Kvalitní metodika

je předpokladem úspěchu při řízení projektů

Příprava a řízení projektu již dávno nejsou záležitostí jediného člověka obsazeného v roli s názvem projektový manažer. Projektové řízení je dnes týmovým sportem, který sdružuje všechny členy projektového týmu. Stejně jako již není možné, aby vše připravoval jeden člověk, nelze také, aby se rozhodoval pouze na základě svých zkušeností nebo osobnostních předpokladů. Projekt je vyvíjející se organismus, jehož řízení musí být definováno určitými pravidly v podobě ucelené metodiky. Existuje mnoho různých metodik, některé z nich jsou světově uznávanými standardy, některé jsou vyvinuty pro potřeby konkrétních organizací. Metodika je poplatná také náplni projektu a jeho zaměření. Jiná pravidla se uplatňují při řízení projektů například ve stavebnictví, jiná u ICT společností.

Metodika definuje základní postup při realizaci projektu, a to především z těchto úhlů pohledu:

• jaké výstupy má projekt dodat – cíl projektu,
• kdy má jaký výstup vzniknout – plán projektu (fáze),
• kdo je za jaký výstup zodpovědný – definice kompetencí,
• jaké zdroje je vhodné a možné využívat – plán zdrojů.

Jednou ze světově uznávaných metodik pro řízení softwarových projektů je metodika Rational Unified Process (RUP). Ta je založena na rozsáhlých praktických poznatcích získaných podrobnou analýzou mnoha projektů. Celý projekt je z hlediska RUPu rozdělen do několika základních, po sobě následujících fází. Druhou osou pohledu na projekt jsou jednotlivé disciplíny, které se při práci na IT projektech vyskytují. Každá z nich má s ohledem na zařazení do určité fáze projektu určeny výstupy, které musí vzniknout. Role, které se účastní práce na projektu, jsou za tyto výstupy zodpovědné.

Dodržování předem stanovené metodiky je velmi důležité i z hlediska průběžného hodnocení projektu. Kvalitní metodika stanovuje projektové milníky, díky kterým je předem známo, jaké výstupy by měly být v dané době dokončeny. Snadno pak lze zhodnotit, zda vše běží podle plánu, nebo se projekt dostává do skluzu.

Plnění úkolů z hlediska času však nemůže být jediným kritériem hodnocení. Každý projekt má své metriky, které projektový manažer sleduje. Ty by měly být definovány na začátku projektu, aby mohly být považovány za objektivní a nezkreslovaly se postupným vývojem projektu. Základní metriky, které by měl sledovat každý projektový manažer jsou:

Čas, tedy plnění termínů, je samozřejmě primárním faktorem, který je potřeba mít neustále pod kontrolou. U většiny projektů jsou smluvně stanoveny termíny určitých výstupů a chceme-li se zachovat jako seriózní dodavatel, měli bychom je samozřejmě brát v úvahu.

Kvantita představuje definování předmětu (cíle) celého projektu. Na jeho začátku, při plánování, definujeme svůj cíl – tedy co vlastně budeme dělat. Kvantita představuje metriku, která nám říká, jestli jsme rozsah celého projektu dokázali splnit na 100 %, nebo ne.

Kvalita předávaného díla je samozřejmě také jedním z primárních cílů. Není možné dodávat svou práci sice včas, ale nekvalitní. Dobrá metodika předpokládá průběžné ověřování kvality jednotlivých výstupů při práci na projektu. Předejde se tak nepříjemnému překvapení v posledních fázích, kdy již většinou není jednoduché něco předělávat.

Rozpočet bychom mohli nazvat jakousi „polointerní“ metrikou. Zákazníka – příjemce výstupů projektu – většinou po uzavření smluvního vztahu již nezajímá rozpočet projektu, protože ten je pevně stanoven. Každého projektového manažera však rozpočet zajímat musí, protože se jedná o jeden z nejdůležitějších zdrojů, které na realizaci projektu má.

Projekty mohou mít s ohledem na svou povahu metrik daleko více. Záleží na projektovém manažerovi, jak chce celý proces sledovat a měřit. IT projekty je však vhodné sledovat především z výše uvedených hledisek.

Dnešní trh nabízí mnoho nástrojů pro podporu projektového řízení, sledování metrik a podporu týmové práce obecně. Tyto nástroje jsou buď velmi obecné, nebo naopak svázané s konkrétní metodikou. Výběr vhodného nástroje pro podporu projektového řízení a projektu vůbec by měl být proveden velmi uváženě, neboť na něm závisí také míra zatížení všech zúčastněných pracovníků. Kvalitní softwarová podpora dokáže práci zjednodušit, a naopak nevhodně vybraný nástroj dokáže mnoho práce přidělat.

Závěrem
Z výše uvedeného je patrné, že volba vhodné metodiky, metrik hodnocení projektu a také nástroje pro podporu projektů jsou velmi důležitými faktory, které ovlivňují konečný úspěch. Je ale dobré si také uvědomit, že metodika, metriky a systém nejsou všechno – úspěch projektu závisí také na schopnostech a dovednostech samotných pracovníků a jejich vedení.

Autor článku, Václav Mádl, pracuje ve společnosti Unicorn Consulting, s. r. o.