Využívání webových technologií je dnes v mnoha oblastech a kontextech neodmyslitelnou součástí (a mnohdy též nezbytným předpokladem) fungování většiny organizací. Stále častěji je diskutován pojem "webový portál". Článek se věnuje portálu pro integraci strategického a procesního řízení, který usnadňuje komunikaci a propojení celopodnikových strategických cílů a měřítek s firemními procesy zabezpečujícími jejich realizaci.

Typické příčiny problémů s realizací strategií
Aktuální studie a analýzy ukazují, že 90 % všech organizací není úspěšných při realizaci svých strategií, že 95 % pracovníků podnikové strategii nerozumí nebo ji dokonce ani nezná a že 70 % organizací neprovazuje své aktivity na nižších úrovních řízení se strategickými cíli a měřítky stanovené vrcholovým vedením.

Příčinou většiny těchto problémů bývá nejčastěji nedůsledná komunikace přijímaných strategických cílů a zanedbávaná diskuse o průběhu jejich realizace. Druhou závažnou příčinou zmiňovaných problémů bývá nedostatečné provázání vysokoúrovňových strategických cílů s cíli nižších úrovní (až po realizační úroveň představovanou procesní úrovní řízení firmy). Konečně třetí nejčastější příčinou bývá nedostatečné průběžné sledování vývoje naplňování stanovených cílů a odchylování skutečnosti od plánu.

Strategické řízení - Balanced Scorecard
V oblasti strategického řízení se často využívá přístup označovaný Balanced Scorecard (BSC). BSC je manažerský systém, který organizacím usnadňuje definovat své vize a strategie a tyto následně zavádět do praxe. Důraz je kladen na jednotnou interpretaci strategie všemi pracovníky organizace a následně na její převedení do reality prostřednictvím odpovídajících akčních plánů (ve formě dílčích úkolů, projektů či procesů).

Budování BSC systému je již samo o sobě pro organizaci velice užitečnou a poučnou zkušeností. Organizace získává hlubší vhled do toho, co a jak ovlivňuje její fungování a jaké jsou vzájemné souvislosti mezi jednotlivými strategickými prvky organizace.

Webový portál - každodenní řízení organizace
Hlavních přínosů BSC je plně dosaženo teprve v okamžiku, kdy je systém rutinně používán v každodenní praxi organizace. Aktualizace, vyhodnocování a reportování dat musí být prováděno pravidelně jako integrální součást řídících a reportingových procesů organizace. Pravidelně je též nutné ověřovat vlastní strukturu a obsah scorecard modelů.

Úspěšnost rutinního zavedení BSC systému do praxe lze významně podpořit využitím celopodnikových webových portálů. Efektivně implementovaný portál poskytuje v každém okamžiku aktuální manažerské informace.

Personalizace
Důležitou vlastností portálu je schopnost tzv. "personalizace", neboli automatického (proaktivního) zpřístupňování informací, na kterých je pracovník připojený k portálu primárně zainteresován. Takto jsou např. měřítka a akční plány, za které daný pracovník zodpovídá, resp. veškeré novinky či komentáře, které se pracovníka týkají, neustále "na očích".

Vizualizace
Druhou důležitou vlastností kvalitního portálu je "vizualizace". Vizualizace znamená zpřístupnění množiny alternativních grafických či textových pohledů na informace uložené v databázi BSC systému. Nejčastěji se používají zejména diagramy scorecard ve formě hierarchického stromu, strategické mapy (Strategy Map) a historické diagramy (History Chart).

Komunikace a zpětná vazba
Důležitou vlastností prakticky budovaných portálů je možnost realizace zpětné vazby. Jedná se zejména o možnost zadávání konkrétních hodnot měřítek (ať již aktuálních, cílových či prahových), akčních plánů (podpůrných akcí), komentářů a námětů na zlepšení zajišťujících tolik důležité provázání mezi strategickou a provozní úrovní řízení organizace.

V případě strategického řízení hraje komunikace klíčovou úlohu. Bohužel se však ukazuje, že 85 % manažerů věnuje diskusím nad strategií méně než hodinu měsíčně! Je obvyklé, že většina lidí v organizacích definované cíle nezná (cca 90 % zaměstnanců organizace) a nedokáže tedy zhodnotit význam přidané hodnoty jimi vykonávaných činností!

Procesní řízení - procesní model
Mnohé strategické cíle a úkoly není možné efektivně realizovat bez existence pružného procesního modelu organizace, který definuje, jakými činnostmi se organizace musí zabývat, aby realizovala očekávanou přidanou hodnotu pro své zákazníky (a to jak externí, tak interní).

Procesní portály také v tomto případě plní důležitou komunikační úlohu, zejména v podobě jasného vymezení odpovědností zastávaných jednotlivými pracovníky na úrovni procesních řetězců dané organizace.

Procesy - důležitá perspektiva BSC modelu
Významná úloha procesů pro naplňování firemní strategie je patrná již z toho, že je výkonnosti interních procesů obvykle zcela oprávněně věnována samostatná perspektiva na úrovni BSC modelu. Je důležité uvědomit si, které procesy jsou pro organizaci nejdůležitější, jinými slovy - ve kterých procesech musí firma "excelovat", aby dokázala své strategické cíle a měřítka naplňovat. Tyto klíčové firemní procesy a cíle pro jejich zdokonalení, včetně cílových hodnot měřítek, by měly být nedílnou součástí každého realisticky zaměřeného scorecard modelu.

Měřítka výkonnosti procesů
Procesní model má velice úzký vztah k měřítkům, definovaných na úrovni BSC modelu. Obecně lze říci, že měřítka zaměřená na procesy tvoří významnou část (podmnožinu) všech strategických měřítek. Bez existence procesního modelu lze tuto část měřítek nejenom obtížně definovat, ale také komunikovat a vyhodnocovat skutečný vývoj. Často je však obtížné získat dostatečně spolehlivá data a nadefinovat taková měřítka, která budou poskytovat důvěryhodný obrázek o výkonnosti procesů.

Soulad mezi strategickou a procesní úrovní řízení
Procesní model organizace vytváří důležité pojítko mezi strategickou a provozní (workflow) úrovní organizace. Nicméně je chybou, pokud se organizace orientuje bezprostředně na návrh a implementaci procesů bez jednoznačného propojení s vizí, strategickými cíli a jejich měřítky. Bez úzké vazby na BSC systém není možné ověřit nezbytnost a relevantnost jednotlivých procesů pro fungování organizace a dosažení vytčených strategických cílů. Procesní měřítka musí být vždy v souladu se stanovenými měřítky jednotlivých strategických cílů. Vždy musí být možné zpětně vysledovat, jakým způsobem jednotlivé procesy a jejich měřítka ovlivňují úspěšné naplnění strategie.

Závěrem
Je třeba zamezit tomu, aby se BSC a procesní modely staly statickou a neudržovanou entitou. Je třeba dbát na to, aby byly každodenními nástroji využívanými nejenom vrcholovým vedením, ale všemi pracovníky organizace. V žádném případě nelze podceňovat úlohu komunikace a průběžné revize postupu plnění stanovených cílů a procesů. Integrovaný strategický a procesní portál je pak vhodným mechanizmem, který umožňuje, aby zmiňovaná komunikace v rámci celé organizace mohla probíhat maximálně efektivním způsobem.

Autor článku, Michael Hanke, působí jako konzultant společnosti LBMS.