Také pro oblast tisku, kopírování, skenování a správy dokumentů může být outsourcing zajímavým a efektivním řešením.


Mají-li firmy obstát ve stále sílícím konkurenčním prostředí, neobejdou se bez služeb v oblasti informačních technologií (IT). Nasazování moderních technologií se ale střetává s rostoucími náklady.

 Typickým řešením je vyčlenit pro tento úkol pracovní síly, prostory, zajistit si externí dodavatele potřebného technického a programového vybavení atd. Pro podniky menší až střední velikosti však mohou být náklady s tím spojené kritické, pouze velké firmy si mohou dovolit vlastní specializovaná IT pracoviště a i zde jde o nemalé investiční, personální a provozní zatížení. Jde to ale udělat jinak?

Řešením může být outsourcing IT (dále jen outsourcing).

Mezi oblasti IT, kde outsourcing již jasně prokázal svoje výhody, patří také oblast reprografie a správy dokumentů. Přední firmou, která nabízí zajištění reprografických služeb formou outsourcingu, je společnost Océ. Ta má rozsáhlé zkušenosti s komplexním zajištěním správy, tvorby a distribuce dokumentů z řady projektů nejen v zahraničí, ale i v podmínkách ČR, kde je outsourcing obecně zatím spíše novinkou, ale současně zřejmým trendem u společností, které požadují transparentnost a optimalizaci nákladů a chtějí se koncentrovat na primární obor svého podnikání.
 

Co je outsourcing?
Obecně se pod pojmem outsourcing rozumí smluvní vztah s dodavatelskou firmou za účelem přenesení odpovědnosti za určitou část funkční oblasti, která většinou nepatří k hlavní podnikatelské činnosti podniku. Z tohoto pohledu je jiná možná definice tato - outsourcing chápeme jako možnost převzetí veškerých potřebných zdrojů (HW, SW a lidských zdrojů) a jejich následné provozování poskytovatelem služby outsourcingu včetně jejich řízení.

Outsourcing je tedy:

. Z hlediska technického delegováním "řízení a zabezpečování kvality a know how" spojených s provozem informačních systémů.

. Z hlediska vedení podniků manažerským nástrojem řízení.

. Z hlediska obchodního strategickým partnerstvím, které se uzavírá z důvodů zvýšení konkurence schopnosti, resp. získání konkurenční výhody.

. Z hlediska finančního významným prostředkem pro minimalizaci investičních nákladů a optimalizaci provozních nákladů.

Co vede firmy k outsourcingu?
Tyto hlavní důvody lze rozdělit v podstatě do 4 oblastí. Konkurenční důvody jsou vrcholně strategické - cílem je získat konkurenční výhodu. Je to cíl dlouhodobý, bez hodnocení krátkodobých přínosů. Věcné důvody se týkají zdokonalení podniku v jeho hlavní činnosti. Outsourcing obvykle zajistí okamžitý přístup ke zdrojům a uvolnění dalších zdrojů pro rozvoj těchto hlavních činností. Finanční důvody jsou optimalizace (snížení či zprůhlednění) nákladů vstupních i provozních a z toho vyplývající zvýšení výnosů podniku. Tento důvod je pravděpodobně nejdůležitější.

Organizační hlediska jsou především ve zjednodušení manažerské práce, odstranění nutnosti opakovaných rozhodování nesouvisejících s hlavní činností podniku.
 

Výhody outsourcingu
Obecně lze výhody outsourcingu ve zkratce shrnout do následujících vět: odpadnou náklady na pracovní síly, neproduktivní investice a administrativní krytí vztahů s několika externími dodavateli IT. Všechny problémy s instalací a provozem IT deleguje zákazník na outsourcingovou společnost a získá tak partnera s jasně definovanou zodpovědností.

Finanční aspekty outsourcingu
Oblast IT, ačkoli se do celkových nákladů promítá několika procenty, spotřebuje až desítky procent času, který je vynakládán na řešení strategických úkolů a implementace nových poznatků do praxe.

Tím, že zákazník přenechá tuto starost outsourcingové firmě dosáhne podstatné úspory času a tím i nákladů. Zajištění chodu profesionálních IT řešení vyžaduje odpovídající - stále profesionálnější znalosti a přístup. Pokud se podnik pokusí pokrýt tuto oblast vlastními silami, zpravidla se nevyhne najmutí vysoce kvalifikovaných pracovníků a tím opět růstu nákladů. . Svěřením této problematiky outsourcingové společnosti získá firma jasný přehled o nákladech v této oblasti a zbavuje se rizika neočekávaných jednorázových nákladů např. při skokové změně existujících technologií.

Outsourcing reprografických služeb v podání Océ
Outsourcing reprografie v pojetí společnosti Océ znamená předání vlastních reprografických technologií, práce a provozu do péče odborníků, kteří zajistí vše potřebné pro efektivní fungování. Od jejich zavedení, přes údržbu až po rozvoj a přizpůsobení nejnovějším trendům a technologiím. Océ nabízí úplný outsourcing tisku a kopírování - "document managemnet flow" ve společnosti. Součástí nabídky je tedy i možnost odkoupení stávajícího hardware (tiskárny, kopírovací stroje, faxy, skenery) a příslušného software, dále převzetí lidských zdrojů a následné poskytnutí optimalizace vybavenosti v těchto službách.

Zkušenosti z praxe
Outsourcing reprografických služeb není v současnosti už jen teorií. Řada společností v České republice již má s tímto způsobem zajištění práce s dokumenty řadu zkušeností. Například stavební společnost IPS Skanska se rozhodla řešit formou outsourcingu většinu své IT infrastruktury včetně reprografie.

Zajištění reprografických služeb přitom svěřila firmě Océ, přesněji její divizi Océ Facility Services.

Vzhledem k velikosti společnosti IPS Skanska, jejímu rozdělení do řady divizí a geografickému rozložení po celé republice se jedná o velmi zajímavý, ale i obtížný projekt, který bychom vám rádi představili příště formou rozhovoru.

Outsourcing v Océ
V průběhu roku 1998 začali klíčoví zákazníci Océ, které můžeme identifikovat jako vůdčí společnosti jednotlivých tržních segmentů (těžký průmysl, automobilový průmysl, různé výrobní jednotky, státní instituce), uvažovat o efektivnosti využití vysokokapacitníchi kopírovacíchi zařízení. Namísto pořizování těchto zařízení přímým nákupem do svého majetku a školení vlastních lidí, postupně přecházejí na možnost řešit tyto činnosti dodavatelsky pomocí outsourcingu.

Naše nabídka v oblasti outsourcingu se koncentruje v plné míře na poskytování a provozování služeb týkajících se segmentu periférií tisku a kopírování a včetně finišování a archivace. To jsou základní kameny naší nabídky v divizi outsourcingu. Na tyto základní kameny jsou nástavby v řízení toku dokumentů, provozování softwarových řídících nástrojů ve společnostech a s tím spojených systémových řízení aplikačních softwarů. Hlavní poptávka je v dnešní době na hardware businesss a provozování repro center, kde je nejen kopírování, ale i tisky, finišování, kopírování a archivace.

Jan Pachman, obchodní ředitel pro kancelářské a tiskové systémy Océ-Česká republika s.r.o.