Každá firma při své činnosti potřebuje komunikovat s okolním světem. Kromě běžného telefonu se používají faxy pro přenos dokumentů a čím dál více elektronický přenos dat. To že používáte souborový server je obvyklé stejně jako server elektronické pošty.

Jak ovšem zařídit, aby všichni potřební pracovníci mohli faxovat i když sekretářka už není ve firmě. Co potom, když budete chtít nechat vzkaz některému pracovníkovi, dostane jej vůbec? A když váš obchodní zástupce potřebuje nutně údaje z informačního systému, jak mu je doručit. Na tyto otázky dokáže odpovědět řešení firmy Datasys UMS (Unified Messaging Systém) spolupracující s mailovým řešením Microsoftu - Exchange Serverem.

FaxChange
Datasys nabízí řešení výkonného faxového serveru v rámci elektronické pošty. Samozřejmě to není jediné řešení tohoto druhu, ale jeho koncepce a flexibilita z něj dělá velice zajímavé řešení pro faxové služby. Jeho snahou je, po komfortu a jednoduchém ovládání co nejvíce se přiblížit potřebám uživatele.

Díky integraci do MS Exchange Serveru, může uživatel zvládající posílání mailů stejně rychle a snadno faxovat. Jednoduše zašle mail s dokumentem v příloze na faxovou bránu a dále se více nemusí starat, nebo jej vytiskne na "faxové" tiskárně. A naopak, pokud do firmy dojde fax, systém jej rozpozná a odešle příslušnému pracovníkovi do jeho poštovní schránky. Nerozpoznatelné příchozí faxy rozešle pověřený pracovník, nejčastěji asistentka nebo recepční.

Samotné faxování není jedinou kladnou stránkou FaxChange. Jsou to zejména jeho funkce v pozadí, které dovolují eliminovat zbytečné náklady za faxování. Systém dokáže administrovat uživatele faxových služeb - určit, kteří pracovníci mohou faxovat a kam. Také lze nastavit, kdy budou jaké faxy odeslány a plně využívat dobu, kdy jsou poplatky za telefonní služby nejnižší.

Umožňuje přesně sledovat náklady na uživatele, skupinu, oddělení.

Navíc v případě, že používáte FaxRouter, lze snížit náklady ještě více, a to zejména ve větších firmách s mnoha pobočkami.

FaxRouter dokáže odeslat fax přes firemní intranet do místa, kde je faxování z hlediska poplatků nejvýhodnější. Např.: Z pobočky v Ostravě potřebujete poslat fax do Českých Budějovic. FaxRouter dotyčný fax pošle nejprve do pobočky Českých Budějovic a přes jejich faxovou bránu jej pošle příslušnému adresátovi pouze za místní tarif.

Systém doplněn o modul OCR dokáže příchozí fax z bitmapového formátu přeložit do textové podoby. Další scanner modul umožňuje posílat faxem papírové dokumenty - stránky vložíte do skeneru a uložíte do bitmapového souboru. Poté tento soubor pošlete jako jiné faxy. Jistě zajímavou možností jak rozesílat hromadné faxy, je modul FaxMerge, který dokáže na základě databáze personifikovat odesílané dokumenty.

Systém řeší archivaci databáze faxů a umožňuje také jejich vyhledávání. Je také zajištěna integrace do stávajících DIP (Digital Image Processing) a PDM (Product Data Management) řešení pracujících ve firmě. Jak jsem naznačil výše, jednou z předností systému FaxChange je jeho modularita. Pokud dedikovaný fax server nezvládá zpracovávat požadavky firmy, je možné rozdělit jeho činnost na více počítačů, a to dokonce v rámci jedné licence.

Produkt podporuje jak specializované faxové karty Brooktrout a GammaLink, tak i komunikační možnosti programu Lotus Notes a SMTP Servers, integraci s poštovním klientem, virtuální faxová čísla a směřování přímo do mailboxu.

MobilChange
Jak napovídá název, jedná se o řešení komunikace mezi mobilními pracovníky (tedy těmi co jsou často v "terénu") a firmou. Není to však pouze toto zaměření. Tento produkt hlavně nabízí snadné řešení komunikace směrem ven z firmy pomocí SMS zpráv na mobilní telefony. MobilChange integruje do poštovního klienta jako je MS Office SMS služby, včetně informací o doručení zprávy adresátovi. Pokud jsou SMS zprávy příliš dlouhé, systém je rozdělí na několik částí a odešle. Odpovědi z mobilních telefonů jsou směrovány do poštovních schránek.

Funguje také opačná komunikace - od pracovníka v terénu k firmě. Pomocí MobilChange a SMS zpráv se pracovník může dostat ke své poštovní schránce, i když není v kanceláři. A nejen to, má také přístup ke kontaktům, schůzkám atd.

MobilChange dovoluje integrovat GSM brány nebo jiné řešení pro SMS server. Také je možné zajistit modulem GSM Line přímé spojení s GSM operátorem pomocí pevné linky a odesílat SMS zprávy přes něj. Toto řešení je vhodné např. pro GSM banking.

Systém opět dovoluje integraci do podnikových systémů a snadno lze také programovat vlastní aplikace využívající SMS ve Visual Basic Scriptu. MobilChange však není omezen pouze na produkt MS Exchange, ale spolupracuje také např. s Lotus Notes.

VoiceChange
Posledním řešením v režii Datasysu je implementace hlasové pošty do poštovního systému a vývoj vlastních hlasových aplikaci, jako je třeba ovládání hlasové schránky mobilního telefonu. Podobně jako předchozí dvě řešení i VoiceChange je integrováno do prostředí MS Exchange, Lotus Notes a SMTP.

Jednou z hlavních činností VoceChange je schopnost přijímat hlasové zprávy a ukládat je do poštovní schránky. Uživatel si je může s pomocí zvukové karty přehrát, nebo dokonce vyzvednout telefonem.

Nejen majitele ISDN linky potěší možnost vytvoření automatické spojovatelky, kde si účastník vybere, kam chce spojit podle instrukcí generovaných počítačem (analogie s hlasovou schránkou mobilu nebo informační linkou). Nebo pokud používáte FaxChange řešení, můžete jej vhodně spojit právě s VoiceChange. Po zavolání na informační linku si může zákazník nechat zaslat faxem dokumenty o nějakém produktu, který je ve vaší nabídce. A jistě se najde velká řada příkladů jak takovýto hlasový systém využít.

Na konec
Velkou předností je velká integrace s MS Exchange serverem, od něhož se odráží další vlastnosti. Je to zejména to, že všechny popsané aplikace pracují na serveru. Odpadá tedy nutnost instalovat klientům jakýkoliv podpůrný software. Klient jednoduše spustí poštovního klienta a výše uvedené služby mu jsou přístupné ihned, bez potřeby cokoli nahrávat na počítač, se kterým pracuje.

Dalším kladem je modularita - řešení roste podle potřeb zákazníka a jeho požadavků. Také integrace do dalších systémů (PDM apod.) není nezanedbatelná, stejně jako možnost individuálního přizpůsobení či vytvoření aplikací šitých na míru zákazníkovi (možnost doprogramování aplikací ve VBS). Firma Datasys nabízí řešení, o kterém se vyplatí přemýšlet.