Cesty k řízení společností prostřednictvím informačních systémů jsou různé, ale vždy podléhají určitým zákonitostem. Jednou z linek, které mají všechny informatizující se podniky společné, je souslednost kroků vedoucí k maximalizaci využití výpočetní techniky. Tato souslednost by se dala vyjádřit takto (pomineme-li skalní doby průkopnických podniků):

0. nepoužívání výpočetní techniky
1. nahrazení psacích strojů počítači
2. nahrazení papírových kartoték databázemi
3. provedení optimalizace dílčích činností
4. realizace legislativních a úředních procesů
5. realizace řídících procesů
6. automatizace procesů
7. elektronický obchod
8. automatizace procesů v prostředí internetu

Podíváme-li se na jednotlivé kroky detailněji z pohledu informačních technologií, pak krok 0 představuje startovní čáru. Krok 1 pak první experimenty s osobními počítači a krok 2 převedení informací z papíru na datová média a jejich organizaci pomocí méně či více sofistikovaných databází. Pod krokem 3 se skrývají pokusy o optimalizaci pracovních postupů. Typicky sem patří problém obchodního cestujícího či optimalizace krmných dávek. Krok 4 představuje zavedení prvních postupů pro automatizaci zpracování dat. Zde si můžeme představit např. zavedení softwaru pro zpracování účetnictví. Pod krok 5 pak zařadíme zavedení počítačového zpracování všech řídících procesů, ať už pro řízení výroby nebo pro řízení vnitropodnikového účetnictví, ale i zavedení elektronické pošty. Po tomto kroku už to vypadá, že otázka informačních technologií je vyřešena - jaká další automatizace, vše je již zavedeno.

Správný manažer však uvažuje jinak. Ví, že realizací řídících procesů nic nekončí. Pokládá si otázky jako: Proč máme stále hledat nějaké operace někde v menu? Proč si máme pamatovat, že po provedení činnosti A musíme ještě na úplně jiné místo systému a provést činnost B? Jak se dozví příslušný spolupracovník, že má provést činnost C? Mohu se snadno dozvědět, kdo celý proces dílčím způsobem zdržuje? Jak zařídit, aby rutinní činnosti prováděl systém sám bez interakce s uživatelem a navíc v ten správný čas? Jak zapojit brigádníky do běžných prací s IT systémem vyžadujících vyšší specializaci? Jak oddělit know-how spojené s pracovním místem od konkrétního pracovníka?

Odpovědi na tyto a spoustu dalších otázek dává automatizace procesů, neboli zavedení workflow. A právě zde, neboli krokem 6, začíná to, čemu se chceme věnovat. Půjdeme-li ještě kousek dál, musíme vzít v úvahu i moderní požadavky na e-business (krok 7) a z něho vyplývající potřebu automatizace procesů mezi více systémy v prostředí obecné sítě, kterou řeší tzv. webflow (krok 8).

Workflow
Ocituji-li obecně uznávanou definici The Workflow Management Coalition, pak: "Systém Workflow Management je takový systém, který poskytuje procedurální automatizaci podnikového procesu řízením sledu pracovních činností a vyvolání příslušných lidských zdrojů a/nebo zdrojů informačních technologií přiřazených různým krokům činností."

Zjednodušeně se dá říci, že workflow je uzavřený podnikový proces nebo subproces zahrnující automatické činnosti systému i činnosti, jež potřebují interakci uživatelů.

V praxi to vypadá tak, že workflow engine generuje tzv. pracovní položky (workitems), které představují konkrétní dílčí kroky procesu. Mohou-li být provedeny automaticky, systém je provede, vyžadují-li interakci některého pracovníka, engine jej určí a zašle mu pracovní položku prostřednictvím elektronické pošty jako zprávu se zvláštními vlastnostmi. Zvláštní vlastnosti představuje především tzv. proveditelnost pracovní položky, což může být v praxi realizováno například spustitelnou přílohou. Ve své schránce si příslušný pracovník položku vyzvedne a zpracuje. Za pojmem zpracuje se skrývá spuštění spustitelné přílohy a provedení programu, který je přílohou reprezentován. Po zpracování engine vygeneruje další pracovní položku a předloží ji systému nebo dalšímu pracovníkovi. A to stále dokola, dokud není celý proces ukončen.

Struktura definice

e-mail
e-mailová schránka je geniálním středobodem celého řešení workflow. Účastníci procesu workflow dostávají úkoly prostřednictvím běžné elektronické pošty. To je důležité obzvláště pro extrémně vytížené pracovníky, kteří potřebují získávat maximum informací a zpracováním úkolů ztratit co nejméně času.

Příklady
Abychom si lépe představili, co se za pojmem workflow skrývá, uveďme nyní několik typických problémů, které lze pomocí něj řešit. Komentáře budou pouze stručné, podrobněji se příkladům budeme věnovat v některém z příštích čísel IT Systemu.

Velmi podstatnou skupinu workflow tvoří schvalovací procesy či oběžníky. Oběh faktury přijaté je nejtypičtějším zástupcem této skupiny. Dále sem lze zařadit např. schvalování požadavku na objednávku a požadavku na investici či uvolnění platby, jež s fakturou úzce souvisí. Oběhy, které nechceme předem specifikovat, mohou být realizovány pomocí obecného schvalovacího oběžníku.

Z oběžníků lze vyčlenit schvalování manipulace s daty, např. zařazování či vyřazování investičního majetku.

Jako příklady řídících workflow můžeme uvést management servisního případu, řízení konstrukční změny, nábor pracovníků či správu rozpočtu.

Velmi užitečnou skupinu tvoří workflow reagující na limitní stavy. Sem patří např. sledování a doplňování skladových zásob či disponibility, ale i sledování chodu celého informačního systému.

A tak bychom mohli pokračovat dále. Nebudeme. Myslím, že uvedené příklady jsou pro základní představu dostačující. Důležitější než dlouhý výčet příkladů je uvědomit si, že worklow je limitováno pouze funkcionalitou systému, nad nímž je budováno. A i tyto hranice může často překročit. Lze definovat nové a nové scénáře jen dle vaší fantazie a podnikových směrnic.

Přínosy
Výčet přínosů bude stejně neúplný jako výčet příkladů. V první řadě zavedení workflow jasně identifikuje podnikové procesy a informační toky. Dále zjednoduší hlášení a rozhodování. Vyloučí neproduktivní práci a výrazně zvýší kontrolu nad podnikovými procesy. Workflow zautomatizuje ošetření výjimek.

V denní praxi pak usnadňuje nasazení příležitostných pracovníků, sledování časového průběhu celého procesu, jeho komentování a případné ovlivňování.

Napojení na organizační strukturu
Nezanedbatelnou vlastností workflow je jeho provázanost s organizační strukturou podniku.

Ke každé pracovní položce vyžadující interakci musí workflow engine přiřadit zpracovatele. To může zpravidla provést několika způsoby od ad hoc přiřazení přes výběry ze speciálních tabulek a podobné částečně sofistikované postupy až po výběr podle pravidel vztahujících se k organizační struktuře. Ta může být jak běžně používaná, tak specielně vytvořená pro dané workflow. Navíc lze podle potřeby konkrétního oběhu měnit, komu bude položka zaslána. Např. v případě schvalování faktury lze podle výše částky zaslat požadavek na schválení nižší nebo vyšší schvalovací instanci.

Ale ono to funguje i naopak. V předchozím odstavci jsme si popsali, jak funguje dynamické přiřazování zpracovatelů. Zkusme se nyní podívat na jednodušší statické přiřazení zpracovatelů. Na jednotlivé uzly a listy organizační struktury lze přivěsit oprávnění pro práci s celými workflow oběhy i s úlohami reprezentujícími jednotlivé kroky. Pokud přidáme pravidlo, že vygenerované pracovní položky, kterým nebyl přiřazen zpracovatel, jsou zaslány všem uživatelům, kteří mají oprávnění pracovní položku zpracovat, máme na světě jednoduché statické přiřazení zpracovatele.

Ať už přiřadíme pracovní položce zpracovatele jakkoliv, může se stát, že zpracovatelů bude k jedné úloze přiřazeno více. Co se pak stane? Všichni mají požadavek na zpracování v poště. A co když jej někdo zpracuje? A pak jej chce zpracovat někdo jiný? A nebo oba zároveň? Se vším se samozřejmě počítá. Dva zpracovatelé nemohou položku zpracovat zároveň - o to se postarají zámky. A první, kdo ji zpracuje, způsobí, že ostatním je požadavek na zpracování odebrán ze schránky.

e-business
Jak souvisí e-business a workflow? Jednoduše. V průběhu workflow procesu je často třeba provést úhradu či zrealizovat objednávku. To lze samozřejmě provést automaticky pomocí položky zpracované systémem a navíc je možno počkat na odpověď (potvrzení objednávky či platby) a následné kroky provést až po jejím doručení. Komunikace probíhá přes standardní nástroje typu EDI s využitím různých protokolů (Idoc, XML,...). Tím však stále nejsou všechny možnosti vyčerpány.

Webflow
Co když podnik, holding či partnersky spolupracující společnosti používají více různých řídících a komunikačních systémů? Existuje nástroj, který jim umožní automatizovat procesy procházející napříč těmito systémy? Ano. Nazývá se webflow a umožňuje elegantně začleňovat do workflow procesů subprocesy z jiných systémů. Komunikace probíhá prostřednictvím WF-XML v rámci běžné sítě (intranet, internet). Základním rozšířením je možnost zapojení více nezávislých workflow enginů a jejich volná spolupráce.

A tím jsme v rámci daného prostoru pokryli základní možnosti daného tématu. Kdo se chce o workflow dozvědět něco více, nechť si zajistí následující čísla IT Systemu. Budeme v nich probírat konkrétní systémy workflow a modelové nasazení v rámci velkého ERP.

Autor článku, Mgr.Martin Kotyza, pracuje jako manager vývoje společnosti Sabris, s.r.o.