Správa dokumentace představuje obecně jednu z největších oblastí, jakou současné informační technologie podporují. Tyto systémy jsou označovány jako DMS (document management systems), případně EDM (electronic data/document management). Vedle těchto, dnes už historicky etablovaných pojmů v oblasti správy dokumentace existují další, které mají širší rámec – PDM (product data management – správa výrobkových dat) nebo PLM (product lifecycle management – správa životního cyklu dat/výrobku), případně různé druhy správy obsahu (content / web content / enterprise content management) nebo správy procesů, řízení pracovních aktivit a podobně (typické moduly, nebo systémy workflow).







Zjednodušeně řečeno, téměř každá aplikace obsahovala a obsahuje minimálně funkci pro uložení, export nebo tisk dat. Tak to bylo už i v "dřevních" dobách konce minulého tisíciletí v drtivé většině "instancí" používáno. Účetní připravil doklad, tento vytiskl na papír a "uložil" do šanonu ve skříni. Stejně to provedl i konstruktér, který místo prkna použil 2D CAD a výsledný papírový dokument byl po schválení (ručními podpisy v razítku) uložen do papírového archivu pro následnou distribuci a uložení papírového originálu. Doba se změnila a pro různorodé oblasti lidské činnosti, kde vznikají nějaká data a dokumenty, jsou implementovány více či méně specializovaná řešení pro správu elektronických dat, dokumentů. Současný vývoj ukazuje, že pomyslné nůžky mezi systémy pro správu obecné dokumentace, případně nadstavbami ERP systémů a komplexnějšími systémy se neustále rozevírají.

Proč tomu tak je, proč čím dál více komplexních systémů zaplavuje střední vrstvy informačního prostředí a proč jsou obecné systémy čím dál méně nasazovány, to je možno vysvětlit několika způsoby. Tím podle našeho názoru nejzásadnějším je paradoxně to, že samotná data, nebo dokumenty, nejsou tím nejdůležitějším co dnes musí být řešeno, protože již existují rutinně používané hardwarové a softwarové prostředky pro efektivní tvorbu dat a dokumentů, formáty a místa uložení a prostředky pro zobrazení, nebo editaci těchto dat. Tím podstatným (a z pohledu IS dnes pouze průměrně zvládnutým prvkem) je proces, jehož výsledek a uspokojivý průběh zajistí primární požadavky nebo stanovené cíle. V průběhu tohoto procesu vzniká množství různorodých dat, která jsou vytvářena v rozdílných primárních systémech (od kancelářských systémů přes 2D nebo 3D CAx systémy až po systémy simulující objektivní realitu), a jejichž cílem zpravidla bývá tvorba podkladů pro další "procesní krok", respektive stávají se nositelem přidané informace v rámci procesu. Je zřejmé, že management systém (toto zjednodušené označení neznamená sytém pro manažery, ale systém, který "něco" spravuje), proto musí:
· zajistit správu těchto dat - především uložení fyzických souborů a uložení metadat, strukturované informace o konkrétním dokumentu nebo záznamu a jejich řízené zpřístupnění, respektive publikaci,
· zajistit dynamické zpracování těchto informací v rámci životního průběhu (zavedení, schvalování, změnové řízení a podobně) jednotlivých dat a dokumentů, ale samozřejmě i celého procesu (spolu s podprocesy), který je třeba definovat, spouštět a modifikovat v průběhu realizace (spuštění procesu, sledování a vyhodnocování průběhu), zajišťovat komunikaci mezi rolemi v procesu (tedy jednotlivými lidmi, kteří vykonávají své pracovní aktivity a tvoří data, příp. dokumentaci).




Mezi další důvody rozšiřujícího se nasazování komplexních systémů patří konsolidace nejenom na úrovni formátů a standardů dat a dokumentů, ale také na úrovní programových rozhraní, které umožní nutnou kooperaci mezi jednotlivými subsystémy nebo aplikacemi v rámci celého informačního prostředí. Požadavky na výměnu dat, nebo části dat mezi aplikacemi a definicemi a zajištění zpracování celého procesu napříč celou organizací pak nutí i samotné výrobce aplikací a informačních systémů ke vzájemné kompatibilitě. Jednou z nejefektivnějších metod je slučování, přesněji řečeno pohlcování méně úspěšných dodavatelů úspěšnějšími v rámci jednoho sektoru a tím vytváření de facto standardů (v oblasti ERP např. SAP, Oracle), nebo rozšiřování vlastních řešení o další a další oblasti do jednoho komplexního systému obsahujícího kompatibilní efektivní subsystémy (viz dynamicky se rozvíjející oblast PLM řešení IBM). Především z pohledu správy dokumentace (výrobkových nebo také projektových dat) je možno vysledovat tři základní koncepty:
1. správa obecné dokumentace bez strukturálních vazeb typických pro CAx aplikace,
2. správa dokumentů zajištěná přídavnými, nebo interními moduly ERP podnikových IS,
3. správa dokumentů komplexními PLM systémy.




Faktickou nevýhodou první koncepce bývá skutečnost, že takto jednostranně zaměřené systémy spravují efektivně pouze omezenou skupinu druhů dat (faktura, dodací list, výkres atd.) a nedostatečně podporují vnitropodnikové procesy a obecný "concurrent engineering" (podporu týmové práce i více uživatelských rolí v projektu). Silnou stránkou druhé koncepce je dobrá podpora podnikových procesů, ale zpravidla nedostatečná podpora přímého propojení s primárními systémy (CAx, Office, ...), což s sebou nese nepříliš komfortní práci se samotnou dokumentací. Kromě zmíněné slabé integrace s existujícími aplikacemi bývají neuspokojivě řešeny typické oblasti document managementu, jako je vydávání dokumentace (včetně plot managementu), případně efektivní ukládání a správa fyzických souborů často strukturované dokumentace (storage management). Komplexní systémy PLM pak představují ideální řešení jak pro správu samotných dat a dokumentace se silnou vazbou na primární systémy (sofistikované integrace umožňující kromě fyzických souborů přenášet i metadata, parametry dokumentů, výkresů, modelů a podobně), tak i překlenutí procesních propastí. Tato úzká místa procesu se často nacházejí mezi členy jednoho týmu, kteří ale podle své odbornosti a role v projektu pracují s různými aplikacemi nebo systémy, ale potřebují jednotící platformu. Touto jednotící platformou jsou tedy systémy PLM, které zajišťují nejen zmiňovanou správu dat, ale také procesů a workflow - především řízení týmu, pracovních aktivit napříč celou organizací společnosti. Pokud systém zvládne PLM proces, je použitelný pro zvládnutí každého dalšího procesu týkajícího se správy dokumentace.

Autor článku, Ing. Libor Michalčík, je PLM specialistou a projektovým manažerem ve firmě Technodat, informační systémy.