Řízení projektu, díky zvyšujícím se požadavkům na co nejrychlejším dokončení stavby či uvedení produktu na trh při omezeném rozpočtu, vyžaduje efektivní koordinaci a komunikaci. Project Colaborative Extranet systémy jsou efektivním nástrojem pro řízení projektu, které umožňují všem členům projektového týmu on-line přístup k projektovým datům a jejich sdílení prostřednictvím internetu. Project Colaborative Extranet systémy umožňují propojit geograficky roztříštěný projektový tým a slouží zároveň jako centrální archiv dokumentů projektu.

Project Management
Project Management Institute definuje projekt management jako aplikaci znalostí, dovedností nástrojů, metod a postupů na projektové činnosti pro splnění cílů projektu. Project management zahrnuje fáze zahájení, plánování, realizace, kontroly a ukončení projektu. Projektový manager a jeho tým je zodpovědný za splnění cílů projektu v požadovaném rozsahu a kvalitě při dodržení rozpočtu a časového harmonogramu.

Obr.1: Informativní stánky, základní informace o projektu- systém PKM

Komunikace a koordinace
Značná část práce projektového manažera je založena na práci s lidmi, jejich vedení a organizování. Projektový manažer musí dobře umět pracovat a komunikovat s lidmi, protože lidé jsou nejdůležitějším faktorem úspěchu projektu. Na kvalitách a zkušenostech týmu závisí schopnost identifikovat možné problémy a jejich řešení. Nejvíce problémů, které v průběhu projektu vzniknou, lze připsat špatné komunikaci a neefektivní koordinaci a kontrole. Proto musí projektový manažer vybudovat takové pracovní prostředí, které umožní účinnou kontrolu, koordinaci a komunikaci mezi všemi účastníky projektu, od projektového týmu přes klienty až po jednotlivé subdodavatele.

Komunikace v rámci projektu zahrnuje procesy nezbytné pro aktuální a přesné generování, pořizování, šíření, ukládání a použití informací. Každý účastník projektu musí chápat, jak důležitá je efektivní výměna informací a dat, a pochopit funkci a význam komunikace jako celku. Člen projektového týmu, klient i subdodavatel musí být připraven přijímat a vydávat informace a data nezávisle na tom, zda jde o komunikaci ústní nebo písemnou (papírovou i elektronickou).

Project Colaborative Extranet
V okamžiku, kdy se na projektu podílí více stran z různých organizací, které ve většině případů nejsou v místě projektu přítomny, je pro efektivní komunikaci a koordinaci nezbytný Web-based Project Management systém. Tyto systémy mohou mít různou formu. Od jednoduchých systémů pro přenos souborů mezi jednotlivými účastníky projektu založených na e-mailových službách až po komplexní systémy provozované na hostitelských serverech s integrovanou správou dokumentů a dalšími funkcemi jako například kalendář projektu s osobními rozvrhy jednotlivých účastníků projektu. Takovéto systémy pak bývají nazývány Project Colaborative Extranet.

Potřeba těchto systémů je patrná zejména v investiční výstavbě, kde je produkováno značné množství dokumentů a výkresů. Project Colaborative Extranet aplikace podporují a ulehčují komunikaci, spolupráci a koordinaci aktivit mezi pracovníky firmy, zákazníkem a subdodavateli ve všech fázích projektu a umožňují projektovému týmu mít přístup k nejaktuálnějším dokumentům odkudkoliv, kdykoliv, bez nutnosti udržovat masivní papírové složky a vyhnout se tak problémům, kdy část týmu pracuje s neaktuálními nebo nesprávnými výkresy.

Obr.2: Informativní stánky, harmonogram projektu - systém PKM

Project Colaborative Extranet systémy jsou nástrojem pro on-line spolupráci a předávání souborů a informací, čímž umožňují vytvoření prostředí pro zkvalitnění a zrychlení získání podkladů pro strategická rozhodnutí, zvláště jestliže jde o organizaci s rozptýlenými pracovišti a zaměstnanci pracujícími často mimo jejich kancelář.

Nezbytným předpokladem pro úspěšné nasazení Project Colaborative Extranetu je snadná ovladatelnost systému a příznivé přijetí uživateli. Všichni uživatelé od projektového týmu až po vrcholový management potřebují snadno a rychle nalézt požadované informace. Proto je potřeba, aby práce se systém byla intuitivní a nevyžadovala náročné zaškolování uživatelů a co nejvíce se podobala prohlížení webových stránek.

Informativní stránky
Jedním z úkolů Project Colaborative Extranet aplikace je zajistit informovanost vrcholového managementu a investora o aktuálním stavu projektu. Systémy umožňují publikování informací o projektu. Publikované informace bývají většinou tématicky rozděleny (organizace projektu, náklady, časový plán, mezníky, atd.) a prezentovány v různých formách od tabulek, plánů, fotografií až po přehledná shrnutí se semafory, které zvýrazňují důležitost jednotlivých informací a aktivit. Některé systémy pomocí rozmanitých linků a tlačítek vyvolávají aktuální informace, například o organizaci projektu, nákladech, časovém plánu, uložené v příslušných projektových složkách.

Struktura a členění informačních stránek v rámci Project Colaborative Extranetu, stejně jako publikované informace, závisí na projektovém týmu a na způsobu reportingu, který je stanoven ve smlouvě mezi investorem a projektově manažerskou organizací. Projektový tým musí také rozhodnout, jaká data a v jaké míře detailnosti je účelné jednotlivým účastníkům zpřístupnit tak, aby měli všechny informace potřebné pro jejich práci a na druhou stranu byla zajištěna kontrola citlivých informací.

Obr.3: Struktura projektových složek - systém PROMI

Správa dokumentů projektu
Řízení projektu vyžaduje obecně činnosti, jako je řízení času, nákladů a rozsahu, řízení smluvních vztahů, kontrolu kvalita stavby a řada další aktivit. Pro podporu všech těchto činností musí být schopen systém vytvářet libovolnou strukturu adresářů čtyř různých typů složek: dokumentů, informací, zpráv a výkresů.

Project Colaborative Extranet slouží také jako centrální archiv pro všechny soubory a dokumenty vztahující se k projektu. Uložení všech projektových souborů na jednom serveru zajišťuje konzistenci dat, přístup ke všem datům všem oprávněným účastníkům projektu odkudkoliv a kdykoliv a zabraňuje práci na jiné verzi souboru než na té, která je aktuální.

V rámci Project Colaborative Extranet jsou projektové dokumenty ukládány do složek, které jsou konfigurovány vždy podle potřeb jednotlivého projektu. Složky mohou být organizovány podle fází projektu nebo například podle profesí podílejících se na projektu.

Jednotlivé Project Colaborative Extranet systémy poskytují značně rozdílné služby a nástroje pro práci s projektovými dokumenty. Jednoduší aplikace slouží pouze jako centrální archiv, ke kterému je možno přistupovat prostřednictvím internetu. Velice užitečnou funkcí tohoto archivu je podpora verzí dokumentu. V archivu je tedy uložena kompletní historie dokumentu, takže je možno se kdykoliv vrátit k předchozí verzi. Některé systémy vytváří takzvaný "log", který zaznamenává každý vstup do systému a každou operaci provedenou na serveru. Tato funkce pak umožňuje sledovat komunikaci v rámci projektu a vyhodnocovat, kdy, jaké a v jaké formě jsou informace potřeba, sledovat přístupy k jednotlivým dokumentům, operace s nimi prováděné a oběh jednotlivých dokumentů. Více propracované aplikace umožňují hromadnou manipulaci s dokumenty, tvorbu seznamů dokumentů uložených v jednotlivých projektových složkách, hromadné uploady dokumentů včetně jejich automatického přiřazení do příslušné složky na základě konvencí pro pojmenování dokumentu.

Některé Project Colaborative Extranet nabízejí nástroje pro diskuzi nad dokumenty, a to formou připojení komentáře nebo i on-line chatu.

Rozdílná je také koncepce jednotlivých systémů. Některé systémy slouží pouze jako centrální projektový server pro ukládání a archivaci projektových informací a ke komunikaci využívají stávající komunikační media jako e-mail a fax. Druhá skupina systémů stávající komunikační prostředky popírá jako komunikační nástroj a využívá je pouze jako prostředek pro upozornění na operaci s dokumentem nebo událost, o které by měl daný uživatel vědět. U této koncepce pak dokument, který není uložen na serveru, není považován za oficiální dokument projektu.

Díky centrálnímu způsobu ukládání souborů jsou eliminovány chyby pramenící z využívání informací z různých zdrojů a systémů. Systémy jsou konstruovány tak, aby každý uživatel měl aktuální výkresy a další informace, které jsou nezbytné, aby projekt mohl být dokončen v plánovaném termínu a ve stanoveném rozpočtu.

Obr.4: Struktura projektových složek - systém PKM

Nástroje pro řízení projektu
Dalšími podstatnými nástroji pro řízení projektu jsou projektový kalendář a úkoly. V kalendáři se plánují události a projektové aktivity. Při plánování nové aktivity je možno přizvat ostatní účastníky projektu. Ze seznamu účastníků projektu je možno vybrat jednotlivé uživatele nebo skupiny (např. architekti, konzultanti), které budou k události přizvány. Některé systémy umožňují pro pozvání účastníků události použít předdefinovaný distribuční seznam. Uživatelé si pak také mohou definovat vlastní distribuční seznamy. Při plánování události nabízejí některé aplikace také možnost rezervace zdrojů jako jsou zasedací místnosti, auta či fotoaparát.

Další funkce, kterou některé Project Colaborativ Extranety disponují, umožňuje vytvoření časového harmonogramu událostí a pozvánek. Tyto dokumenty jsou pak automaticky e-mailem nebo faxem zaslány pozvaným uživatelům. Kalendář může být integrován na funkci úkoly, ve které uživatel může přiřadit úkoly sobě, nebo jiným uživatelům. V kalendáři je pak zobrazen úkol s termínem jeho splnění. Uživatel má u většiny systémů možnost prohlížet úkoly, které mu byly přiřazeny a v případě, že k tomu má oprávnění, také prohlížet úkoly ostatních uživatelů, popřípadě seznamy úkolů filtrovat a vytvářet různé sestavy, které například poskytují okamžitý přehled, které úkoly mají už po termínu splnění, ale stále ještě nebyly vykonány. Úkoly je u některých systémů také možno zadávat hromadně ze zápisu z porad. Zápis zapsaný v předem nadefinované struktuře ve wordovém dokumentu je načten do systému a úkoly z porady jsou automaticky přiřazeny jednotlivým uživatelům.

Některé Project Colaborative Extranety mají integrovaný adresář kontaktů projektu, tedy kontaktů na interní a externí pracovníky, klienty, dodavatele apod. K těmto subjektům pak mohou být navázány znalosti o komunikaci se subjektem, důležitých dokumentech o subjektu, událostech významných ve vztahu se subjektem. Uvedený subjekt i kontakt může být sdílen nebo přístupný pouze uživateli, který kontakt vytvořil.

Velice užitečnou funkcí je také synchronizace s PDA. Pomocí této funkce je možno stáhnout vybrané informace z Project Colaborative Extranetu do uživatelova PDA.

Obr.5: Projektový kalendář - systém PROMI

Systémové požadavky a provoz systémů
Zákazníci často požadují integraci systému do stávajících datových zdrojů, které v podniku již existují, nebo integraci do stávajícího intranetového prostředí. Project Colaborative Extranet systémy se pak mohou stát součástí celopodnikového informačního systému. Proto je nezbytná otevřená architektura systému.

Při rozhodování, jaké informace budou prostřednictvím Project Colaborative Extranet systému sdíleny, je také nutno zvážit, jak jsou jednotliví účastníci projektu připojeni na internet. Jestliže je většina účastníků projektu připojena prostřednictvím telefonní linky, bude ukládání velkých souborů, například AutoCADových výkresů, a jejich následné otevření ze serveru značně zdlouhavé a mohlo by to narušit úspěšnost implementace projektu.

Project Colaborative Extranet jsou systémy založeny na sdílení projektových dat prostřednictvím internetu. Uživatelé tedy ve většině případů potřebují pro použití těchto systémů pouze připojení k internetu a internetový prohlížeč.

Provoz systému může být řešen dvěmi způsoby. Prvním způsobem, který je výhodný zejména z hlediska technických a ekonomických hledisek a doby implementace, je princip ASP - Application service providing. Aplikace je provozována na serveru poskytovatele Project Colaborative Extranetu. Jediným požadavkem na zákazníka je připojení do internetu. Databáze je oddělena od databází ostatních klientů a pro vyšší míru zabezpečené komunikace může být instance Project Colaborative Extranetu opatřena serverovým certifikátem, který garantuje standardní míru zabezpečení.

Druhým způsobem implementace - provozu Project Colaborative Extranetu - je instalace do lokální sítě na intranetový (extranetový) server zákazníka. Tato instalace je časově náročnější. Výhodou je kompletní správa aplikace zákazníkem a není zde nezbytná kvalitní konektivita do internetu.

Obr.6: Seznam úkolů - systém PKM

Bezpečnost
Project Colaborative Extranet umožňují sdílení dokumentů mezi interními zaměstnanci a externími uživateli, jako jsou zákazníci projektu nebo subdodavatelé. Proto je nezbytné, aby systém poskytoval bezpečnou platformu pro sdílení informací. Systém musí zaručovat integritu dat a musí být také dobře zabezpečen před neoprávněnými vstupy. Veškeré soubory a další informace musí být uživatelům přístupné s uvážením přístupových práv. Project Colaborative Extranet jsou ve většině případů vybaveny uživatelskou správou vrstveného zabezpečení až na úroveň datových objektů a uživatelů. Z důvodu rozdílných potřeb uživatelů na přístup k datům a jejich oprávnění k datům přistupovat musí být možnost nastavení přístupových práv k jednotlivým funkcím a projektovým složkám. Jednotlivým účastníkům projektu jsou pak zpřístupněny pouze ty informace, které potřebují ke své práci. Uživatelé pak mohou k jednotlivým funkcím a datům přistupovat na základě příslušnosti do "privilegované" skupiny. Projektant tak může například přistupovat k výkresové dokumentaci, zatímco investor může prohlížet přehledy nákladů.

Hlavní přínosy
Project Colaborative Extranety podporují a ulehčují spolupráci a koordinaci aktivit mezi projektovým týmem, zákazníkem a subdodavateli ve všech fázích projektu.

Za hlavní přínosy nasazení Project Colaborative Extranetu můžeme označit:

. informovanost vrcholového managementu o aktuální stavu,
. on-line přístup k aktuálním reportům a projektovým datům a informacím,
. zlepšení schopnosti eliminovat důsledky zpoždění a překročení rozpočtu,
. sjednocení řídících a reportovacích nástrojů pro všechny projekty,
. nastavení vysoké úrovně řízení projektů,
. eliminace chyb vyplývající ze špatné komunikace,
. vytvoření digitálního archívu procesu výstavby (projektu) a dokumentace skutečného stavu.

Shrnutí
Nasazení Project Colaborative Extranet má řadu přínosů při řízení projektů. Řada organizací, které již k nasazení Project Colaborative Extranetu přistoupily, vidí hlavní přínos v optimalizaci projektových procesů a minimalizaci chyb komunikace a koordinace. Project Colaborative Extranet dovoluje efektivně řídit projekt a zajišťuje dodání správných informací správným lidem ve správný okamžik.

Zvyšující se požadavky na co nejrychlejším dokončení stavby či uvedení produktu na trh při omezeném rozpočtu spolu s vývojem informačních technologií a geografickou roztříštěností projektových týmů budou nutit další a další organizace k nasazení internetových nástrojů pro řízení projektů.

Autor článku, David Procházka, působí jako konzultant ve společnosti SINDAT Engineering.