo očekávání z důvodů chybného plánování, ale i nepochopení dynamiky tohoto faktoru. Plánování nekončí prvním návrhem, ale v průběhu projektu se stále aktualizuje podle stavu zdrojů a podle změn cílů projektu.

. Konzultace se zákazníkem - uživatel výstupů z projektu je klíčovým posuzovatelem úspěšnosti projektu. Pro počáteční fázi stanovení cílů a koncepce řešení je nutné spolupracovat s budoucím uživatelem. Projekty zpracovávané izolovaně končí často neúspěchem (zákazník mnohdy ani neví, co si má pod budoucími výstupy představit a tím po implementaci dojde lehce ke zklamání).

. Personální otázky - dobré vztahy mezi členy projektového týmu, mezi členy projektového týmu a ostatních zaměstnanců dodavatele a mezi členy projektového týmu a zaměstnanci zákazníka jsou nutnými předpoklady úspěchu projektu.

. Technika a technologie - v projektech je nutno využívat aktuální technologie. Pro vedoucího projektu to znamená především výběr pracovníků s odpovídajícími znalostmi.

. Řízení projektu - nedokonalost v řízení projektu podstatně ovlivňuje úspěch implementace ERP systému. Obvyklým problémem řízení je nedokonalé sledování odchylek mezi plánem a realitou. Není tak zajištěna zpětná vazba, která je pro řízení nezbytná.

. Komunikace - koordinace pracovníků projektu vyžaduje výměnu informací stejně jako průběžné konzultace se zákazníkem. Komunikační kanály vyplývají z organizační struktury projektu. Je nutné připomenout i existenci neformálních informačních kanálů, které mohou přispět k práci na projektu stejně jako ji mohou i komplikovat.

. Příprava na řešení problému - v každém projektu existují nejistoty a proto každý projekt vyžaduje plán opatření pro případ výskytu možných problémů. Předem připravený plán minimalizuje časová zpoždění a související náklady projektu.

Ukončení produktu
Závěrečnou fází projektu je Ukončení projektu. V této fázi je zákazníkovi předáván plně funkční ERP systém, kdy ze strany zákazníka je následně uskutečněna akceptace takto předávaného systému. Tímto dochází k ukončení projektu.

Klíčovou podmínkou úspěšné implementace ERP systému je samozřejmě podrobná analýza procesních toků zákazníka a všech jeho požadavků. Z tohoto důvodů se projekt implementace ERP systému ve většině případů skládá ze dvou samostatných a na sebe plně navazujících projektů:

. Předimplementační analýza systému,
. Implementace systému.

Závěrem lze říci, že projektové řízení přináší zlepšení vztahu k zákazníkovi, kratší čas pro vývoj systému, nižší náklady, vyšší kvalitu a životnost navrhovaného systému a vyšší zisky. Díky projektovému řízení je implementace ERP systému maximálně efektivní a v dnešní době je již asi samozřejmou součástí každé implementace ERP systému.

Pozn. red.: Autor článku, Daniel Holec, působí jako Project Manager ve společnosti I.F.T. Progres, a. s.