Vedoucí pracovníci řady firem oprávněně volají po změnách a novém přístupu k řízení firem. SW firmy usilovně pracují na nových metodách zpracování, vizualizace a prognostikování dat. To podstatné ve volání firem však není vyslyšeno! Jde o to, nalézt nový způsob, jak hodnotit stav a vývoj konkrétní firmy a prognostikovat její další vývoj, nebo jednotlivé rozsáhlejší ekonomické akce a hodnotit plnění plánů.

SW firmy při sestavování reportů ze svého IS vycházejí z ekonomické teorie. Ta pro řízení konkrétní firmy nabízí mimo zákonných výkazů blok poměrových ukazatelů a meziresortní srovnání. Problémem zákonných výkazů je to, že např. v položce spotřeba materiálu je kromě materiálu, jenž skutečně vstupuje do výrobní ceny produktu, zakalkulován i všechen ostatní spotřebovaný materiál. Poměrové ukazatele vypovídají přesně o skutečnostech, které jsou však vytržené ze souvislostí. Meziresortní srovnání neřeší problém konkrétní firmy. Pro potřeby řízení firmy jsou takovéto informace spíše zavádějící. Výsledné reporty IS jsou tedy takové, jaký je stav ekonomické teorie v této oblasti. Jednou z dalších možností je nechat tvorbu reportů na uživateli s tím, že mu IS data připraví a poskytne nástroj pro stavbu reportů.. Management firmy i po nasazení nového IS zpravidla neobdrží to, co od systému očekával. Vedoucí pracovníci a jejich kolegové pak i nadále tráví hodně času vymýšlením struktury a naplňováním výkazů, podle kterých ve skutečnosti firmu řídí. Místo toho, aby na základě ekonomických informací sestavených IS organizovali a kontrolovali toky a pohyby majetku peněz a služeb k žádoucí prosperitě firmy. Ve své podstatě jde o produktivitu práce řídících pracovníků firem.

Přitom v každé firmě je dostatek dat pro sestavení ekonomických informací. Jde o to jak tato data přetavit v užitečné komplexní a zdůvodnitelné ekonomické informace. V tomto článku se budeme zabývat jedním z možných řešení tohoto problému.

Při řešení problému bylo vycházeno z těchto základních požadavků na výsledné řešení:

. jsou k dispozici data zpracovaná účetním systémem,
. je k dispozici EXCEL97 a vyšší,
. uživatelé mají základní znalosti o účetních výkazech a EXCELu,
. řešení bude obsahovat jeden základní výkaz s co nejobsáhlejšími informacemi o ekonomice firmy a systém vysvětlujících výkazů,
. zobrazení stavu ekonomiky jak v její šíři, tak v její hloubce,
. schopnost zobrazení jak aktuálního účetního roku, tak archivovaných let,
. zvládnutí přechodových období, kdy není uzavřen minulý rok,
. načítání dat a zpracování ekonomických informací se bude provádět automaticky,
. možnost uživatelského přizpůsobení,
. podpora plánování.

Z těchto požadavků vyplynuly tyto hlavní problémy :

. jak vizualizovat ekonomické informace,
. jak přetavit data zpracovaná účetním systémem do ekonomických informací,
. jak podpořit plánování.

Vizualizace ekonomických informací
Při vizualizaci bylo sledováno především zachování pojmového aparátu stávajících zákonných výkazů a ekonomické teorie, jeden hlavní výkaz a soustava vysvětlujících výkazů. Byly použity pojmy užívané v zákonných výkazech a definované zákonem o účetnictví. Jako nové pojmy bylo použito další členění výkonové spotřeby firmy na:

. osobní náklady,
. spotřebu energií a paliv,
. náklady na provoz technologií,
. náklady na provoz vozidel,
. nájemné,
. daně a poplatky,
. ostatní provozní režie.

Tímto dalším členěním výkonové spotřeby je možné přesněji definovat hodnotu vstupů do výroby a služeb. Zároveň je umožněno provádění nákladové optimalizace nejen výrobních a zbožových vstupů, ale také nákladů, které firma musí vyložit a které nevstupují přímo do výrobků a služeb.
Na úrovni aktiv a pasiv byl doplněn pojem přijaté a poskytnuté zálohy jako položky významně ovlivňující peněžní toky.

Výkazy
Jako hlavní výkaz je definována základní analýza (obr.č.1). Obsahuje informace o :

. celkovém ekonomickém stavu firmy,
. ekonomickém vývoji firmy po jednotlivých měsících,
. výsledných peněžních tocích po měsících,
. DPH po měsících,
. stavu plnění plánu po měsících.

Informace o ekonomickém vývoji a stavu firmy je zobrazena v tabulce, která je vlastně upravenou nákladovou analýzou. V řádcích je zachycena tvorba obchodní marže, přidané hodnoty a další marže, dále její spotřeby do provozní režie, úpravy o mimořádný a finanční HV a o další položky. Ve sloupcích je tabulka členěna po měsících. Při vlastním počítačovém zpracování je v rámci uživatelského nastavení umožněno přiřazovat jednotlivé analytické účty k řádkům analýzy. Uživatel si může jednoduše nadefinovat, které analytické účty se budou načítat např. do nákladů na výrobky a služby a které do nákladů na provoz technologií apod.

Pod touto tabulkou se nacházejí informace o peněžním toku a DPH po jednotlivých měsících jako informace nezbytné k řízení finančních toků.

Všechny tyto informace jsou podporovány vysvětlujícími formuláři. To znamená, že každý údaj zobrazený v základní analýze je ve vysvětlujícím formuláři zdůvodněn. V podrobné analýze obratem jednotlivých přiřazených analytických účtů, peněžní toky tabulkou peněžních toků a DPH soupisem účetních zápisů, z nichž bylo DPH napočteno.

Pod tabulkovou částí je graf zobrazující vybrané údaje tabulkové části. Plánované údaje jsou zobrazeny čárovým grafem a skutečně dosažené výsledky v odpovídající barvě ve sloupcovém grafu.

Vysvětlující formuláře jsou členěny tak, že od základní analýzy se rozkladem datových řad ve vysvětlujících formulářích dostanete až na úroveň rozkontací jednotlivých účetních zápisů. Toto členění umožňuje provádět celou řadu kontrol pro management, auditory a účetní.

Celková stavba výkazů zachycuje jak šířku - dosažené hospodářské výsledky, peněžní toky, DPH a plnění plánu, tak hloubku - zdůvodnění každého údaje rozkladem datových řad až na úroveň rozkontací.

Jak přetavit data do ekonomických informací
Data zpracovaná účetním systémem musí být v takovém formátu, který je umožňuje poskytnout přes ODBC driver. Data jsou systémem SQL dotazů načtena do aplikace EXCELu a poté jsou provedeny analýzy a výpočty. Výsledkem jsou hotové ekonomické informaci ve výše uvedených výkazech. Jsou dva modely načítání dat. Buď se SQL dotazy modifikují na konkrétní účetní systém, nebo (u větších informačních celků) IS vyexportuje svá data do předem deklarovaných struktur, s kterými se dále pracuje stejným způsobem.

Při tvorbě ekonomických informací dochází k jejich archivaci. Archivovaná data se využívají při plánování jako pomocná, nebo výchozí data. Lze je také využít managmentem firmy k dalšímu zpracování

Jak podpořit plánování
Plánování v současné době dostává novou podobu a začíná být managmentem firem požadováno.

Plánování je velmi složitá činnost a v každém případě vyžaduje vysoce fundované pracovníky, kteří se dokonale orientují jak v účetnictví, tak v realitě firmy. Vlastní plánování je možné podpořit tzv. plánovacími formuláři. Jsou to jednotlivé tabulky, v nichž se sestavuje konkrétní plán a v kterých jsou výpočty co nejvíce zautomatizovány.

Vzhledem k problematice plánování by plánovací SW měl umožnit :

. plánování na úrovni zákonných výkazů nebo analytických účtů,
. komplexní nebo jen nákladové plánování,
. automatické načítání výchozích dat,
. plánování nejméně na 12 libovolných období,
. automatické přepočty plánovacích formulářů,
. dopočítávání hospodářského výsledku a zústatku peněz na pokladně (při plánování se chceme dobrat určitého hospodářského výsledku a musíme být schopni jej ufinancovat),
. automatický převod hospodářského výsledku při změně roku na rozvahové účty
. možnost globálních a řádkových korekcí,
. schopnost přepočtů k předchozímu období nebo výchozím datům,
. schopnost poskytování pomocných údajů,
. schopnost odhadu vývoje firmy,
. schopnost archivace plánu s následnou možností jeho editace,
. schopnost vyhodnocování plnění plánu.

Konkrétní řešení jednoho plánovacího SW je na výše uvedené internetové adrese.

Výše uvedené řešení, jak je patrné, podporuje celý řídící cyklus. Jeho hlavní silou je nový pohled na ekonomiku firmy přes základní analýzu a vysvětlující výkazy. Tento pohled umožňuje radikálně zvýšit produktivitu práce řídících pracovníků, neboť dostanou do rukou aktuální, komplexní a zdůvodnitelné ekonomické informace o ekonomice firmy. Čas, který dříve věnovali sestavování a hledání optimální struktury vlastních výkazů, mohou věnovat řešení skutečných problémů ve firmě.

www.fraiva.com