Se stále se zmenšující velikostí počítačových zařízení a novými operačními systémy jako Windows CE a Palm OS se objevuje celá řada moderních řešení pro obchodní zástupce, kteří vykonávají převážnou část svých pracovních aktivit na cestách a u zákazníka. Rychlé a přesné získání informací a jejich okamžitý přenos do informačního systému společnosti se s posledním vývojem stal pro mnoho firem nejen nadstandardní výhodou, ale dokonce nutností. Výrazně se také změnila dosavadní organizace práce. Stále více aktivit se odehrává mimo kanceláře firmy a vyžaduje efektivní systém pro rychlou a kvalitní správu informací a jejich přenos od obchodníka do firmy a naopak.

Příkladem efektivní odpovědi na zmíněné požadavky obchodníků může být skupina aplikací pro mobilní uživatele souhrnně nazvaná Frontman. Jedná se o systém, který se skládá ze dvou základních modulů: Frontman Mobile provozovaný na mobilním terminálu a Frontman Stationary provozovaný na centrálním počítači. Mobilním terminálem se rozumí jakýkoli typ mobilního počítače, který využívá operační systém Windows CE. Výhodou je integrovaná čtečka čárových kódů, protože urychluje vkládání kódů výrobků.

Role jednotlivých uživatelů
Systém zahrnuje všechny části obchodních a propagačních aktivit od plánování po organizaci dat. Každý uživatel má svou vlastní funkci:

. systémový administrátoři nebo autorizovaní uživatelé mohou v systému vytvářet denní či týdenní plán pomocí informací z databáze a jejich kombinací pro splnění aktuálních potřeb a úkolů,

. obchodní zástupci využijí funkcí systému pro automatizaci administrativy obchodního případu (přehledy, reporty apod.),

. pracovníci analýzy a plánování mohou v systému vytvářet strategie a reporty založené na analýzách dat získaných přímo v terénu,

. obchodní manager v systému může získat přehled o stávajících podmínkách trhu a s jeho pomocí vybudovat odpovídající obchodní politiku.

Příprava plánů pro obchodní zástupce
Uživatel vytváří denní a týdenní plány dle předchozích dat a informací uložených v databázi. Každý plán návštěv pro obchodní zástupce zahrnuje důležité základní informace o zákazníkovi a výsledky předchozích kontaktů sestavených do rozpisu jednotlivých návštěv a propagačních aktivit či průzkumů, které mají být u každého zákazníka provedeny. Jednotlivé aktivity se skládají z několika otázek a odpovědí, které jsou zformulovány v předdefinované šabloně. Šablona trasy také obsahuje všechny POA (potenciální zákazníky) patřící ke trase. Každá akce může být vytvořena pro jednorázové použití nebo pro pravidelné průzkumy s časově neomezenou platností. Plány lze sestavovat individuálně pro každého obchodního zástupce.

Sběr dat v terénu
Aplikace spuštěná na mobilním počítači obchodníka jej provádí naplánovanými úkoly krok za krokem. Protože plán cesty obsahuje jen vybrané údaje, obchodník není zahlcen nadbytečnými informacemi, které na aktuální trase nejsou potřebné. Na druhou stranu však uživatel má po ruce nejen ty nezákladnější informace, jako je název cílové firmy, adresa a kontaktní osoby, ale i obchodní údaje jako například vyměřený úvěr, možný zákaz dalšího prodeje atd. To obchodním zástupcům umožňuje vypracovat si kvalitní přípravu a při návštěvě POA se soustředit na nejdůležitější záležitosti.

Dotazníková část aplikace je přístupná prostým kliknutím na tlačítko Action na obrazovce, a uživateli je položena první z řady otázek. Jednoznačně formulovaná nápověda naznačuje druh očekávané odpovědi. Požadované vstupy jsou zjednodušeny na odpovědi typu ano/ne nebo číselné hodnoty. Číselné hodnoty lze vkládat buď pomocí pera nebo naskenováním kódů výrobků (například při vkládání množství výrobků v regálu). Uživatel může kromě toho použít pole Note (Poznámka), kam může v případě potřeby do formuláře zapsat libovolný text.

Tato koncepce zkracuje dobu potřebnou pro rutinní činnosti, a obchodní zástupci mají tedy možnost věnovat více času zákazníkům. Uložená data jsou přitom přehledně uspořádaná ve formátu, který je přímo použitelný pracovníky obslužného oddělení k dalšímu zpracování.

Zpracování provozních údajů
Údaje shromážděné terénními pracovníky jsou zpracovávány analytickými a marketinkovými útvary. Existuje několik standardních výkazů uspořádaných podle různých kritérií a vytvořených pro jeden den, vybraného zástupce nebo skupinu zástupců. Ještě důležitější je, že standardní funkce analytikům umožňují vytvářet rozsáhlé průzkumy a provádět hloubkovou analýzu a srovnání za jakékoli zvolené časové období, podle regionů, skupin výrobků nebo obchodních zástupců.

Dokáží snadno a přesně určit slabá místa, jako např. nedostatečně navštěvované lokality nebo kritické skupiny výrobků, a rychle upravit plány k nápravě nedostatků. Integrovaná data poskytují výborný přehled o momentálním stavu databáze zákazníků a trendech na trhu, a tím vytvářejí dobrý základ pro kvalitní prodej a tvorbu marketinkových strategií.